ClickUp Erfahrungen: Das beste Projektmanagement Tool?

Letzte Aktua­li­sie­rung 19. Juni 2023 

Meine Erfah­rung mit ClickUp ist, dass es ein wun­der­ba­res Tool sein kann – aber nicht für jede und jeden. Bevor Du also als Solo­pre­neu­rin ClickUp ein­setzt, soll­test Du Dich gründ­lich infor­mie­ren, ob das Tool für Dich geeig­net ist. 

Kurze Vorstellung von ClickUp

Was ist ClickUp und für wen ist es geeignet?

ClickUp* ist ein Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool, das unglaub­lich viel kann und damit das Poten­zial hat, viele andere Tools, die Du bis­her in Kom­bi­na­tion nutzt, zu ersetzen.

ClickUp ist vor allem dann für Dich geeig­net, wenn Du über kom­plexe Pro­jekte den Über­blick behal­ten willst oder musst und bis­her ver­schie­dene Tools dafür ver­wen­dest, aber gerne einen etwas "strom­li­ni­en­för­mi­ge­ren" Pro­zess hättest.

ClickUp wirbt mit "One app to replace them all." – also einer ein­zi­gen App, mit der Du "alle" ande­ren erset­zen kannst. Das Beson­dere an ClickUp ist die Zusam­men­ar­beit der ein­zel­nen Kom­po­nen­ten – und das war es auch, was mich zum Wech­sel von Todoist über­zeugt hat.

ClickUp Erfahrungen: Besonderheiten

Was macht ClickUp so besonders?

ClickUp schafft es, die in mei­nen Augen wich­tigs­ten Tools für Pro­jekt­ver­wal­tung, Pro­zess­ver­wal­tung und Auf­ga­ben­ma­nage­ment geschmei­dig mit­ein­an­der zu ver­bin­den und für einen Arbeits­ab­lauf aus einem Guss zu sor­gen. Trotz­dem ist ClickUp noch so offen, dass es mög­lich ist, viele wei­tere beliebte Tools einzubinden. 

Über 2 Jahre Erfahrung – ClickUp Review

Die Erfah­rung kann man eigent­lich mit einem kur­zen Satz zusammenfassen: 

Ich bin klein gestar­tet und habe dann begeis­tert fest­ge­stellt, was noch alles geht und mit der Zeit immer mehr ClickUp Funk­tio­nen genutzt. Eigent­lich bin ich mehr ein Freund davon, ein­zelne Kom­po­nen­ten zusam­men zu stel­len (das war schon frü­her bei mei­ner Ste­reo­an­lage so), als alles einem ein­zi­gen Tool anzu­ver­trauen. Warum? Lege nie alle Eier in einen Korb … Tools kom­men und gehen. Wenn man erst ein­mal alle Pro­zesse auf ein ein­zi­ges Tool aus­ge­rich­tet hat, kann das schmerz­haft wer­den, wenn es das Tool nicht mehr gibt, wesent­li­che Fea­tures wech­seln oder sich die Preis­struk­tur dra­ma­tisch ändert. Mit ein­zel­nen Tools bleibt man ein­fach flexibler.

Aber bei ClickUp grei­fen alle Ele­mente so geschmei­dig inein­an­der, dass ich mich mit jedem Tag der Nut­zung mehr und mehr darin ver­liebt habe. Einen gro­ßen Anteil daran hatte übri­gens der wirk­lich coole You­Tube Chan­nel von Layla Pom­per. Wenn Du mit Eng­lisch auf gutem Fuß stehst, kann ich Dir Laylas You­Tube Chan­nel wärms­tens empfehlen. 

Als Bei­spiel mal ein Video von Layla, wie Du Spaces, Ord­ner und Lis­ten orga­ni­sie­ren kannst. 

Wie ich mit ClickUp arbeite

ClickUp ist mor­gens die erste App, die ich öffne und abends die letzte, die ich schließe. Ich ver­walte darin im Grunde mein gesam­tes Leben, sowohl geschäft­lich wie pri­vat. ClickUp ist mit mei­nem Google Workspace Calen­dar ver­knüpft, so dass Ter­mine, die ich im Kalen­der anlege, auto­ma­tisch als Auf­ga­ben in ClickUp landen. 

Die Startseite und Meine Arbeit

Nicht alle Auf­ga­ben haben ein Fäl­lig­keits­da­tum. Aber die, die eines haben, erschei­nen dann auf der Start­seite unter "Meine Arbeit" im Auf­klap­per "Heute". Habe ich am Vor­tag (oder den Vor­ta­gen) Auf­ga­ben nicht geschafft, so fin­den sie sich dar­un­ter. Noch etwas tie­fer befin­den sich die Auf­ga­ben in der Zukunft unter "Wei­ter". Und auch Auf­ga­ben ohne Fäl­lig­keits­da­tum fin­den hier ihren Platz. Das Inter­face ist dabei schön klar und aufgeräumt. 

Aber manch­mal habe ich mir ein­fach zu viel für einen Tag vor­ge­nom­men. Dann kommt die Lin­eUp-Funk­tion von ClickUp zum Ein­satz. Hier ziehe ich mir meine 3 wich­tigs­ten Auf­ga­ben des Tages hin (es gehen auch mehr). Ich kann so alles andere zuklap­pen und habe vol­len Fokus auf das, was ich unbe­dingt an einem Tag schaf­fen will. Mir hat das sehr gehol­fen, nicht stän­dig von viel zu vie­len klei­nen und gro­ßen To Dos über­wäl­tigt zu werden. 

Beson­ders gefällt mir, dass ich fle­xi­bel Auf­ga­ben in die­sen Bereich zie­hen kann, ganz egal, ob heute fäl­lig, über­fäl­lig oder erst in drei Tagen fäl­lig: Meine aktu­el­len Top 3, an denen ich arbei­ten will oder muss, fin­den hier ihren Platz und Fokus. 

Die Rolle der Dokumente

Die Doku­mente in ClickUp funk­tio­nie­ren sehr ähn­lich wie Notion. Du kannst den Doku­men­ten Titel­bil­der und Icons zuwei­sen. Wenn Du möch­test, fügst Du einem Doku­ment Kom­men­tare zu oder ver­linkst es zu einer Auf­gabe oder einem ande­ren Doku­ment. Doku­mente las­sen sich auch "ver­schach­teln" und eine Hier­ar­chie wie in Notion oder ande­ren Out­li­ner-Pro­gram­men herstellen. 

In den Doku­men­ten halte ich Ideen, Brain­stor­mings, Pla­nun­gen und Doku­men­ta­tio­nen für und über mein Unter­neh­men fest. Weil es super ein­fach ist, aus einem mar­kier­ten Text gleich eine Auf­gabe zu erstel­len, ist hier ein naht­lo­ser Work­flow mög­lich, den ich zum Bei­spiel im Zusam­men­spiel zwi­schen Trello und Notion nicht hätte. 

Im Screen­shot siehst Du die "Start­seite" mei­nes Mar­ke­ting-Zau­ber-Wikis, wo ich wich­tige tech­ni­sche Vor­komm­nisse ebenso doku­men­tiere wie Pro­zesse (bei­spiels­weise zum Update der Forums­soft­ware für mei­nen Mit­glie­der­be­reich, den Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel). Aber auch nütz­li­che Infos wie Dienst­leis­ter, die ich gerne wei­ter emp­fehle oder auch Mit­be­wer­ber fin­den sich in die­ser Doku­men­ten­samm­lung wieder. 

Viele der Funk­tio­nen, die ClickUp bie­tet, sind spe­zi­ell auf die Zusam­men­ar­beit in Teams aus­ge­rich­tet. Trotz­dem nutze ich ClickUp jetzt seit Februar 2021 – als Solo­pre­neu­rin und mit Begeisterung. 

Die wichtigsten Funktionen von ClickUp

Das Grund­prin­zip von ClickUp ist, dass es Dir immer genau das bie­tet oder ermög­licht, was Du Dir gerade wünschst. 

Du möch­test Deine Auf­ga­ben als Liste sehen – kein Ding, ist eh Standard. 

Du brauchst eine Über­sicht als Kan­ban-Board wie in Trello … eine der leich­tes­ten Übun­gen für ClickUp. 

Du brauchst eine Kalen­der­an­sicht, eine Zeit­leiste oder lie­ber eine Tabelle wie in Excel? Kannst Du ganz ein­fach in ClickUp einstellen. 

Deine Auf­ga­ben sind orts­be­zo­gen? Dann wähle die Ansicht als Karte. 

Du führst ein Team und willst wis­sen, wer wel­che Auf­ga­ben auf dem Tablett hat? Genau! Kannst Du machen. 

Du bist Fan der Gantt-Charts, die Dir die Abhän­gig­kei­ten visua­li­sie­ren könn­ten – Du ahnst es bereits: Alles drin! 

Auch Workloads und Mind­maps und Akti­vi­tä­ten kannst Du als Ansich­ten wählen. 

Schauen wir uns das mal im Detail an:

Tasks – Aufgabenverwaltung

Das Herz­stück von ClickUp ist die Auf­ga­ben­ver­wal­tung. Die Auf­ga­ben kannst Du in Spaces (Arbeits­be­rei­chen), darin wie­derum in Ord­nern und darin wie­derum in Lis­ten orga­ni­sie­ren. Auf­ga­ben kön­nen natür­lich ter­mi­niert wer­den und sie kön­nen Unter­auf­ga­ben ent­hal­ten. Auf­ga­ben kön­nen mit Beschrei­bun­gen, Check­lis­ten und Tags orga­ni­siert und struk­tu­riert wer­den. Über benut­zer­de­fi­nierte Fel­der kannst Du Auf­ga­ben wei­ter glie­dern und kate­go­ri­sie­ren. Du kannst Auf­ga­ben Prio­ri­tä­ten zuwei­sen (von keine Prio über nied­rig, nor­mal, hoch bis dringend). 

Auf­ga­ben haben zwar zu Beginn stan­dard­mä­ßig nur die Zustände "Zu erle­di­gen", "In Bear­bei­tung" und "Erle­digt", aber Du kannst belie­bige Zustände (Sta­tus genannt), erstel­len und so bei­spiels­weise auch "Pro­duk­ti­ons­stra­ßen" abbil­den, wie ich sie erst kürz­lich in mei­nem Bei­trag über meine Trello Erfah­run­gen beschrie­ben habe. 

Jede Auf­gabe hat auch einen Kom­men­tar- bzw. Chat­be­reich. Da wird einer­seits auto­ma­tisch genau fest­ge­hal­ten, was Du (oder jemand, mit dem Du gemein­sam  ClickUp  nutzt) mit der Auf­gabe gemacht hat und dient ande­rer­seits zur inter­nen Kom­mu­ni­ka­tion über diese Aufgabe. 

Jeder Auf­gabe kannst Du zusätz­lich Anhänge hin­zu­fü­gen, in Form von Dateien, die Du hoch­lädst (wahl­weise von Dei­nem Rech­ner oder aus der Drop­box, Box, One­Drive und Share­point oder Google Drive) oder Du erstellst ein neues inter­nes Doku­ment (dazu wei­ter unten mehr). 

Auf­ga­ben haben ein auto­ma­ti­sches Erstel­lungs­da­tum (damit weißt Du immer, wie lange Du eine Auf­gabe schon mit Dir her­um­schleppst), Du kannst einer Auf­gabe ein Start­da­tum (wann Du damit begin­nen willst oder musst) und ein Fäl­lig­keits­da­tum zuwei­sen. Natür­lich kön­nen Auf­ga­ben auch wie­der­holt wer­den und die Ein­stell­mög­lich­kei­ten sind hier wirk­lich viel­fäl­tig und durchdacht. 

Du kannst schät­zen, wie lange Du für eine Auf­gabe brauchst und es gibt Ansich­ten, in denen Du dann sehr schnell erkennst, ob Du Dich für einen Tag etwas über­nom­men hast … 

Auf­ga­ben kön­nen von­ein­an­der abhän­gig gemacht wer­den (so dass eine Auf­gabe erst begon­nen wer­den kann, wenn wich­tige Vor­ar­bei­ten erle­digt sind) und natür­lich kannst Du Auf­ga­ben auch gezielt Team-Mit­glie­dern zuwei­sen, wenn Du ClickUp nicht alleine nutzt. 

Außer­dem ver­fügt ClickUp über ein inter­nes Sys­tem zur Zeiterfassung.

Whiteboards

An jeder Stelle (Spaces, Ord­ner oder Lis­ten) kannst Du White­boards ein­rich­ten – zum Visua­li­sie­ren, Brain­stor­men oder was auch immer Du gerade mit einem White­board machen willst. 

Dashboards

Im Grunde stellt jede Auf­gabe in ClickUp einen Daten­bank­ein­trag dar – und die Dash­boards bie­ten eine Mög­lich­keit, diese Daten in anspre­chend for­ma­tier­ter Form dar­zu­stel­len. Die Mög­lich­kei­ten sind sehr fle­xi­bel und funk­tio­nie­ren über fer­tige Module und ein Ras­ter-Sys­tem (Grid). Es gibt Vor­la­gen für ein­fa­che Dash­boards, für Reportings und für die Zeit­er­fas­sung – oder Du baust Dir Dein ganz eige­nes Dash­board zusammen. 

Ich habe ein Dash­board für die täg­li­che Arbeit, eines für die Auf­ga­ben, die mei­nen Mit­glie­der­be­reich, den Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel, betref­fen, einen Über­blick über die Arbei­ten der kom­men­den fünf Tage, einen Über­blick über erle­digte Auf­ga­ben und einen wöchent­li­chen Rück­blick im Einsatz. 

Die Anzahl der Dash­boards, die Du anle­gen kannst, hängt von Dei­nem gewähl­ten Ver­trag ab. 

Docs

ClickUp bie­tet Doku­mente als ein zen­tra­les Ele­ment im Tool an. Für mich war das mega, denn rela­tiv kurz bevor ich auf ClickUp gesto­ßen bin, hatte ich bereits mit Notion expe­ri­men­tiert. Wenn Du Notion kennst, wirst Du mit den Docs in ClickUp sofort warm wer­den, denn sie funk­tio­nie­ren ganz ähn­lich. Die Docs kannst Du mit Tags orga­ni­sie­ren und über die Fil­ter­funk­tion über die Titel der Docs fin­dest Du die Inhalte auch bei vie­len Docs schnell wieder.

Hier lan­den bei mir alle Infor­ma­tio­nen, die für mein Unter­neh­men wich­tig sind. Hier mache ich meine erste Con­tent-Pla­nung, plane Pro­dukte und Laun­ches sowie andere Promo-Aktio­nen. Außer­dem habe ich hier ein Mar­ke­ting-Zau­ber-Wiki ein­ge­rich­tet. Darin befin­den sich Pro­zess­do­ku­men­ta­tio­nen, eine Liste mit Dienst­leis­tern zum Wei­ter­emp­feh­len, eine Mit­be­wer­ber-Über­sicht und noch ande­res mehr. Somit habe ich alles, was für meine Arbeit im und am Busi­ness wich­tig ist, an einem Ort.

Timetracking (Zeiterfassung)

ClickUp ver­fügt über ein inter­nes eige­nes Zeit­er­fas­sungs­sys­tem – aber wenn Dir das nicht genügt, kannst Du auch andere Time-Track­ing-Apps über die API-Schnitt­stelle ein­bin­den – ich habe das mit Clo­ckify getan, aber auch Toggl, Har­vest, Hub­staff, Ever­hour Time­Doc­tor, time­neye und Timely kannst Du direkt einbinden. 

Automatisierungen

Bist Du ein Fan von Auto­ma­ti­sie­run­gen, die Dir immer wie­der­keh­rende Clicks erspa­ren, dann ist ClickUp Dein Eldo­rado. In Spaces und in den Lis­ten kannst Du Auto­ma­ti­sie­run­gen auf Wenn-Dann-Basis ein­rich­ten. Wenn Du Zapier oder IFTTT kennst, wirst Du damit schnell ver­traut sein. Natür­lich gibt es auch hier Vor­la­gen und ver­schie­dene Inte­gra­tio­nen. Je nach gewähl­tem Ver­trag ste­hen Dir monat­lich eine bestimmte Anzahl an auto­ma­ti­sier­ten Aktio­nen zur Verfügung. 

Goals – Ziele

Du kannst natür­lich jeden Tag, jede Woche, jeden Monat und jedes Jahr ein­fach nur abar­bei­ten, was kommt und über diese Flut von Auf­ga­ben klei­ner und gro­ßer Natur mit ClickUp den Über­blick behal­ten. Oder Du legst Dir Ziele fest (smarte Ziele natür­lich), die Du mit den Auf­ga­ben in ClickUp verknüpfst.

Die Idee dahin­ter: Jede erle­digte Auf­gabe bringt Dich Dei­nen Zie­len näher. Mit den Zie­len in Click­Ups kannst Du jeder­zeit sehen, wie nahe Du Dei­ner Ziel­er­rei­chung bereits bist. 

ClickApps

Weil ClickUp viele Funk­tio­nen bie­tet, die nicht jeder braucht, kannst Du diese in den Ein­stel­lun­gen akti­vie­ren oder deak­ti­vie­ren – und zwar indi­vi­du­ell je nach Arbeits­be­reich (Space). So kann es sein, dass Du in einem Arbeits­be­reich die Funk­tion Sprints und Sprint­punkte aus dem agi­len Pro­jekt­ma­nage­ment benö­tigst, in ande­ren aber nicht. Oder Dir ist die Zeit­ab­schät­zung für Auf­ga­ben völ­lig egal – oder Du brauchst die nicht für Deine pri­va­ten Auf­ga­ben. In sol­chen Fäl­len kannst Du diese Funk­tio­nen ein­fach gezielt akti­vie­ren oder deaktivieren. 

Kalender-Synchronisation

ClickUp lässt sich selbst­ver­ständ­lich pro­blem­los mit Dei­nen Google (Workspace) Kalen­dern, Dei­nem Apple Kalen­der oder mit Out­look ver­bin­den und sogar synchronisieren. 

ClickUp DSGVO: Datenschutz und Datensicherheit 

Da kom­men wir zum Pfer­de­fuß die­ses Tools. ClickUp stellt sich zwar als DSGVO-kon­form dar, bie­tet auch einen AV (Data Pro­ces­sing Agree­ment, kurz DPA), aber spei­chert die Daten der euro­päi­schen Nut­zer trotz­dem auf Ser­vern welt­weit (und damit auch in den USA). Natür­lich habe ich den Ver­trag mit ClickUp geschlos­sen, für mich selbst aber beschlos­sen, Kun­den – sofern erfor­der­lich – nur mit dem Vor­na­men und den ers­ten bei­den Buch­sta­ben des Nach­na­mens inn­her­halb des Tools zu benennen.

Für mich ist ClickUp mehr ein Tool, mit dem ich mein eige­nes Busi­ness orga­ni­siere, weni­ger ein Tool, das ich expli­zit für Kun­den­pro­jekte oder zur Kun­den­kom­mu­ni­ka­tion. Was durch­aus mög­lich wäre, da gibt es über die Dash­boards wun­der­bare Mög­lich­kei­ten, Kun­den über lau­fende Pro­jekte infor­miert zu hal­ten und ihnen auch die Auf­ga­ben zuzu­wei­sen, die für die Zusam­men­ar­beit not­wen­dig sind. Da ich aber nur kaum Pro­jekte habe die so ein Vor­ge­hen erfor­dern, ist das Thema für mich nicht so entscheidend. 

Hast Du viele Kun­den­pro­jekte, die Du auch mit Dei­nem Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool ver­wal­ten willst, so schau viel­leicht bes­ser wei­ter unten bei den ClickUp Alter­na­ti­ven nach. 

Was kostet ClickUp?

Wenn Du ClickUp* ein­fach mal aus­pro­bie­ren möch­test oder eben nur geringe Anfor­de­run­gen hast, kannst Du es sogar kos­ten­los nut­zen. So habe ich auch ange­fan­gen. Ähn­lich wie bei ande­ren Tools zahlst Du pro Mit­glied pro Monat, und hast die Wahl zwi­schen monat­li­cher und jähr­li­cher Zah­lung. Wie üblich spart die jähr­li­che Zah­lung unge­fähr zwei Monats­bei­träge. Ich habe vor zwei Jah­ren mit dem kos­ten­lo­sen Ver­trag begon­nen und bin dann – auf­grund von Ange­bo­ten, die ich nicht aus­schla­gen konnte – im Busi­ness Plus Tarif gelan­det, obwohl ich kein gro­ßes Team habe. Aber ich nutze die Tags in ClickUp sehr inten­siv, so dass ich da den "gro­ßen" Ver­trag benötige. 

Wel­che Ver­sion von ClickUp für Dich das Rich­tige ist? Im Nor­mal­fall würde ich ver­mu­ten, dass Du mit dem Unli­mi­ted oder dem Busi­ness-Ver­trag prima aus­kommst – und ich über­lege auch schon, wie ich die Tags weni­ger nut­zen und so ein paar Dol­lar ein­spa­ren kann, denn im Moment fühlt es sich für mich an, als ob ich mit einem gro­ßen Rei­se­bus allein unter­wegs bin, obwohl ein klei­ner flot­ter Van völ­lig genü­gen würde. 

Die ClickUp Preise fin­dest Du auf die­ser Seite.

ClickUp Support

Wobei … ich durch den Busi­ness Plus Ver­trag einen super Sup­port genieße (Prio­rity Sup­port).

Doch schon, als ich noch die güns­ti­ge­ren Ver­träge genutzt habe, war der Sup­port per inter­nem Chat-Sys­tem oder per E‑Mail wie ver­spro­chen 24 Stun­den am Tag an sie­ben Tagen die Woche ver­füg­bar. Ich habe es schon erlebt, dass für mich extra kurze Anlei­tungs­vi­deos erstellt wur­den und auch meine Feh­ler­mel­dun­gen (ich bin gut darin, Bugs in Soft­ware auf­zu­trei­ben), wur­den immer schnell auf­ge­nom­men und auch zuver­läs­sig behoben. 

Vor- und Nachteile von ClickUp aus meiner Sicht

Natür­lich wird jeder die Vor­teile und Nach­teile von ClickUp anders bewer­ten. Als Solo­pre­neu­rin dürf­ten Deine Anfor­de­run­gen an ein Tool zur Pro­jekt- und Auf­ga­ben­ver­wal­tung jedoch ähn­lich wie meine sein. Wenn Du schon Erfah­run­gen mit Todoist oder Erfah­run­gen mit Trello gesam­melt hast und Dir beide nicht mehr aus­rei­chen, dann könnte ClickUp Dein Tool der Wahl sein. Übri­gens kannst Du Deine Pro­jekte aus Todoist und Trello direkt nach ClickUp importieren. 

Hier mal die Vor­teile und Nach­teile im Ein­zel­nen aufgeschlüsselt:

Vorteile von ClickUp 

ClickUp ist voll­stän­dig anpass­bar an Deine Bedürf­nisse. Ehr­lich, mir fällt aktu­ell nichts ein, das ich gerne machen würde, das ClickUp nicht kann oder zumin­dest auf der Road­map hat. 

Alles an einem Ort

Ein gro­ßer Vor­teil besteht darin, dass Du wirk­lich alles an einem Ort fin­dest oder ver­wal­ten kannst und alle Deine Unter­neh­mens­pro­zesse so im Blick behal­ten kannst. Kein unnö­ti­ges Hin- und Her­sprin­gen zwi­schen ver­schie­de­nen Tools. 

Geschmeidiger Workflow

Der geschmei­dige Work­flow war es, der mich letzt­lich in ClickUp hat ver­lie­ben las­sen. Mache ich ein Brain­stor­ming in einem Doku­ment oder einem White­board, so muss ich nur den Satz oder einen Satz­teil, der eine Auf­gabe beinhal­tet, mar­kie­ren und kann direkt dar­aus eine ver­knüpfte Auf­gabe erstel­len, die ich dann einer Liste zuwei­sen kann. Sofort kann ich Fäl­lig­keits­da­ten ver­ge­ben. Habe ich die Auf­gabe erle­digt und abge­hakt, so wird das durch die Farb­mar­kie­rung auch direkt in dem Doku­ment oder White­board sichtbar. 

Individuelle Anpassbarkeit

Du musst nicht, Du kannst – das ist ja bekannt­lich eines mei­ner Mantren. 

Umso schö­ner, dass es auch für ClickUp gilt. Du musst nicht alle Funk­tio­nen nut­zen, aber Du kannst. Du musst nicht alles von Anfang an nut­zen, aber Du kannst es natür­lich tun. 

Wei­ter­hin bist Du sehr frei darin, wie Du ClickUp struk­tu­rierst – und damit steht und fällt mei­ner Mei­nung nach auch die Nütz­lich­keit für Dich. Du kannst viele ver­schie­dene Arbeits­be­rei­che nut­zen, alles sau­ber in Ord­nern und dann wie­derum in Lis­ten glie­dern. Oder Du nutzt nur zwei Arbeits­be­rei­che (geschäft­lich und pri­vat) und orga­ni­sierst dann erst auf der nächs­ten Ebene alles mit Ord­nern. Das ist ganz allein Dir überlassen. 

Durch diese Fle­xi­bli­tät und Offen­heit kann wirk­lich jede und jeder das Tool so ein­rich­ten, dass es für sie oder ihn wie ange­gos­sen passt. 

Offene Struktur

Wie schon erwähnt, kannst Du Kalen­der, Zeit­er­fas­sung und viele Tools, so ver­schie­den wie Slack oder Zoom mit ClickUp ver­bin­den. Gibt es ein­mal keine vor­ge­fer­tigte App, so ist die Ver­bin­dung über die API-Schnitt­stelle meist sehr ein­fach herzustellen. 

ClickUp ist kostengünstig

Ins­be­son­dere, wenn Du wirk­lich alle inter­nen Tools wie Zeit­er­fas­sung, White­board und Docs nutzt, rech­net sich ClickUp* im Ver­gleich zu der Ver­wen­dung ein­zel­ner Apps recht schnell. 

Nachteile von ClickUp

Viele Funktionen, viele Einstellmöglichkeiten

Gerade am Anfang der Nut­zung kann ClickUp einen ganz schön for­dern bezie­hungs­weise sogar über­for­dern. Zwar ist es natür­lich mög­lich, das Tool ein­fach nur wie ein ein­fa­ches Auf­ga­ben­tool zu ver­wen­den (und das habe ich sogar fast das gesamte erste Jahr der Nut­zung gemacht), aber irgend­wann leckst Du dann eben doch Blut und willst nut­zen, was eben alles an Funk­tio­na­li­tät ange­bo­ten wird. Und dann wird die Lern­kurve auf ein­mal recht steil. 

Manchmal etwas unübersichtlich in den Einstellmöglichkeiten

Es dau­ert eine Weile, bis man sich in den vie­len ver­schie­de­nen Ein­stell­mög­lich­kei­ten ori­en­tiert hat – und man­ches, das ich nicht so häu­fig brau­che, suche ich heute noch immer wie­der neu. 

Supportsprache ist Englisch

Mir macht das nichts aus, aber wenn Du mit Eng­lisch nicht auf ganz so gutem Fuß stehst, dann soll­test Du wis­sen, dass der Sup­port noch aus­schließ­lich auf Eng­lisch läuft. Die Soft­ware selbst ist inzwi­schen voll­stän­dig auf Deutsch ver­füg­bar. Die Über­set­zung ist, nach­dem sie anfangs doch etwas merk­wür­dige Bezeich­nun­gen ver­wen­det hatte, mitt­ler­weile rich­tig gut gewor­den. Aber die Hilf­e­sei­ten sind eben auch noch aus­schließ­lich auf Eng­lisch. Dazu kann es schon mal schwie­rig sein, genau das fin­den, was man sucht. 

Bewertungen zu ClickUp

Wenn Du ein­fach nur nach ClickUp suchst, fin­dest Du die Links zu vie­len Bewer­tungs- und Ver­gleichs­por­ta­len gleich unter den Top-Such­ergeb­nis­sen von Google. Nach mei­ner per­sön­li­chen Erfah­rung gibt es bei ClickUp nur schwarz oder weiß: Die einen lie­ben es, die ande­ren has­sen es – aber eine indif­fe­rente Mei­nung dazu wirst Du kaum fin­den. Wenn Du also bis jetzt gele­sen hast und doch nicht so recht ent­schie­den bist: Es gibt auch jede Menge Alternativen.

ClickUp Alternativen

Natür­lich gibt es eine Viel­zahl von Alter­na­ti­ven zu ClickUp – einige kenne ich aus eige­ner Anschau­ung und Nut­zung, von ande­ren habe ich bis­her auch nur gehört.

Wenn Dir ClickUp eine Num­mer zu groß ist, dann sind sicher

Todoist oder

Trello gute Alter­na­ti­ven für Dich. 

Wenn Dir Todoist oder Trello aber eine Num­mer zu klein sind und Du gern ein Notiz­tool inte­griert hät­test – aber ClickUp Dir eben eine Num­mer zu groß ist, dann könnte Routine.co etwas für Dich sein. Ver­füg­bar für Mac und Win­dows und auch als Web-Ver­sion inte­griert es Dei­nen Google Kalen­der, die Kon­takte sowie das Google Workspace Ver­zeich­nis und Du kannst Notion integrieren. 

Wie du siehst, ist die Ober­flä­che sehr auf­ge­räumt und mini­ma­lis­tisch. Wenn Dir der Dark­mode nicht gefällt, es gibt auch eine helle Ansicht. Aktu­ell gibt es Routine.co nur auf Anfrage oder Ein­la­dungs­ba­sis per E‑Mail. Wenn Du Inter­esse hast, schreib mich gerne an über info@marketing-zauber.de. 

Wei­ter­hin kannst Du als Alter­na­ti­ven einen Blick wer­fen auf:

• Asana
• Air­ta­ble
• aWork
• Base­camp
• Mon­day 
• Meis­ter­task
• Notion
• Stack­field
• Zoho Pro­jects

Fazit

Auch wenn die­ser Bei­trag schon wie­der rela­tiv lang gewor­den ist: Von dem, was ClickUp* alles kann, habe ich Dir nur einen Bruch­teil zei­gen können. 

Ich hoffe aber, dass meine Erfah­run­gen mit ClickUp Dir dabei hel­fen, für Dich zu ent­schei­den, ob ClickUp das rich­tige Werk­zeug für Dich ist. ClickUp ist sicher kein "ein­fa­ches" Tool und ich habe man­chen Abend damit ver­bracht, mir Tuto­ri­als anzu­se­hen und anfangs auch oft den Sup­port bemüht, wenn ich etwas nicht gefun­den oder ver­stan­den habe. Aber der Auf­wand hat sich für mich gelohnt, ich habe zu jedem Zeit­punkt das Gefühl, dass mir keine wich­tige Auf­gabe ver­lo­ren geht und ich jeder­zeit den Über­blick über mein gesam­tes Unter­neh­men habe. 

Hast Du schon Erfah­run­gen mit ClickUp gesam­melt? Habe ich etwas aus­ge­las­sen, das ich Dei­ner Mei­nung nach unbe­dingt hätte erwäh­nen oder beschrei­ben sol­len? Was ist für Dich, das Kil­ler-Fea­ture von ClickUp? Oder ist das eine Soft­ware, die so gar nicht Deins ist? Schreibe mir gerne einen Kommentar.