ClickUp vs Asana: Welches ist das beste Werkzeug für Solopreneurinnen?

Letzte Aktua­li­sie­rung 26. Juni 2023 

ClickUp oder Asana – schwankst Du zwi­schen die­sen bei­den Tools und kannst Dich nicht ent­schei­den, wel­ches Du künf­tig nut­zen willst? Dann ist das hier Dein Beitrag!

Denn die Wahl der rich­ti­gen Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware ist ent­schei­dend, wenn Du den Über­blick über Deine Auf­ga­ben behal­ten und effi­zi­ent zu pla­nen und arbei­ten willst. Dabei sind nicht nur Deine Kun­den­pro­jekte wich­tig, son­dern vor allem auch die viel­fäl­ti­gen Auf­ga­ben aus dem Bereich Mar­ke­ting und admi­nis­tra­tive Unter­neh­mens­füh­rung (wie etwas die Buch­füh­rung), die Du orga­ni­sie­ren und über die Du den Über­blick behal­ten musst. 

In die­sem Bei­trag gebe ich Dir einen Ver­gleich der wich­tigs­ten Funk­tio­nen und Leis­tun­gen von ClickUp und Asana und meine per­sön­li­che Ein­schät­zung. Aber lies selbst und ent­scheide dann, wel­ches Tool am bes­ten zu Dei­ner Arbeits­weise passt.

Fazit am Anfang – TLDR – Kurzzusammenfassung

Wenn Du nicht unbe­dingt Lust hast, einen lan­gen Bei­trag zu lesen, hier schon mal das Wich­tigste in aller Kürze:

ClickUp* bie­tet mehr und smar­tere Funk­tio­nen, ist ins­ge­samt fle­xi­bler in der Struk­tur und bie­tet das alles noch zu einem deut­lich gerin­ge­ren Preis als Asana. Asana hat weni­ger Funk­tio­nen und kann darum weni­ger über­wäl­ti­gend wir­ken. Somit kann Asana für Dich per­sön­lich das bes­sere Tool sein – darum ver­lasse Dich nicht allein auf diese Kurz­zu­sam­men­fas­sung, son­dern lies am bes­ten doch den gan­zen Bei­trag – und wenn Du tie­fer ein­stei­gen möch­test, auch mei­nen Bei­trag über meine per­sön­li­che ClickUp Erfah­rung. 

Was sind die Hauptunterschiede zwischen ClickUp und Asana?

Wäh­rend Du bei ClickUp sehr frei in der Nut­zung der ange­bo­te­nen Struk­tu­rie­rungs­mög­lich­kei­ten bist, hat Asana da kon­krete Vor­stel­lun­gen, wie Du Deine Pro­jekte struk­tu­rie­ren soll­test. So kannst Du in Asana zum Bei­spiel keine Pro­jekte hin­zu­fü­gen, ohne min­des­tens ein Team ange­legt zu haben, dem Du das Pro­jekt zuwei­sen musst. Und was, wenn Du kein Team hast?! Dann legst Du ein 1‑Frau oder 1‑Mann Team an. Das ist aber trotz­dem unbe­frie­di­gend und gibt einem das Gefühl, ein Tool zu nut­zen, das gar nicht für einen gedacht ist.

Funktionsumfang und Anwendungsbereiche

ClickUp und Asana sind bei­des umfang­rei­che Tools zur Ver­wal­tung von Auf­ga­ben und Pro­jek­ten, bie­ten jedoch unter­schied­li­che Funk­tio­nen und Anwendungsbereiche.

ClickUp ist da beson­ders stark, wenn ver­schie­dene Work­flows für unter­schied­lichste Arbeits­be­rei­che indi­vi­du­ell abge­bil­det wer­den sol­len. Außer­dem kannst Du sehr viel rela­tiv ein­fach auto­ma­ti­sie­ren. Asana hat den Fokus mehr auf das klas­si­sche Pro­jekt­ma­nage­ment und legt extrem viel Wert auf Team-Koope­ra­tion. In ClickUp kannst Du als Solo­pre­neu­rin bestimmte Funk­tio­nen, die nur für Teams sinn­voll sind, sogar abschal­ten (deak­ti­vie­ren). In Asana geht das nicht. 

Benutzeroberfläche und Bedienungsfreundlichkeit

Beide Tools haben sehr anspre­chende Benut­zer­ober­flä­chen und wir­ken auch mit vie­len Pro­jek­ten noch aufgeräumt. 

Die Benut­zer­ober­flä­che von ClickUp bie­tet umfang­rei­chere Anpas­sungs- und Gestal­tungs­mög­lich­kei­ten. Diese sind bei Asana beschränkt. Sowohl was die Wahl der Far­ben als auch der Icons betrifft. 

Das muss kein Nach­teil sein. Wenn Du Dich ein­fach nicht ent­schei­den kannst, wel­ches Icon und wel­che Farbe, wird es mit grö­ße­rer Aus­wahl nicht unbe­dingt leich­ter. Aber die Wahr­schein­lich­keit, dass Du Deine Wün­sche und Vor­stel­lun­gen auch umset­zen kannst, sind bei ClickUp ein­fach höher. 

Asana ist even­tu­ell leich­ter und schnel­ler ein­ge­rich­tet, doch ClickUp ermög­licht mehr indi­vi­du­elle Anpas­sun­gen und Integrationen.

Sowohl ClickUp als auch Asana sind nicht nur über den Brow­ser am Desk­top nutz­bar, son­dern bie­ten natür­lich auch mobi­len Zugriff über Apps für Android und iOS. 

Preisgestaltung und verfügbare Pläne

Beide Tools bie­ten ver­schie­dene Pläne für ihre Kun­den, von kos­ten­lo­sen Ein­stei­ger­lö­sun­gen bis hin zu umfang­rei­chen Plä­nen für grö­ßere Unter­neh­men. Bei der Preis­ge­stal­tung ist ClickUp* im Ver­gleich zu Asana güns­ti­ger und bie­tet in den kos­ten­lo­sen und güns­ti­ge­ren Plä­nen mehr Funktionen.

Wer liegt bei den Funktionen vorn, ClickUp oder Asana?

ClickUp bie­tet 233 ver­schie­dene Funk­tio­nen, Asana hat "nur" 222 Funk­tio­nen. Alle möchte ich hier gar nicht im Detail auf­zäh­len. Wenn Du sie über­sicht­lich neben­ein­an­der sehen und ver­glei­chen möch­test, dann schau Dir die­sen Ver­gleich von Get­app an. 

Welche Funktionen bietet ClickUp?

ClickUp ist ein Werk­zeug, das eine Viel­zahl nütz­li­cher Funk­tio­nen bie­tet. Es ist so kon­zi­piert, dass es sich naht­los in Dei­nen Work­flow ein­fügt und Dich bei der Ver­wal­tung und Orga­ni­sa­tion Dei­ner Pro­jekte unterstützt. 

Das Auf­ga­ben­ma­nage­ment in ClickUp bie­tet unter ande­rem benut­zer­de­fi­nierte Fel­der, Unter­auf­ga­ben und Check­lis­ten, die Dir hel­fen, Deine Arbeit zu struk­tu­rie­ren und den Über­blick zu behal­ten. Du kannst sogar den Zeit­auf­wand für ein­zelne Auf­ga­ben zu erfas­sen und so Ein­blick in Deine Arbeits­ef­fi­zi­enz erhalten.

Die fort­ge­schrit­te­nen Funk­tio­nen wie Zeit­leis­ten, Gantt-Dia­gramme und Mind­maps ermög­li­chen es Dir, Deine Pro­jekte und Ideen visu­ell zu pla­nen und zu struk­tu­rie­ren. Die Kom­pa­ti­bi­li­tät von ClickUp mit unzäh­li­gen Apps macht es zu einem zen­tra­len Ort für all Deine Geschäfts­vor­gänge. ClickUp bie­tet außer­dem viele ver­schie­dene Team­funk­tio­nen, die nütz­lich sind, wenn Du im Team arbeitest. 

Die nützlichsten ClickUp Funktionen für Solopreneurinnen

Die in mei­nen Augen wich­tigs­ten Funk­tio­nen in ClickUp sind:

• Tasks: Auf­ga­ben­ver­wal­tung mit Unter­auf­ga­ben und Check­lis­ten sowie Dateianhängen
• Fle­xi­ble Sta­tus-Ein­stel­lun­gen für Aufgaben
• Ver­schie­dene Ansich­ten wie Liste, Zeit­leiste, Kan­ban-Board, Kalen­der, Tabelle, Mindmap
• White­boards zur Visua­li­sie­rung und zum Brainstorming
• Dash­boards für indi­vi­du­elle Berichte zu ver­schie­de­nen Pro­jek­ten und Projektzuständen
• Doku­mente ähn­lich wie Notion – mit direk­ter Ver­bin­dung zu den Aufgaben
• Zeit­er­fas­sung
• Auto­ma­ti­sie­run­gen
• Goals (Ziele)
• Kalen­der­syn­chro­ni­sa­tion
• hohe Fle­xi­bi­li­tät in der Struk­tu­rie­rung der Pro­jekte und Aufgaben

Im Detail habe ich übri­gens die wich­tigs­ten ClickUp Funk­tio­nen in mei­nem Blog­bei­trag zu mei­nen ClickUp Erfah­run­gen beschrieben. 

Welche Funktionen bietet Asana?

Asa­nas klare und intui­tive Benut­zer­ober­flä­che erleich­tert die Erstel­lung, Zuwei­sung und Ter­mi­nie­rung von Aufgaben. 

Eine der Stär­ken von Asana ist die Fähig­keit, Deine Pro­jekte ent­we­der in einer Lis­ten­an­sicht oder als Board zu orga­ni­sie­ren. Das inte­grierte Gantt-Dia­gramm-Tool (erst in der Bezahl­ver­sion), bie­tet Dir eine visu­elle Dar­stel­lung des Fort­schritts Dei­ner Pro­jekte. Das ist beson­ders nütz­lich, wenn Du meh­rere Pro­jekte gleich­zei­tig jonglierst.

Asana bie­tet eben­falls Mög­lich­kei­ten zur Auto­ma­ti­sie­rung von Work­flows. Das hilft Dir, Rou­ti­ne­auf­ga­ben zu mini­mie­ren und Deine Effi­zi­enz zu maximieren.

Auch Asana ermög­licht die Inte­gra­tion einer Viel­zahl ande­rer Tools wie Slack, Google Drive oder Micro­soft Teams. Das erleich­tert Dir den Infor­ma­ti­ons­aus­tausch und die Zusam­men­ar­beit mit Kun­den oder auch Dei­nem Team, zum Bei­spiel, falls Du eine vir­tu­elle Assis­tenz beschäf­tigst. Zum Bei­spiel bie­tet das Pro­jekt-Tem­p­late "Brain­stor­ming und Ideen­samm­lung" eine her­vor­ra­gende Mög­lich­keit, Deine krea­ti­ven Pro­zesse zu unterstützen.

Die nützlichsten Asana Funktionen für Solopreneurinnen

Die in mei­nen Augen wich­tigs­ten Auf­ga­ben in Asana sind:

• Pro­jekt- und Aufgabenverwaltung
• Ansich­ten: Liste, Board, Zeit­leiste, Kalen­der, Work­flow und Dash­board (teil­weise nur in der Bezahlversion)
• inte­grier­tes Nach­rich­ten­sys­tem für den Aus­tausch im Team
• Datei­an­hänge
• Auto­ma­ti­sie­run­gen
• Kalen­der­syn­chro­ni­sa­tion
• Ziele
• Berichte
• Workload

Entscheidungskriterien ClickUp vs Asana

Berücksichtigung Deines individuellen Arbeitsstils

Ob Du Dich für ClickUp oder Asana ent­schei­dest, hängt von Dei­ner indi­vi­du­el­len Arbeits­weise und Dei­nen Vor­lie­ben ab. ClickUp eig­net sich für Solo­pre­neu­rin­nen, die tie­fer­ge­hende Funk­tio­nen, viele Mög­lich­kei­ten zur indi­vi­du­el­len Anpas­sung und Auto­ma­ti­sie­run­gen wün­schen. Asana ist ideal ist für die­je­ni­gen, die eine eher ein­fa­che und schnelle Lösung bevorzugen.

Oder anders aus­ge­drückt: Wenn Du gerne ein Pro­gramm Dei­nen Wün­schen und Vor­stel­lun­gen ent­spre­chend anpas­sen magst, ist ClickUp Dein Ding. Wenn Du bereit bist, Dich an die Bedien­phi­lo­so­phie eines Tools anzu­pas­sen und Dir weni­ger eigene Gedan­ken machen möch­test, wirst Du mit Asana glück­li­cher sein. 

Vergleich der Funktionen und Anwendungsbereiche

Wenn Du zwi­schen die­sen bei­den Tools für Dein Pro­jekt­ma­nage­ment schwankst, wirst Du um den Test von bei­den lei­der nicht her­um­kom­men. Viel­leicht ist Dir eine der bei­den Apps aber auch schon visu­ell sym­pa­thi­scher oder zugäng­li­cher, dann ist die Ent­schei­dung leich­ter. Ich mag nicht mit etwas arbei­ten, das mir schon visu­ell nicht so rich­tig zusagt. 

Wenn Du Wert dar­auf legst, dass das Tool nichts oder nur sehr wenig kos­ten darf, wirst Du mit ClickUp län­ger zufrie­den sein. Wich­tige Funk­tio­nen, wie etwa die Gantt-Ansich­ten, sind in Asana bereits kostenpflichtig. 

Manch­mal sind es Klei­nig­kei­ten oder opti­sche Details, die die Ent­schei­dung für ein Tool beein­flus­sen. Aktu­ell bie­tet ClickUp keine Mög­lich­keit, ein Hin­ter­grund­bild in der Kan­ban-Ansicht zu hin­ter­le­gen. Asana hat diese Funk­tion, aber Du kannst nur zwi­schen 9 ver­schie­de­nen Bil­dern oder einem ein­fach wei­ßen Hin­ter­grund wäh­len. Und das Hin­ter­grund­bild fin­dest Du dann iden­tisch hin­ter jedem ein­zel­nen Kan­ban-Board in Dei­nem Asana (anders als bei Trello, wo Du jedes Board indi­vi­du­ell gestal­ten kannst). 

Vergleich der Integrationen

Beide Pro­jekt­ma­nage­ment-Tools bie­ten eine Viel­zahl von Inte­gra­tio­nen an, mit denen Du Deine Arbeits­pro­zesse opti­mie­ren kannst.

Gefühlt tun sie sich da nicht viel. Die Unter­schiede lie­gen vor allem darin, wie die Inte­gra­tion eines exter­nen Tools sich dann in der direk­ten Anwen­dung verhält.

Wel­che Inte­gra­tio­nen Asana bie­tet, fin­dest Du auf die­ser Seite.

In jedem Fall lohnt es sich jedoch, sich vor der Ent­schei­dung zwi­schen ClickUp und Asana über die ver­füg­ba­ren Inte­gra­tio­nen zu infor­mie­ren und diese in Deine Ent­schei­dung ein­zu­be­zie­hen. Prüfe, wel­che Tools Du bereits nutzt und wel­che Inte­gra­tio­nen Du unbe­dingt brauchst, um Deine Arbeit noch bes­ser zu organisieren. 

Abwägung der Kosten-Nutzen-Relation und des Zeitaufwands

Sowohl ClickUp als auch Asana kannst Du bereits kos­ten­los nut­zen – natür­lich jeweils mit Ein­schrän­kun­gen. Für einen aus­gie­bi­gen Test rei­chen die kos­ten­lo­sen Ver­sio­nen sowieso alle­mal aus. Wäh­rend des Tests merkst Du dann auch, ob Du an die Gren­zen der Ver­sion stößt und mehr brauchst (also upgraden musst). 

Immer dann, wenn ich fest­stelle, dass ich mit einer kos­ten­pflich­ti­gen Ver­sion etwas schnel­ler oder effi­zi­en­ter machen kann, setze ich die Kos­ten ins Ver­hält­nis zu mei­nem inter­nen Stun­den­satz. Meist fällt die Bewer­tung dann zuguns­ten der kos­ten­pflich­ti­gen Ver­sion aus. 

Ein Tool soll Dir die­nen und Dir die Arbeit erleich­tern. Wenn Du Ewig­kei­ten an der Kon­fi­gu­ra­tion Dei­nes Pro­jekt­ma­nage­ment-Tools herum fri­ckelst, ist das weder effi­zi­ent noch effek­tiv. Du ver­dad­delst wert­volle Arbeits­zeit. Wenn Du Dich dabei ertappst, ist das ein Stopp-Signal für das Tool. Zuge­ge­ben ist hier die Gefahr bei ClickUp grö­ßer als bei Asana. 

Wenn Du nur eine ein­fa­che To-Do-Liste füh­ren willst, sind beide Tools glei­cher­ma­ßen ein­fach zu bedie­nen. Schon damit kannst Du Deine Arbeit sehr pro­duk­tiv orga­ni­sie­ren. Steht Dir aber der Sinn danach, bestimmte Pro­zesse und Auf­ga­ben zu auto­ma­ti­sie­ren, um Zeit zu spa­ren oder pro­duk­ti­ver zu arbei­ten, so musst Du bei bei­den einen erhöh­ten Auf­wand zur Ein­ar­bei­tung einplanen. 

Wie testest Du beide Tools am besten?

Meine Emp­feh­lung: Teste kei­nes­wegs par­al­lel, son­dern nach­ein­an­der. Gib jedem der bei­den Kan­di­da­ten den­sel­ben Zeit­raum (ob nun eine Woche, zwei Wochen oder einen Monat) und dann zieh nach bei­den Test­läu­fen die Bilanz. 

Beide Tools bie­ten Import­mög­lich­kei­ten, wobei es ein­fa­cher ist, Daten von Asana nach ClickUp zu impor­tie­ren als umge­kehrt: Asana bie­tet nur einen CSV-Import von ClickUp-Daten an, wäh­rend ClickUp einen direk­ten Import von Asana-Daten ermög­licht. Darum würde ich emp­feh­len, erst Asana zu tes­ten und anschlie­ßend ein­fach die Daten nach ClickUp zu impor­tie­ren und dann ClickUp zu testen. 

Fazit

Auch wenn ich per­sön­lich mit Asana nie so rich­tig warm gewor­den bin und mich schließ­lich für ClickUp* ent­schie­den habe, ist Asana kein schlech­tes Tool. Was für mich ein Nach­teil ist (die erzwun­gene Orga­ni­sa­tion über Teams) kann genau das Fea­ture sein, das Dir die Arbeit damit intui­ti­ver gestal­tet. Asana und ClickUp sind beide aus­ge­reifte Tools, mit denen sowohl Solo­pre­neu­rin­nen als auch Teams pro­duk­ti­ver arbei­ten kön­nen als ohne Projektmanagement-Lösungen.

Setzt Du bereits eine der bei­den Apps zum Ver­wal­ten Dei­ner Auf­ga­ben und Pro­jekte ein? Oder orga­ni­sierst Du Dich viel­leicht sogar noch mit Stift und Papier und bist nun auf der Suche nach einer digi­ta­len Lösung auf die­sen Bei­trag gesto­ßen? Hast Du noch Fra­gen zum Ver­gleich Asana vs ClickUp, die ich in die­sem Bei­trag nicht ange­spro­chen habe? Schreibe mir gerne einen Kommentar.