Bild von einer Tasse Tee und einem Notizbuch als Illustration zu redaktionellem Workflow

Mein redaktioneller Workflow oder: Was soll ich denn schreiben?

Letzte Aktualisierung 27. Dezember 2018

Vor einigen Wochen bin ich von verschiedenen Menschen darum gebeten worden, meinen redaktionellen Workflow darzustellen. Ich habe das Thema darum auf meine Ideenliste gesetzt und mich erst mal um meine Mini-Serie zum Newsletter-Marketing gekümmert. Doch als ich sah, dass die Blogparade von Elke Schwan-Köhr von federführend media  zum Thema „Was soll ich denn schreiben?“ bis zum 10. Oktober verlängert worden war, habe ich das Thema vorgezogen. So kann ich last minute auch noch daran teilnehmen! Darum also ein dritter Beitrag zu einer Blogparade in Folge. 🙂

Insbesondere Elkes Frage

  • Hast du einen Redaktionsplan? Und wenn ja, wie sieht der aus? Nutzt du dafür ein Tool und wenn ja, welches?

hat mich dazu bewogen, diesen Beitrag im Rahmen der Blogparade zu veröffentlichen.

Meinem redaktionellen Workflow habe ich zu verdanken, dass die Frage, „Worüber soll ich denn schreiben?“ sich mir in der Regel gar nicht (mehr) stellt. Vielmehr habe ich eher das Luxusproblem „Was suche ich mir aus?“ oder „Worüber will ich denn jetzt schreiben?“

Das war nicht immer so! Als ich 2006 mit meinem ersten Blog, der Marketing-Oase, gestartet bin, habe ich einfach drauf los geschrieben. Ich habe mich von anderen Blogartikeln, von Magazinen, Fachbüchern und von Kundenfragen inspirieren lassen und dann einfach angefangen. Wie bei vielen anderen Bloggern gab es dadurch immer wieder Phasen, in denen ich nicht wusste, was ich schreiben sollte. Den Blog musste ich 2008 dann aber nicht etwa deshalb schließen, weil mir die Ideen ausgegangen waren, sondern weil ich einen Hacker nicht los wurde.

2012 habe ich dann meinen zweiten Blog, das Marketing-Logbuch, gestartet. Auch damals war ich ohne Planung (wenngleich nicht ohne Plan!) unterwegs. Hier bekam ich dann Probleme, meinen anfangs eingeschlagenen Weg von zwei Blogbeiträgen monatlich einzuhalten. Durch viele Kundenprojekte fehlte mir die Muße, mir zwischendurch Gedanken zu machen – und so habe ich dann oft nur noch einmal im Monat geschrieben – und manche Monate auch gar nicht. Derzeit blogge ich nicht im Logbuch, zwei Blogs parallel schaffe ich einfach nicht.

Brainstorming mit Tee

Mit diesen Erfahrungen bin ich dann im Dezember 2015 in die Vorbereitungen für diesen Blog hier auf Marketing-Zauber gestartet. In den Vorweihnachtstagen habe ich mich an einem Abend gemütlich mit einer Tasse dampfenden Tees in meine Denk-Ecke auf der Couch gesetzt und einfach mal aufgeschrieben, welche Themen ich für meine Personas für wichtig und interessant halte.

Etwa zwei Stunden und ein paar Tassen Tee später hatte ich eine lange Liste in meinem Projekt-Zauberbuch erstellt. Als ich nachzählte, war ich selbst beeindruckt: 137 Themen-Ideen! Das war wirklich magisch und hat mir die Sorge genommen, mir könnten im Laufe des Jahres die Themenideen ausgehen.

Scompler ergänzt mit Trello

Etwa zur selben Zeit wurde ich auf das geniale Redaktionsplan-Tool Scompler von Mirko Lange von Talkabout aufmerksam. Da es für Solopreneure in der One-Version kostenlos ist, habe ich ihm eine Chance gegeben und war – verzaubert! Zwar hatte ich zu diesem Zeitpunkt bereits mein Redaktionsplangerüst in Excel angelegt (das Du am Ende meines Blogartikels Redaktionsplan in Excel herunterladen kannst) – aber das war nicht schlimm – so hatte ich gleich ein passendes Freebie.

Redaktioneller Workflow: Themensammlung in Scompler

Ausschnitt aus meiner Themensammlung in Scompler

Besonders gelungen finde ich in Scompler die geführte Erstellung einer Content Marketing Strategie. So etwas habe ich vorher noch nie gesehen und allein dafür lohnt es sich in meinen Augen schon, dass Du Dir Scompler mal genauer ansiehst!

Redaktioneller Workflow: Screenshot Scompler Content-Marketing-Strategie

Erstellung einer Content-Marketing-Strategie in Scompler

Bis April 2016 habe ich dann ausschließlich mit Scompler gearbeitet – aber etwas fehlte mir an diesem Tool eben doch. Also begann ich zu suchen, wie ich diese Lücken schließen konnte. Die Lücken bestanden (und bestehen) in Scompler für mich darin, dass ich oft unterwegs neue Ideen für Blogbeiträge habe und die dann nicht direkt über mein Smartphone in Scompler eingeben kann. Theoretisch ist das natürlich möglich, da Scompler im Browser funktioniert, aber das ist mir alles viel zu „ibbelig“, wie wir hier im Ruhrgebiet sagen. Eine App steht laut Mirko auf dem Entwicklungsplan, doch wann sie kommen wird, ist noch offen. Außerdem brauchte ich irgendwie eine andere als die kalendarische Übersicht für meinen Kurzzeit-Redaktionsplan – also für den Zeitraum der kommenden sechs bis zehn Wochen.

Screenshot Scompler auf einem Smartphone

So sieht Scompler auf meinem Smartphone aus: ibbelig!

Zu etwa dieser Zeit stieß ich dann auf den Gastbeitrag von Claudia Kauscheder im Affenblog, in welchem sie vorstellt, wie man einen Redaktionsplan in Trello führen kann. Wow, das war die Lösung für mich! Und so habe ich mir schnell Claudias tollen Selbstlernkurs für Trello gekauft, jeden Abend ein oder zwei Folgen angeschaut und dann daraus mein Marketing-Dashboard nebst Kurzzeit-Redaktionsplan gebaut.

Seitdem steht mein Workflow, den ich Dir nun im Detail schildere.

Die Basis für meinen redaktionellen Workflow und das Ideenmanagement

Zur Klärung noch vorausgeschickt: Die langfristige Planung erfolgt in Scompler, die kurzfristige Planung sowie die spontane Ideensammlung mache ich mit Trello.

Screenshot Ideenboard in Trello

Ideenboard in Trello

Schritt für Schritt sieht das so aus:

  • Langfristige Ideen aus meinem Brainstorming „lagern“ in Scompler, bis sie gebraucht werden
  • Zwischenzeitlich aufkommende Ideen für Beiträge erstelle ich als Kärtchen in meinem Ideen-Board in Trello in der Liste „Blog“. Einzige Regel: Jede Idee wird notiert!
  • Die Themen, über die ich in den kommenden sechs bis zehn Wochen schreiben möchte, werden vom Ideen-Board ins Marketing-Dashboard (Short-Time Redaktionsplan) kopiert. Das ist ein fortlaufender Prozess. Nun zu meinem redaktionellen Workflow:

Redaktioneller Workflow 1. Schritt: Auswahl eines Themas

Bekanntermaßen erscheinen meine Blogbeiträge ja montags. Das liegt daran, dass ich Dich gleich mit einem umsetzbaren Thema für Deine Arbeitswoche inspirieren möchte und auch daran, dass dieser Veröffentlichungstag für mich logistisch günstig ist.

So wähle ich in der Regel donnerstags das Thema für den nächsten Blogbeitrag final aus. In der Regel stehen im Kurzzeit-Redaktionsplan in Trello zwischen sechs und zehn Themen für die kommenden Wochen. Die endgültige Auswahl treffe ich aber gerne relativ spontan. Die Auswahlkriterien sind:

  • Liegt das Thema gerade in der Luft, das heißt, häufen sich Fragen zu diesem Thema beispielsweise in meinen Facebook-Gruppen?
  • Plane ich gerade ein Produkt und möchte ich die Resonanz darauf abchecken?
  • Habe ich einfach nur Lust, gerade über dieses Thema zu schreiben?

Habe ich ein Thema ausgewählt, so schiebe ich das Kärtchen im Kurzzeit-Redaktionsplan an die richtige Stelle und versehe es mit einem neuen Datum zur Veröffentlichung.

Screenshot Kurzzeit-Redaktionsplan

Kurzzeit-Redaktionsplan in Trello in meinem Marketing-Dashboard • © Kleines Bild im Screenshot: Konstantin Yuganov • stock.adobe.com

Im Anschluss mache ich eine Keyword-Recherche mit Google Suggest und dem Google Keyword Planner, manchmal auch noch mit anderen Keyword-Tools, die ich hier beschrieben habe.

Dann lasse ich das Ganze ruhen und widme mich anderen Aufgaben und Projekten. Ich nenne das die Inkubationsphase 1.

Redaktioneller Workflow 2. Schritt: Die Mindmap

Mindmaps helfen mir beim Denken und Strukturieren. Ich setze Mindmaps schon seit mehr als zwanzig Jahren beruflich ein und liebe vor allem die Flexibilität und die Kreativität, die damit möglich ist. Obwohl ich mit XMind eine tolle Software entdeckt und lizensiert habe, erstelle ich die Mindmaps für meine Blogbeiträge ganz analog mit Stift und Papier. Bis vor kurzem habe ich dafür einfach ein weißes Blatt A4 Druckerpapier genommen. Doch die losen Zettel haben mich gestört, ich möchte die Mindmaps gern übersichtlich und greifbar verfügbar haben. Also habe ich mir ein dickes A4 Notizbuch geschnappt und es kurzerhand zu meinem Blogbuch erklärt. Die Aufteilung ist optimal, mit Linien auf der linken Blattseite, unliniert rechts.

Redaktioneller Workflow: Foto von Mindmap

Mindmap zu diesem Beitrag in meinem Blogbuch

Freitags ist bei mir also Mindmap-Tag. Ich sammle meine Ideen zum Thema und strukturiere sie auf diese Art. Dann beginnt die Inkubationsphase 2 und ich lasse mein Unterbewusstsein weiter am Thema arbeiten.

Redaktioneller Workflow 3. Schritt: Anlegen des Beitrags in Scompler

Samstags ist dann „Blogtag“ bei mir. Als erstes schaue ich mir meine Mindmap an und ergänze, was fehlt, streiche, was mir unpassend erscheint, zu weit führen würde oder genug Stoff für einen weiteren Beitrag bieten könnte. Dann lege ich den Beitrag in Scompler an.

Diese Reihenfolge ist wichtig, denn Scompler kann mit WordPress verknüpft werden und kann dann direkt den Beitrag dort erstellen. Geht man diesen Weg, so werden Änderungen in WordPress auch in Scompler sichtbar. Legt man den Beitrag zuerst in WordPress an, klappt das nicht so reibungslos und führt zu doppelten Einträgen in Scompler.

Redaktioneller Workflow 4. Schritt: Verfassen des Beitrags in einem externen Editor

Beim Schreiben habe ich es gerne minimalistisch. Zwar bietet WordPress ja auch den Modus des ablenkungsfreien Schreibens und hat eine automatische Sicherungsfunktion, aber irgendwie werde ich damit nicht warm. Der Editor von Scompler ist mir selbst auf meinem 24″ Monitor einfach zu klein. Anfangs habe ich darum in Scrivener geschrieben, doch aus irgendeinem Grund hängt bei mir ab einer gewissen Textlänge der Cursor beim Schreiben etwas hinterher. Außerdem sind die Texte dann nur auf dem jeweiligen Rechner verfügbar, auf dem ich gerade geschrieben habe. Da ich aber manchmal vom Desktop-PC zum Laptop wechsle, oder auch mal unterwegs bin und vielleicht sogar an einem fremden PC schreibe, war das nicht so praktikabel. Darum bin ich nicht lange bei Scrivener geblieben.

Seit Mitte Mai schreibe ich nun alle meine Blogbeiträge in Simplenote vor. Das ist ein kostenloser Editor von der Software-Schmiede Automattic, die auch die Android-App für WordPress erstellt hat. Simplenote funktioniert im Browser, aber auch als App auf allen Betriebssystemen. Die Schrift ist sehr gut am Monitor lesbar und SimpleNote beherrscht Markdown, eine einfache Seitenbeschreibungssprache, die auch WordPress versteht, so dass ich zumindest Überschriften und Aufzählungen gut bereits beim Schreiben vorformatieren kann (ohne mit der Maus oder dem Touchpad rumfummeln zu müssen).

Redaktioneller Workflow: Screenshot von Simplenote im Browser

Screenshot von Simplenote im Browser

Redaktioneller Workflow 5. Schritt: Check-in to Scompler

Dann darf der Blogbeitrag wieder reifen und ich mache eine längere Pause (in der ich meist das Mittagessen koche).

Anschließend wird der Text erneut gelesen, korrigiert und per Copy and Paste füge ich ihn dann in den Scompler Editor ein. In Scompler prüfe ich den Text auf unnötige Füll- und Fremdwörter und schaue, ob der Schwierigkeitsgrad meinen Vorstellungen entspricht. Danach erfolgt die Übertragung nach WordPress.

Redaktioneller Workflow: Check der Lesbarkeit in Scompler

Check der Lesbarkeit in Scompler

Redaktioneller Workflow 6. Schritt: WordPress! Übernehmen Sie!

Ab diesem Schritt findet die gesamte weitere Bearbeitung nur noch in WordPress statt. Ich mache noch einmal eine erneute Keyword-Recherche in bananacontent (dem Plugin von Vladislav Melnik zur Suchmaschinenoptimierung, das ich parallel zu Yoasts SEO Plugin einsetze), passe eventuell einige Begriffe an und kümmere mich um folgendes:

  • Permalink (auf eine passende Länge kürzen, Keywords sollten enthalten sein)
  • in Yoasts SEO Plugin: Haupt-Keyword eintragen, Code-Schnipsel (das Snippet, also den Vorschautext auf Google) bearbeiten, auf Lesbarkeit überprüfen und eventuell Änderungen vornehmen, Titel, Beschreibung und Bild für Facebook und Twitter anpassen
  • Kategorie(n) festlegen
  • Schlagwörter festlegen
  • Beitragsbild einfügen
  • Eventuell weitere Bilder, Screenshots in den Beitrag einfügen
  • Manchmal ein Freebie erstellen und den Zugang konfigurieren
  • Veröffentlichung für den kommenden Montag um 11:01 Uhr planen
  • Mit dem Plugin DraftsForFriends einen Link zur Vorschau erstellen, damit meine Newsletter-Abonnenten der Zaubersprüche den Beitrag drei Stunden vor allen anderen lesen können
  • Zwischenüberschriften, Verlinkungen und Hervorhebungen einfügen

Normalerweise reicht es mir dann erst einmal und ich mache etwas anderes.

Redaktioneller Workflow 7. Schritt: Finale Reifephase

Nachdem ich eine Nacht drüber geschlafen habe, lese ich den Text erneut Korrektur. Dann prüfe ich alle Verlinkungen und schaue, ob ich noch irgendwas vergessen oder übersehen habe.

In Trello erstelle ich einen oder mehrere Teasertexte in der Karte zum Beitrag und kopiere mir aus meinen Checklisten-Templates die Listen für die Bewerbung des Beitrags in den Social Media.

Redaktioneller Workflow: Einfügen von Checklisten-Vorlagen im Trello Kurzzeit-Redaktionsplan

Einfügen von Checklisten-Vorlagen im Trello Kurzzeit-Redaktionsplan

Anschließend schreibe ich dann die Zaubersprüche – worauf ich jetzt nicht eingehe.

Ausblick

Derzeit kann ich mich über Ideenmangel nicht beklagen. Neue Ideen erhalte ich unmittelbar aus folgenden Quellen:

  • Kommentare auf meine Blogbeiträge
  • Posts, Kommentare und Fragen auf Facebook (meiner Seite und in den Gruppen)
  • meinen Skype-Coachings
  • und Kundengesprächen jeglicher Art

Schreibe jede Idee auf!

Die oberste Regel lautet: Jede Idee ist es wert, aufgeschrieben zu werden. Weil ich normalerweise nie mehr als drei Meter von meinem Smartphone entfernt bin, kann ich Ideen immer sofort in Trello in mein Ideenboard aufnehmen.

Vom Ideenboard wandern die Ideen in meinen Kurzzeit-Redaktionsplan ins Marketing-Dashboard wenn neue Beiträge anstehen.

So habe ich einen nie versiegenden Strom an Ideen zur Verfügung. Wenn mich von diesen Themen mal nichts anspricht, dann schaue ich in die „große Sammlung“ in Scompler. Spätestens da ist dann immer was Passendes dabei.

Back to the future: Noch ein Brainstorming mit Tee

Für die Vorweihnachtszeit habe ich wieder so eine große Brainstorming-Sitzung mit dampfender Tee-Tasse geplant. Anders als im letzten Jahr, als ich mit Marketing-Zauber ja noch ganz am Anfang stand und auch nicht abschätzen konnte, was wie schnell umzusetzen sein würde, sehe ich da für das nächste Jahr schon klarer und werde meine Blogartikel noch etwas detaillierter vorplanen. Trotzdem will ich mir genug Raum lassen. Manche Themen brauchen einfach etwas mehr Recherche oder eine längere Inkubationszeit. Die muss ich auch mal schieben können. Oder ich möchte spontan an einer Blogparade teilnehmen – so wie diese hier.

Ich habe in diesem Jahr viele neue Kontakte geknüpft und andere sehr gute Blogger kennen gelernt. Hier werde ich für das kommende Jahr gezielt in die Ideenfindung gehen, wem ich welches Thema als Gastbeitrag anbieten kann. Außerdem werde ich umgekehrt auch proaktiv auf andere Blogger zugehen und sie mit konkreten Themenideen zu Gastbeiträgen auf dem Marketing-Zauber-Blog einladen. Last but not least habe ich mir vorgenommen, frühzeitig auch mal ein paar Blogbeiträge vorzuschreiben, die ich dann zum Beispiel während meines Urlaubs veröffentlichen kann.

Ich hoffe, dass Dir mein Beitrag über meinen redaktionellen Workflow verständlich und nachvollziehbar war und dass er Dich vielleicht auf ein paar Ideen gebracht hat, wie Du Deine eigenen Blogbeiträge aus einem nicht versiegenden Fundus an Ideen erstellen und das Ganze noch flexibel, schlank und effizient abwickeln kannst.

Wenn Du magst, teile doch Deinen redaktionellen Workflow mit mir und den anderen Lesern im Kommentar! Ich freu mich drauf! 🙂

5/5 (2 Reviews)

Über den Autor Birgit Schultz

Ich bin Birgit Schultz von Marketing-Zauber und ich unterstütze Solopreneurinnen (Einzelunternehmer) bei ihrem Online- und Social Media Marketing. Mein Fokus liegt auf dem strategischen und effizienten Einsatz von Social Media und Content Marketing für die Erhöhung von Bekanntheit, Reichweite und Reputation. Denn nur wer Dich kennt, kann bei Dir kaufen!

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