Mein redaktioneller Workflow oder: Was soll ich denn schreiben?

Letzte Aktua­li­sie­rung 2. Juni 2023 

Immer wie­der bin ich von ver­schie­de­nen Men­schen darum gebe­ten wor­den, mei­nen redak­tio­nel­len Work­flow dar­zu­stel­len. Die­sen Bei­trag habe ich dann pas­send zur Blog­pa­rade von Elke Schwan-Köhr von feder­füh­rend media  zum Thema "Was soll ich denn schrei­ben?" aus dem Jahr 2016 geschrie­ben. Ich halte den Bei­trag kon­ti­nu­ier­lich aktu­ell, Du liest hier also keine "alte Kamelle". 

Ins­be­son­dere Elkes Frage

• Hast du einen Redak­ti­ons­plan? Und wenn ja, wie sieht der aus? Nutzt du dafür ein Tool und wenn ja, welches?

hat mich dazu bewo­gen, die­sen Bei­trag im Rah­men der Blog­pa­rade zu veröffentlichen.

Mei­nem redak­tio­nel­len Work­flow habe ich zu ver­dan­ken, dass die Frage, "Wor­über soll ich denn schrei­ben?" sich mir in der Regel gar nicht (mehr) stellt. Viel­mehr habe ich eher das Luxus­pro­blem "Was suche ich mir aus?" oder "Wor­über will ich denn jetzt schreiben?"

Das war nicht immer so! Als ich 2006 mit mei­nem ers­ten Blog, der Mar­ke­ting-Oase, gestar­tet bin, habe ich ein­fach drauf los geschrieben. 

Ich habe mich von ande­ren Blog­ar­ti­keln, von Maga­zi­nen, Fach­bü­chern und von Kun­den­fra­gen inspi­rie­ren las­sen und dann ein­fach ange­fan­gen. Wie bei vie­len ande­ren Blog­gern gab es dadurch immer wie­der Pha­sen, in denen ich nicht wusste, was ich schrei­ben sollte. 

Den Blog musste ich 2008 dann aber nicht etwa des­halb schlie­ßen, weil mir die Ideen aus­ge­gan­gen waren, son­dern weil ich einen Hacker nicht los wurde.

2012 habe ich dann mei­nen zwei­ten Blog, das Mar­ke­ting-Log­buch, gestar­tet. Auch damals war ich ohne Pla­nung (wenn­gleich nicht ohne Plan!) unter­wegs. Hier bekam ich dann Pro­bleme, mei­nen anfangs ein­ge­schla­ge­nen Weg von zwei Blog­bei­trä­gen monat­lich einzuhalten. 

Durch viele Kun­den­pro­jekte fehlte mir die Muße, mir zwi­schen­durch Gedan­ken zu machen – und so habe ich dann oft nur noch ein­mal im Monat geschrie­ben – und man­che Monate auch gar nicht. Seit 2016 blogge ich nicht mehr im Log­buch, zwei Blogs par­al­lel schaffe ich ein­fach nicht.

Brainstorming mit Tee

Mit die­sen Erfah­run­gen bin ich dann im Dezem­ber 2015 in die Vor­be­rei­tun­gen für die­sen Blog hier auf Mar­ke­ting-Zau­ber gestar­tet. In den Vor­weih­nachts­ta­gen habe ich mich an einem Abend gemüt­lich mit einer Tasse damp­fen­den Tees in meine Denk-Ecke auf der Couch gesetzt und ein­fach mal auf­ge­schrie­ben, wel­che The­men ich für meine Per­so­nas für wich­tig und inter­es­sant halte.

Etwa zwei Stun­den und ein paar Tas­sen Tee spä­ter hatte ich eine lange Liste in mei­nem Pro­jekt-Zau­ber­buch (auch Labor­buch genannt) erstellt. Als ich nach­zählte, war ich selbst beein­druckt: 137 The­men-Ideen! Das war wirk­lich magisch und hat mir die Sorge genom­men, mir könn­ten im Laufe des Jah­res die The­men­ideen ausgehen.

Scompler ergänzt mit Trello

Etwa zur sel­ben Zeit wurde ich auf das geniale Redak­ti­ons­plan-Tool Scom­pler von Mirko Lange auf­merk­sam. Da es für Solo­pre­neure in der One-Ver­sion kos­ten­los ist, habe ich ihm eine Chance gege­ben und war – verzaubert!

Beson­ders gelun­gen finde ich in Scom­pler die geführte Erstel­lung einer Con­tent Mar­ke­ting Stra­te­gie. So etwas habe ich vor­her noch nie gese­hen und allein dafür lohnt es sich in mei­nen Augen schon, dass Du Dir Scom­pler mal genauer ansiehst!

Bis April 2016 habe ich dann aus­schließ­lich mit Scom­pler gear­bei­tet – aber etwas fehlte mir an die­sem Tool eben doch. Also begann ich zu suchen, wie ich diese Lücken schlie­ßen konnte. Die Lücken bestan­den (und bestehen) in Scom­pler für mich darin, dass ich oft unter­wegs neue Ideen für Blog­bei­träge habe und die dann nicht direkt über mein Smart­phone in Scom­pler ein­ge­ben kann. 

Theo­re­tisch ist das natür­lich mög­lich, da Scom­pler im Brow­ser funk­tio­niert, aber das ist mir alles viel zu "ibbe­lig", wie wir hier im Ruhr­ge­biet sagen. Eine App steht laut Mirko auf dem Ent­wick­lungs­plan, doch wann sie kom­men wird, ist noch offen. Außer­dem brauchte ich irgend­wie eine andere als die kalen­da­ri­sche Über­sicht für mei­nen Kurz­zeit-Redak­ti­ons­plan – also für den Zeit­raum der kom­men­den sechs bis zehn Wochen.

Zu etwa die­ser Zeit stieß ich dann auf den Gast­bei­trag von Clau­dia Kau­sche­der im damals noch Affen­blog (heute Chim­pify), in wel­chem sie vor­stellt, wie man einen Redak­ti­ons­plan in Trello füh­ren kann. Wow, das war die Lösung für mich! 

Seit­dem steht mein Work­flow, den ich Dir nun im Detail schildere.

Die Basis für meinen redaktionellen Workflow und das Ideenmanagement

Zur Klä­rung noch vor­aus­ge­schickt: Die lang­fris­tige Pla­nung erfolgt in Scom­pler, die kurz­fris­tige Pla­nung sowie die spon­tane Ideen­samm­lung mache ich mit Trello.

Schritt für Schritt sieht das so aus:

• Lang­fris­tige Ideen aus mei­nem Brain­stor­ming "lagern" in Scom­pler, bis sie gebraucht werden
• Zwi­schen­zeit­lich auf­kom­mende Ideen für Bei­träge erstelle ich als Kärt­chen in mei­nem Ideen-Board in Trello in der Liste "Blog". Ein­zige Regel: Jede Idee wird notiert!
• Die The­men, über die ich in den kom­men­den sechs bis zehn Wochen schrei­ben möchte, wer­den vom Ideen-Board ins Mar­ke­ting-Dash­board (Short-Time Redak­ti­ons­plan) kopiert. Das ist ein fort­lau­fen­der Pro­zess. Nun zu mei­nem redak­tio­nel­len Workflow:

Redaktioneller Workflow 1. Schritt: Auswahl eines Themas

Bekann­ter­ma­ßen erschei­nen meine Blog­bei­träge ja mon­tags. Das liegt daran, dass ich Dich gleich mit einem umsetz­ba­ren Thema für Deine Arbeits­wo­che inspi­rie­ren möchte und auch daran, dass die­ser Ver­öf­fent­li­chungs­tag für mich logis­tisch güns­tig ist.

So wähle ich in der Regel don­ners­tags das Thema für den nächs­ten Blog­bei­trag final aus. In der Regel ste­hen im Kurz­zeit-Redak­ti­ons­plan in Trello zwi­schen sechs und zehn The­men für die kom­men­den Wochen. Die end­gül­tige Aus­wahl treffe ich aber gerne rela­tiv spon­tan. Die Aus­wahl­kri­te­rien sind:

• Liegt das Thema gerade in der Luft, das heißt, häu­fen sich Fra­gen zu die­sem Thema bei­spiels­weise in mei­nen Facebook-Gruppen?
• Plane ich gerade ein Pro­dukt und möchte ich die Reso­nanz dar­auf abchecken?
• Habe ich ein­fach nur Lust, gerade über die­ses Thema zu schreiben?

Habe ich ein Thema aus­ge­wählt, so schiebe ich das Kärt­chen im Kurz­zeit-Redak­ti­ons­plan an die rich­tige Stelle und ver­sehe es mit einem neuen Datum zur Veröffentlichung.

Im Anschluss mache ich eine Key­word-Recher­che mit Google Sug­gest und dem Google Key­word Plan­ner, manch­mal auch noch mit ande­ren Key­word-Tools, die ich hier beschrie­ben habe.

Dann lasse ich das Ganze ruhen und widme mich ande­ren Auf­ga­ben und Pro­jek­ten. Ich nenne das die Inku­ba­ti­ons­phase 1.

Redaktioneller Workflow 2. Schritt: Die Mindmap

Mind­maps hel­fen mir beim Den­ken und Struk­tu­rie­ren. Ich setze Mind­maps schon seit mehr als zwan­zig Jah­ren beruf­lich ein und liebe vor allem die Fle­xi­bi­li­tät und die Krea­ti­vi­tät, die damit mög­lich ist. Obwohl ich mit XMind eine tolle Soft­ware ent­deckt und lizen­siert habe, erstelle ich die Mind­maps für meine Blog­bei­träge ganz ana­log mit Stift und Papier. 

Zunächst habe ich dafür ein­fach ein wei­ßes Blatt A4 Dru­cker­pa­pier genom­men. Doch die losen Zet­tel haben mich gestört, ich möchte die Mind­maps gern über­sicht­lich und greif­bar ver­füg­bar haben. Also habe ich mir ein dickes A4 Notiz­buch geschnappt und es kur­zer­hand zu mei­nem Blog­buch erklärt. Die Auf­tei­lung ist opti­mal, mit Linien auf der lin­ken Blatt­seite, unli­niert rechts.

Frei­tags ist bei mir also Mind­map-Tag. Ich sammle meine Ideen zum Thema und struk­tu­riere sie auf diese Art. Dann beginnt die Inku­ba­ti­ons­phase 2 und ich lasse mein Unter­be­wusst­sein wei­ter am Thema arbeiten.

Redaktioneller Workflow 3. Schritt: Anlegen des Beitrags in Scompler

Sams­tags ist dann "Blog­tag" bei mir. Als ers­tes schaue ich mir meine Mind­map an und ergänze, was fehlt, strei­che, was mir unpas­send erscheint, zu weit füh­ren würde oder genug Stoff für einen wei­te­ren Bei­trag bie­ten könnte. Dann lege ich den Bei­trag in Scom­pler an.

Diese Rei­hen­folge ist wich­tig, denn Scom­pler kann mit WordPress ver­knüpft wer­den und kann dann direkt den Bei­trag dort erstel­len. Geht man die­sen Weg, so wer­den Ände­run­gen in WordPress auch in Scom­pler sicht­bar. Legt man den Bei­trag zuerst in WordPress an, klappt das nicht so rei­bungs­los und führt zu dop­pel­ten Ein­trä­gen in Scompler.

Redaktioneller Workflow 4. Schritt: Verfassen des Beitrags in einem externen Editor

Beim Schrei­ben habe ich es gerne minimalistisch. 

Zwar bie­tet WordPress ja auch den Modus des ablen­kungs­freien Schrei­bens und hat eine auto­ma­ti­sche Siche­rungs­funk­tion, aber irgend­wie werde ich damit nicht warm. 

Der Edi­tor von Scom­pler ist mir selbst auf mei­nem 24" Moni­tor ein­fach zu klein. 

Anfangs habe ich darum in Scri­ve­ner geschrie­ben, doch aus irgend­ei­nem Grund hängt bei mir ab einer gewis­sen Text­länge der Cur­sor beim Schrei­ben etwas hin­ter­her. Außer­dem sind die Texte dann nur auf dem jewei­li­gen Rech­ner ver­füg­bar, auf dem ich gerade geschrie­ben habe. Da ich aber manch­mal vom Desk­top-PC zum Lap­top wechsle, oder auch mal unter­wegs bin und viel­leicht sogar an einem frem­den PC schreibe, war das nicht so prak­ti­ka­bel. Darum bin ich nicht lange bei Scri­ve­ner geblieben.

Eine Weile habe ich alle meine Blog­bei­träge in Simp­len­ote vor­ge­schrie­ben. Das ist ein kos­ten­lo­ser Edi­tor von der Soft­ware-Schmiede Auto­mat­tic, die auch die Android-App für WordPress erstellt hat. Simp­len­ote funk­tio­niert im Brow­ser, aber auch als App auf allen Betriebs­sys­te­men. Die Schrift ist sehr gut am Moni­tor les­bar und Simp­leN­ote beherrscht Mark­down, eine ein­fa­che Sei­ten­be­schrei­bungs­spra­che, die auch WordPress ver­steht, so dass ich zumin­dest Über­schrif­ten und Auf­zäh­lun­gen gut bereits beim Schrei­ben vor­for­ma­tie­ren kann (ohne mit der Maus oder dem Touch­pad rum­fum­meln zu müssen).

Doch nichts ist so bestän­dig wie die Ver­än­de­rung. Über die Umwege Ever­Note [Wer­be­link] und Write! [Wer­be­link] kam ich dann zum iA Wri­ter, den ich aktu­ell nutze.

Redaktioneller Workflow 5. Schritt: Check-in to Scompler

Dann darf der Blog­bei­trag wie­der rei­fen und ich mache eine län­gere Pause (in der ich meist das Mit­tag­essen koche).

Anschlie­ßend wird der Text erneut gele­sen, kor­ri­giert und per Copy and Paste füge ich ihn dann in den Scom­pler Edi­tor ein. In Scom­pler prüfe ich den Text auf unnö­tige Füll- und Fremd­wör­ter und schaue, ob der Schwie­rig­keits­grad mei­nen Vor­stel­lun­gen ent­spricht. Danach erfolgt die Über­tra­gung nach WordPress.

Redaktioneller Workflow 6. Schritt: WordPress! Übernehmen Sie!

Ab die­sem Schritt fin­det die gesamte wei­tere Bear­bei­tung nur noch in WordPress statt. Ich mache noch ein­mal eine erneute Key­word-Recher­che in uber­sug­gest, das ich par­al­lel zu RankMath ein­setze), passe even­tu­ell einige Begriffe an und küm­mere mich um folgendes:

• Per­ma­link (auf eine pas­sende Länge kür­zen, Key­words soll­ten ent­hal­ten sein)
• in Rank­Math: Haupt-Key­word ein­tra­gen, Code-Schnip­sel (das Snip­pet, also den Vor­schau­t­ext auf Google) bear­bei­ten, auf Les­bar­keit über­prü­fen und even­tu­ell Ände­run­gen vor­neh­men, Titel, Beschrei­bung und Bild für Face­book und Twit­ter anpassen
• Kategorie(n) fest­le­gen
• Schlag­wör­ter festlegen
• Bei­trags­bild einfügen
• Even­tu­ell wei­tere Bil­der, Screen­shots in den Bei­trag einfügen
• Manch­mal ein Free­bie erstel­len und den Zugang konfigurieren
• Ver­öf­fent­li­chung für den kom­men­den Mon­tag um 11:01 Uhr planen
• Zwi­schen­über­schrif­ten, Ver­lin­kun­gen und Her­vor­he­bun­gen einfügen

Nor­ma­ler­weise reicht es mir dann erst ein­mal und ich mache etwas anderes.

Redaktioneller Workflow 7. Schritt: Finale Reifephase

Nach­dem ich eine Nacht drü­ber geschla­fen habe, lese ich den Text erneut Kor­rek­tur. Dann prüfe ich alle Ver­lin­kun­gen und schaue, ob ich noch irgend­was ver­ges­sen oder über­se­hen habe.

In Trello erstelle ich einen oder meh­rere Teaser­texte in der Karte zum Bei­trag und kopiere mir aus mei­nen Check­lis­ten-Tem­pla­tes die Lis­ten für die Bewer­bung des Bei­trags in den Social Media.

Anschlie­ßend schreibe ich dann die Zau­ber­sprü­che – wor­auf ich jetzt nicht eingehe.

Ausblick

Der­zeit kann ich mich über Ideen­man­gel nicht bekla­gen. Neue Ideen erhalte ich unmit­tel­bar aus fol­gen­den Quellen:

• Kom­men­tare auf meine Blogbeiträge
• Posts, Kom­men­tare und Fra­gen auf Face­book (mei­ner Seite und in den Gruppen)
• mei­nen Bera­tun­gen
• und Kun­den­ge­sprä­chen jeg­li­cher Art

Schreibe jede Idee auf!

Die oberste Regel lau­tet: Jede Idee ist es wert, auf­ge­schrie­ben zu wer­den. Weil ich nor­ma­ler­weise nie mehr als drei Meter von mei­nem Smart­phone ent­fernt bin, kann ich Ideen immer sofort in Trello in mein Ideen­board aufnehmen.

Vom Ideen­board wan­dern die Ideen in mei­nen Kurz­zeit-Redak­ti­ons­plan ins Mar­ke­ting-Dash­board wenn neue Bei­träge anstehen.

So habe ich einen nie ver­sie­gen­den Strom an Ideen zur Ver­fü­gung. Wenn mich von die­sen The­men mal nichts anspricht, dann schaue ich in die "große Samm­lung" in Scom­pler. Spä­tes­tens da ist dann immer was Pas­sen­des dabei.

Back to the future: Noch ein Brainstorming mit Tee

Regel­mä­ßig mache ich so eine große Brain­stor­ming-Sit­zung mit damp­fen­der Tee-Tasse. 

Man­che The­men brau­chen ein­fach etwas mehr Recher­che oder eine län­gere Inku­ba­ti­ons­zeit. Die muss ich auch mal schie­ben kön­nen. Oder ich möchte spon­tan an einer Blog­pa­rade teil­neh­men – so wie diese hier.

Ich habe in den letz­ten Jah­ren viele neue Kon­takte geknüpft und andere sehr gute Blog­ger ken­nen gelernt. 

Hier werde ich gezielt in die Ideen­fin­dung gehen, wem ich wel­ches Thema als Gast­bei­trag anbie­ten kann. 

Ich hoffe, dass Dir mein Bei­trag über mei­nen redak­tio­nel­len Work­flow ver­ständ­lich und nach­voll­zieh­bar war und dass er Dich viel­leicht auf ein paar Ideen gebracht hat, wie Du Deine eige­nen Blog­bei­träge aus einem nicht ver­sie­gen­den Fun­dus an Ideen erstel­len und das Ganze noch fle­xi­bel, schlank und effi­zi­ent abwi­ckeln kannst.

Wenn Du magst, teile doch Dei­nen redak­tio­nel­len Work­flow mit mir und den ande­ren Lesern im Kom­men­tar! Ich freu mich drauf! 🙂