Todoist Erfahrungen – Projekte und Aufgaben garantiert im Griff

Letzte Aktua­li­sie­rung 14. Juni 2023 

Todoist ist ein Task-Manage­ment-Tool, mit dem Du Deine Auf­ga­ben und Deine Pro­jekte in den Griff bekommst. Mit Todoist* zu arbei­ten ist ein­fach, schnell und macht sogar Spaß! In die­sem Bei­trag stelle ich Dir Todoist kurz mit den wich­tigs­ten Funk­tio­nen, Vor- und Nach­tei­len und ein paar Screen­shots vor. Eine Anlei­tung, wie Du Todoist effek­tiv nutzt, erscheint dem­nächst in die­sem Blog. 

Alle Links mit Stern­chen* in die­sem Bei­trag sind übri­gens Werbelinks.

Magst Du lie­ber hören? Hier die Folge als "Blog­cast":

Kurze Vorstellung von Todoist

Was ist Todoist und für wen ist es geeignet?

Todoist ist eine App, die sich auf eine Auf­gabe spe­zia­li­siert hat, näm­lich Auf­ga­ben und Pro­jekte zu orga­ni­sie­ren. Todoist ist in mei­nen Augen ins­be­son­dere für Solo­pre­neu­rin­nen und Solo­pre­neure geeig­net, die täg­lich viele ver­schie­dene Auf­ga­ben zu erle­di­gen haben und den Über­blick dar­über behal­ten müssen. 

Die Ver­wal­tung von Auf­ga­ben und Pro­jek­ten wird durch die klare Benut­zer­ober­flä­che von Todoist ein­fach und intui­tiv. Du kannst Auf­ga­ben schnell erstel­len, Prio­ri­tä­ten zuwei­sen und Fäl­lig­keits­da­ten set­zen. Auf­ga­ben kön­nen ver­schie­de­nen Pro­jek­ten zuge­ord­net wer­den und Du kannst den Fort­schritt der ein­zel­nen Pro­jekte verfolgen.

Todoist spei­chert Deine Pro­jekte und Auf­ga­ben auto­ma­tisch in der Cloud – so dass Du von jedem Dei­ner Geräte und jedem x‑beliebigen Brow­ser über­all Zugriff auf Deine Auf­ga­ben haben kannst.

So sieht Todoist aus

Todoist besticht durch ein kla­res, mini­ma­lis­ti­sches Design. Ich per­sön­lich bevor­zuge in der Regel den "dark mode", also das augen­scho­nende dunkle Design. Es gibt aber auch viele helle Design-Sche­mata – hier ein Ein­blick in der iOS App:

Im Browser

Android App

iOS App

Die wichtigsten Funktionen von Todoist

Projekte anlegen und verwalten

Um Deine Auf­ga­ben zu struk­tu­rie­ren, kannst Du Pro­jekte anle­gen. Pro­jekte kannst Du Dir wie Ord­ner vor­stel­len, in denen Du die Auf­ga­ben sam­melst. Wenn Du die Pro-Ver­sion hast, kannst Du Unter­pro­jekte in Pro­jek­ten anle­gen. So bekommst Du mehr Übersicht.

Aufgaben erstellen, organisieren und terminieren

Neue Auf­ga­ben kannst Du an fast jeder Stelle in Todoist erstel­len. Direkt im Ein­gang oder eben auch in den Pro­jek­ten. Men­schen sind ver­schie­den und so hat jeder sei­nen eige­nen Work­flow. Für mich ist es logisch, eine Auf­gabe direkt einem Pro­jekt zuzu­wei­sen und dann ist es auch gleich am rich­ti­gen Ort. Andere nut­zen gerne ein "Eingangskörbchen"-System, wer­fen erst­mal alle Auf­ga­ben da hin­ein und sor­tie­ren sie spä­ter. Für mich funk­tio­niert das nicht gut. Was im Ein­gang liegt, bleibt da bei mir auch … und verschimmelt. 

Jeder Auf­gabe kannst Du ein Fäl­lig­keits­da­tum zuwei­sen – aber Du musst es nicht tun. Mei­ner Erfah­rung nach ist es bes­ser, nur Auf­ga­ben zu ter­mi­nie­ren, die auch an einem ganz bestimm­ten Tag erle­digt wer­den müs­sen. Ansons­ten siehst Du Dich eines schö­nen Mon­tag­mor­gens mit hun­der­ten für die­sen Tag ter­mi­nier­ten Auf­ga­ben kon­fron­tiert, die weder wirk­lich an die­sem Tag erle­digt wer­den müs­sen noch tat­säch­lich zu schaf­fen sind. Moti­vie­rend ist anders.

Sinn­vol­ler ist es, den Auf­ga­ben pas­sende Tags zuzu­wei­sen und mit Prio­ri­tä­ten zu arbei­ten. Falls Du schon mal was von der Get­ting Things Done (GTD) Methode von Dave Allen gehört hast – die lässt sich super damit umsetzen. 

Du kannst auch Unter­auf­ga­ben erstel­len, so dass Du grö­ßere Auf­ga­ben in klei­nere her­un­ter­bre­chen kannst. Damit ver­lie­ren große kom­plexe Auf­ga­ben etwas von ihrem Schrecken. 

Egal, ob Du alleine oder in einem Team arbei­test, ich finde es super, dass Du jede Auf­gabe auch aus­führ­li­cher beschrei­ben kannst. Eine Kom­men­tar­funk­tion ist auch ent­hal­ten – da ich aber auch so schon genug Selbst­ge­sprä­che führe 😉 habe ich die nie genutzt.

Todoist ver­fügt übri­gens auch über eine Erin­ne­rungs­funk­tion – wenn Du diese nut­zen möch­test, brauchst Du aller­dings den Pro-Ver­trag. Ich finde Erin­ne­run­gen am Smart­phone oder Desk­top eher ner­vig und habe lie­ber feste Rou­ti­nen, in denen meine To Do App Bestand­teil ist. 

Prioritäten festlegen und Filter verwenden

Es gibt für uns Solo­pre­neu­rin­nen unend­lich viel zu tun – von Buch­füh­rung bis Soft­ware-Updates von Kun­den­pro­jek­ten bis zur Arbeit am eige­nen Busi­ness … und Pri­va­tes for­dert auch noch sein Recht. Womit also anfan­gen? Todoist unter­stützt Dich, indem Du Auf­ga­ben gemäß der Eisen­hower-Matrix prio­ri­sie­ren kannst – und indem Du Tags (also Eti­ket­ten, Label) ver­ge­ben und danach fil­tern kannst. Das ist super prak­tisch. Eine erste Idee, wie Du diese ein­set­zen kannst, bekommst Du in den Screen­shots in die­sem Bei­trag. Nähe­res dazu werde ich einem Tuto­rial beschreiben.

In die­sem Video gebe ich Dir fünf Tipps, unter ande­rem auch zu Fil­tern und Etiketten:

Integration mit anderen Tools und Zusammenarbeit mit anderen Nutzern

Todoist ist eine App, die mit vie­len ande­ren Online-Apps zusam­men arbei­tet. Not­falls mit Zapier oder IFTTT oder einem ande­ren Auto­ma­ti­sie­rungs­tool kannst Du vie­les in Dei­ner Arbeit mit ande­ren Tools syn­chro­ni­sie­ren und auto­ma­ti­sie­ren. Natür­lich ist Todoist auch team­fä­hig. Hast Du einen Vir­tu­el­len Assis­ten­ten oder ange­stellte Mit­ar­bei­ter, könnt Ihr alle über Todoist den Über­blick über lau­fende und anste­hende Pro­jekte behalten. 

DSGVO und Todoist

Was ist nun mit per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten in Todoist? Ist Todoist sicher?

Wenn Du nur Deine eige­nen Pro­jekte mit Todoist managst, brauchst Du Dir um die DSGVO keine Gedan­ken zu machen. Aber was ist, wenn Du auch Kun­den­pro­jekte mit Todoist nach­ver­fol­gen willst? Schon der Name eines Kun­den (Vor- und Zuname) gilt ja als per­so­nen­be­zo­ge­nes Datum. Wenn Du noch wei­tere Infor­ma­tio­nen hin­ter­legst (bei­spiels­weise indem Du die Tele­fon­num­mer oder E‑Mail-Adresse gleich einer Auf­gabe hin­zu­fügst) wird das Thema DSGVO relevant. 

Du musst Dir aber keine Sor­gen machen: Doist, also das Unter­neh­men hin­ter dem Pro­dukt Todoist, ist seit dem 25. Mai 2018 voll­kom­men DSGVO-kon­form. Doist bie­tet auch eine Daten­ver­ar­bei­tungs­ver­ein­ba­rung (kurz AV oder Eng­lisch DPA) an. Wei­tere Infor­ma­tio­nen zu Sicher­heit, Daten­schutz und der DSGVO fin­dest Du direkt bei Todoist auf der Web­site. Dort ist auch der Link für die Daten­ver­ar­bei­tungs­ver­ein­ba­rung über Docu­sign zu fin­den. Die Seite ist in Deutsch geschrie­ben, schau sie Dir unbe­dingt an, falls Du noch Beden­ken haben solltest. 

Was kostet Todoist?

Todoist kannst Du im Prin­zip kos­ten­los nut­zen – ich würde Dir aber auf jeden Fall einen kos­ten­pflich­ti­gen Ver­trag emp­feh­len. Warum? Weil Du für güns­tige 5 Euro monat­lich (jähr­li­che Zah­lung umge­rech­net 4 Euro monat­lich) erst die volle Power von Todoist nut­zen kannst. Fünf aktive Pro­jekte sind für uns Solo­pre­neu­rin­nen doch ein­fach zu wenig, um unse­ren All­tag abzu­bil­den. Außer­dem feh­len im kos­ten­lo­sen Ver­trag die Erin­ne­run­gen, Du kannst nur 5 MB große Dateien hoch­la­den (im Pro sind es 100 MB) und Du kannst nur drei magere Fil­ter set­zen – in der Pro sind es 150. Warum die Fil­ter wich­tig sein kön­nen, erkläre ich Dir gleich bei mei­nen Erfah­run­gen. Was ich aber beson­ders wich­tig finde: In der kos­ten­lo­sen Ver­sion kannst Du nur eine Woche zurück bli­cken und Deine erle­dig­ten Auf­ga­ben noch ein­mal kon­trol­lie­ren – in der kos­ten­pflich­ti­gen Ver­sion ist der Akti­vi­täts­ver­lauf unbe­grenzt. Melde Dich gerne bei Todoist über mei­nen Wer­be­link an, auch wenn Du erst ein­mal kos­ten­los rein­schnup­pern willst. 

6 Jahre Todoist Erfahrung

Ich habe Todoist von 2015 bis 2021 inten­siv genutzt und auch, wenn ich inzwi­schen zu ClickUp * gewech­selt bin, kann ich Todoist* immer noch unein­ge­schränkt empfehlen. 

Ohne Todoist wäre mir der Umstieg von mei­nem Busi­ness hin zu einem rei­nen Online-Busi­ness nicht so rei­bungs­los gelun­gen. Mit Todoist ist es mög­lich, jeder­zeit den Über­blick über Deine gan­zen Pro­jekte und Deine Mar­ke­ting- und Wer­be­auf­ga­ben zu behal­ten. Todoist gibt Dir das berech­tigte Gefühl, jeder­zeit die Kon­trolle über den täg­li­chen Wahn­sinn zu behal­ten – wenn Du es denn auch regel­mä­ßig und sys­te­ma­tisch nutzt. 

Mit Karmapunkten macht es mehr Spaß

Eigent­lich ver­füge ich in mei­nem Tun über eine hohe intrin­si­sche Moti­va­tion. Den­noch bin ich für Lob und Beloh­nun­gen sehr emp­fäng­lich. Jah­re­lan­ges Com­pu­ter­spie­len hat bei mir die Freude am Errei­chen neuer Level tief in mein Hirn ein­ge­gra­ben – und die Karma-Punkte für das Erle­di­gen von Auf­ga­ben sind ein wun­der­ba­res Ele­ment von Todoist, um Dir mit Gami­fi­ca­tion das Erle­di­gen Dei­ner Auf­ga­ben span­nen­der zu machen. Denn: Wenn Du Deine Auf­ga­ben nicht recht­zei­tig erle­digst oder zumin­dest umter­mi­nierst, ver­lierst Du auch ein­mal gewon­nene Punkte wieder. 

Spricht Dich das Kon­zept der "Karma"-Punkte nicht an – musst Du es nicht nut­zen, wenn Du mit dem Tool arbeitest. 

Vor- und Nachteile von Todoist aus meiner Sicht

Vorteile

Todoist hat viele Vor­teile als Tool zur Auf­ga­ben­ver­wal­tung. Es ist 

• kos­ten­güns­tig
• ein­fach zu bedienen
• fle­xi­bel
• mini­ma­lis­tisch
• zuver­läs­sig 

Nachteile

Todoist hat in mei­nen Augen keine Nach­teile. Das Tool hat mir über Jahre zuver­läs­sig gedient und dafür gesorgt, dass ich nie etwas Wich­ti­ges ver­ges­sen habe. 

"Aber warum nutzt Du dann inzwi­schen ein ande­res Tool, Bir­git?", höre ich Dich fragen. 

Weil das Bes­sere der Feind des Guten ist und meine Ansprü­che an ein Auf­ga­ben­tool sich über die Zeit ver­än­dert haben. Wenn Du bis­her mit einem Kalen­der oder einem Bul­let Jour­nal Deine Auf­ga­ben ver­wal­tet hast, dann ist Todoist meine wärmste Emp­feh­lung für Dich. Ich bin mir sicher, mit einem kom­ple­xe­ren Tool wie ClickUp oder Mon­day oder aWork wärst Du zu Beginn über­for­dert – und das ist nicht gut für die Produktivität. 

Das Schöne an Todoist ist die Offen­heit und Fle­xi­bi­li­tät, wie Du es nutzt. Das kann aber auch zum Pro­blem wer­den, wenn Du kei­nen Plan hast, wie Du Dich orga­ni­sie­ren willst. Wenn man also unbe­dingt einen Nach­teil nen­nen will, dann viel­leicht diesen. 

Wie offen und fle­xi­bel Todoist tat­säch­lich ist, habe ich getes­tet – und mal geschaut, ob es mög­lich ist, einen Redak­ti­ons­plan mit Todoist zu erstellen:

Todoist Alternativen

Letzt­lich kommt es bei der Frage nach Alter­na­ti­ven zu einem Tool immer dar­auf an, was Du eigent­lich genau willst. Willst Du Geld spa­ren? Oder willst Du mehr oder weni­ger Funk­tio­nen (Fea­tures)? Wie sind Deine Ansprü­che an das Tool, das Du suchst?

Todoist Alter­na­ti­ven kön­nen rela­tiv ein­fa­che digi­tale Auf­ga­ben­lis­ten sein (also Apps wie Erin­ne­run­gen für iOS/​MacOS, die Auf­ga­ben im Google Calen­dar, Any.do oder Micro­soft To Do bei­spiels­weise. Auch Kan­ban-basierte Tools wie Asana, Meis­ter­task oder das aus­ge­spro­chen beliebte Trello kannst Du statt Todoist ein­set­zen. Wenn es noch fle­xi­bler und umfang­rei­cher wer­den soll, dann sind sehr viel kom­ple­xere Pro­jekt­ma­nage­ment-Tools wie eben das von mir genannte ClickUp, Monday.com, Jira, Stack­field oder andere aus der Reihe Dein Mit­tel der Wahl. 

Wenn Du unsi­cher bist, dann erstelle Dir einen kos­ten­lo­sen Account und spiele etwas mit Todoist herum. Wenn Du die Pro-Funk­tio­nen län­ger als nur ein paar Tage zum Test brauchst, dann inves­tiere doch ein­fach mal die fünf Euro für einen Monat – das Risiko ist wirk­lich gering.

Nimm Dir Zeit, Dein Todoist ein­zu­rich­ten. Auch ich habe meh­rere Anläufe gebraucht, um es mir so zurecht zu bauen, dass ich damit über meh­rere Jahre gut arbei­ten konnte – und das Grund­prin­zip der Struk­tur habe ich sogar noch nach mei­nem Wech­sel zu ClickUp über­nom­men. Hier erfährst Du mehr über meine Erfah­run­gen mit ClickUp.

Oder brauchst Du Unter­stüt­zung bei der Aus­wahl Dei­ner To Do App? Auch für sol­che Fra­gen stehe ich den Mit­glie­dern in mei­nem Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel jeder­zeit zur Ver­fü­gung. Wenn Du also mit Tools auf Kriegs­fuß stehst und dabei jemand Kom­pe­ten­tes an Dei­ner Seite wünschst, dann lass uns mit­ein­an­der reden. 

Fazit

Todoist ist ein wun­der­ba­res Auf­ga­ben­tool mit auf­ge­räum­ter Bedien­ober­flä­che, das Dich bei Dei­ner täg­li­chen Arbeit unter­stützt und dafür sorgt, dass Du nie mehr etwas ver­gisst, das Du erle­di­gen möch­test. Nach mei­ner Erfah­rung ist es ins­be­son­dere dann geeig­net, wenn Du mit vie­len – auch wie­der­keh­ren­den Auf­ga­ben jon­glie­ren musst. 

Egal ob beruf­lich oder pri­vat – alles fin­det sei­nen Platz in Todoist. Es ist vor allem auch ein sehr guter Ein­stieg in die Welt der digi­ta­len Tools, wenn Du vor­her alles hand­schrift­lich orga­ni­siert und ver­wal­tet hast. Mit der Zeit wirst Du dann die Mög­lich­kei­ten von Todoist immer wei­ter aus­lo­ten, viel­leicht Dei­nen Google Kalen­der mit Todoist ver­knüp­fen, so dass neue Ter­mine auto­ma­tisch darin landen.

In Kürze werde ich Dir in einem eige­nen Bei­trag eine Anlei­tung geben, wie Du mit Todoist sinn­voll arbei­ten kannst und bei­spiels­weise auch Dei­nen Blog-Redak­ti­ons­plan damit in den Griff bekommst. 

Wie haben Dir meine Erfah­run­gen gefal­len? Schreibe mir gerne einen Kommentar!