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Tools und Ressourcen — meine Zauber-Utensilien

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Bir­git hat immer ein Tool!”

Was meine Freun­din und dama­lige Stu­di­en­kol­le­gin Janine schon in den spä­ten 1980ern sagte, gilt immer noch. Weil mich so viele immer wie­der nach Pro­gram­men, Tools, Werk­zeu­gen, Hilfs­mit­teln, im Kern also mei­nen “Zau­ber-Uten­si­lien” fra­gen, habe ich Dir hier eine Über­sicht zusam­men­ge­stellt.

Ein Teil der Links sind Wer­be­links. Bei denen bekomme ich eine Pro­vi­sion oder einen ande­ren Vor­teil, wenn Du Dich dar­über anmel­dest oder dar­über kaufst. Ich habe diese Links mit einem Stern­chen* gekenn­zeich­net.

Du bezahlst aber in kei­nem Fall mehr und hast eher Vor- als Nach­teile (bei­spiels­weise ein Start­gut­ha­ben oder einen län­ge­ren Test­zeit­raum). Wenn Du das nicht möch­test, kannst Du selbst­ver­ständ­lich Google oder eine andere Such­ma­schine Dei­ner Wahl ein­set­zen, um zu dem Tool zu gelan­gen.

Organisieren und Planen

Ohne Orga­ni­sa­tion und Pla­nung geht bei mir gar nichts. Ganz egal, ob es sich um die Orga­ni­sa­tion mei­nes Arbeits­all­tags, die Orga­ni­sa­tion von Wis­sen oder die Pla­nung mei­nes eige­nen Mar­ke­tings han­delt. Diese Tools setze ich regel­mä­ßig, viele davon täg­lich ein.

primaERP

Wenn ein Kunde bei mir ein Stun­den­pa­ket bucht, setze ich das Time­Tracking von pri­ma­ERP ein. Meine eigene Zeit tra­cke ich mit dem zuge­hö­ri­gen Atten­dance Tool. Ich habe bei­des schon seit 2015 im Ein­satz und bin sehr zufrie­den damit. Ver­wend­bar im Brow­ser und mit Apps für Android und iOS. Für ein klei­nes Team mit bis zu drei Per­so­nen ist pri­ma­ERP kos­ten­los. Es spricht Deutsch und der Sitz des Unter­neh­mens ist in der EU (Tsche­chien).

LastPass

Wer viele Tools ein­setzt, hat auch viele Pass­wör­ter. Ich ver­walte meine mit dem Tool Last­Pass*. Damit kann ich die Pass­wör­ter sowohl im Brow­ser am PC als auch über eine App auf mei­nem Smart­phone ver­wal­ten und direkt ein­set­zen. Das funk­tio­niert rei­bungs­los und ist ein­fach ver­ständ­lich.

Was ich an Last­Pass beson­ders schätze, ist die Funk­tion, dass ich einer Ver­trau­ens­per­son nach einem gewis­sen Zeit­raum Zugriff auf die Pass­wör­ter geben kann. Wenn mir mal was pas­siert, kommt mein Mann so nach 24 Stun­den an alle meine Pass­wör­ter. Ich finde das sehr beru­hi­gend.

Todoist

Ohne Todoist würde ich wohl min­des­tens die Hälfte des­sen, was ich tun will und muss ver­ges­sen und aus den Augen ver­lie­ren. Nach­dem ich gut 15 Jahre begeis­tert mit dem papier­ba­sier­ten Time/System und dann noch meh­rere Jahre mit einem Bul­let-Jour­nal-ähn­li­chem Notiz­buch-Sys­tem gear­bei­tet hatte, ging das so nicht mehr wei­ter und ich ver­wende nun seit 2014 Todoist* in der Pre­mium-Ver­sion.

Wenn Du nur wenige Pro­jekte hast und vor allem auf Kom­men­tare zu den Auf­ga­ben, Eti­ket­ten (Tags) und natür­lich Erin­ne­run­gen ver­zich­ten kannst, reicht die kos­ten­lose Ver­sion locker aus. Ich schätze die Pre­mium-Funk­tio­nen und das zum Jah­res­preis der sogar güns­ti­ger ist als der Jah­res­in­halt für mein gutes altes Time/System.

Evernote

Ever­note* ist sozu­sa­gen mein aus­ge­la­ger­tes Gedächt­nis und die “Kram­schub­lade” wo alles rein­kommt, was ich irgend­wie für auf­be­wah­rens­wert betrachte. Das ist erstaun­lich viel. 😂 Über Ever­note habe ich einen eige­nen Blog­ar­ti­kel geschrie­ben, der Dir viel über meine Arbeit mit die­ser tol­len Soft­ware erzählt.

Pocket

Wäh­rend ich in Ever­note Inhalte sammle, dient mir Pocket als Tool, mit dem ich Lese­zei­chen anlege. Und zwar sol­che Lese­zei­chen, die ich nicht in mei­ner Lese­zei­chen­samm­lung im Brow­ser ver­wal­ten möchte, son­dern Lese­zei­chen von Inhal­ten, die ich spä­ter mal lesen und even­tu­ell noch mal brau­chen werde. Über das Tag­ging und die Such­funk­tion kann ich die Inhalte schnell wie­der­fin­den. Ich nutze die kos­ten­freie Ver­sion von Pocket.

PhraseExpress

Bestimmte Dinge tippt man im Online-Busi­ness immer und immer wie­der. Phra­se­Ex­press ist da ein­fach ein genia­les Tool zur Text­bau­stein-Ver­wal­tung. Es spart mir unheim­lich viel Zeit und Suche­rei. Phra­se­Ex­press ist nicht ganz bil­lig und ich habe viele andere Pro­gramme aus­pro­biert — kei­nes kommt an die Ein­fach­heit der Bedie­nung im täg­li­chen Ein­satz heran.

Ditto

Ditto ist ein Win­dows-Pro­grämm­chen mit dem ich die Win­dows-Zwi­schen­ab­lage erwei­tere. Ich kopiere oft Links oder andere Text­schnip­sel, die ich spä­ter noch mal ver­wen­den will — ohne Ditto müsste ich immer den Umweg über ein Text­do­ku­ment gehen. So kann ich direkt über den Tray unten rechts auch ältere kopierte Inhalte schnell wie­der­fin­den und in Texte ein­fü­gen. Ditto ist ein kos­ten­lo­ses Open­So­urce Pro­gramm.

Pipedrive

Pipe­drive* ist das jüngste mei­ner lan­gen Tool-Liste hier. Lange habe ich nach einem guten, ein­fa­chen und bezahl­ba­ren CRM-Sys­tem gesucht, mit dem ich nicht nur Kun­den­da­ten ver­wal­ten kann, son­dern auch die Kun­den-Mails im direkt Zugriff habe, ohne nur noch über das CRM-Sys­tem mai­len zu müs­sen. Denn ich arbeite seit 15 Jah­ren mit Thun­der­bird und möchte das auch nicht ändern.

Pipe­drive ermög­licht mir das und noch dazu die Mög­lich­keit, mir Noti­zen bei­spiels­weise über die Inhalte einer Bera­tung direkt beim Kon­takt zu machen. Bis­her hatte ich das über Ever­note gelöst, aber so rich­tig glück­lich war ich damit nicht. Und über die Pipes (eine Art Kan­ban-Sys­tem wie in Trello) habe ich immer einen Über­blick, in wel­cher Phase des Geschäfts mein Kunde sich gerade befin­det.

FastBill

Meine Rech­nun­gen schreibe ich schon seit 2016 mit Fast­bill*, seit gut andert­halb Jah­ren nutze ich es auch, um alle meine Belege an mei­nen Steu­er­be­ra­ter zu über­ge­ben. Ein­fach zu bedie­nen, freies Rech­nungs­lay­out, net­ter Sup­port, das sind die Gründe, warum ich Fast­bill mag.

Social Media Planung

Ohne eine ordent­li­che Pla­nung kannst Du Social Media als Mar­ke­ting-Instru­ment nicht effi­zi­ent ein­set­zen. Ich habe vie­les getes­tet, nutze man­ches par­al­lel und habe ja eine ganze Blog­ar­ti­kel-Reihe zu dem Thema geschrie­ben. Auf die­ser Seite emp­fehle ich Dir die Tools, die ich aktu­ell ver­wende.

Recurpost

Recur­post* ist ein Pla­nungs­tool, das ich nicht mehr mis­sen möchte. Zuver­läs­sig zeigt es mei­nen Fans und Fol­lo­wern im von mir vor­ge­ge­be­nen Rhyth­mus meine Blog­ar­ti­kel. Außer­dem ver­wende ich es zur “immer­wäh­ren­den” Pla­nung der regel­mä­ßi­gen Posts in mei­ner Face­book-Gruppe. Übri­gens habe ich auch einen Online-Selbst­lern-Kurs für die Nut­zung von Recur­post erstellt.

Social Pilot

Social Pilot* setze ich in ers­ter Linie dazu ein, Bei­träge von Drit­ten zu kura­tie­ren. So kann ich sicher­stel­len, dass ich meine Fans und Fol­lo­wer mit span­nen­den Infor­ma­tio­nen jen­seits mei­ner eige­nen Bei­träge ver­sorge, ohne sie zu ner­ven, weil ich gerade fünf Arti­kel “am Stück” poste. Aber Social Pilot kann noch mehr — wenn Du nur ein Tool ver­wen­den willst, ist es auf jeden Fall einen Blick wert.

Facebook Creator Studio

Immer häu­fi­ger ver­wende ich in der letz­ten Zeit auch das Face­book Crea­tor Stu­dio. Die Reich­wei­ten­be­gren­zung ist nicht so krass wie bei Tools von Dritt­an­bie­tern und beson­ders smart ist natür­lich die Option, direkt ohne Umweg über die ori­gi­nale App auf dem Smart­phone nach Insta­gram pos­ten zu kön­nen. Noch dazu kos­ten­los und sehr über­sicht­lich im Auf­bau.

Scompler

Scomp­ler ist mehr als ein Pla­nungs­tool. Scomp­ler ist eigent­lich ein Stra­te­gie-Tool für Con­tent-Mar­ke­ting. Wenn Du Du nur die Grund­funk­tio­nen nut­zen willst und kei­nen zwei­ten Zugang benö­tigst, ist Scomp­ler sogar kos­ten­los. Was wirk­lich genial ist. Aber auch die ONE+ Ver­sion ist mit monat­lich 19 Euro noch erschwing­lich. Teste erst die kos­ten­lose ONE-Ver­sion und gib Dir etwas Zeit, Dich damit ver­traut zu machen. Die Ein­ar­bei­tung lohnt sich!

Trello

Mit Trello erstelle ich immer mei­nen Redak­ti­ons­plan “on the go” — per­fekt, um schnell mal Ideen zu sam­meln und dann auf die ein­zel­nen Monate zu ver­tei­len. Außer­dem kannst Du viele Dei­ner Geschäfts­pro­zesse in Trello wun­der­bar über­sicht­lich gestal­ten — zum Bei­spiel die Abläufe für die Erstel­lung ein­zel­ner Pod­cast-Fol­gen über die Idee bis zum Upload und der Ver­öf­fent­li­chung über­wa­chen. Ich nutze Trello Gold, das es so nicht mehr gibt. Du hast die Wahl zwi­schen kos­ten­los und Busi­ness.

Newsletter

Bevor ich zu mei­nem jet­zi­gen Sys­tem kam, habe ich eine kleine News­let­ter-Odys­see hin­ter mich gebracht. Ich habe — wie fast jeder — mit Mail­chimp begon­nen, dann bin ich über Get­Re­sponse und Cle­ver­Re­ach zu Sen­din­Blue gelangt, um dann letzt­end­lich die­sen Anbie­ter zu ver­wen­den:

ActiveCampaign

Active­Cam­paign ist in der Lite-Ver­sion bereits mit sehr umfang­rei­chen Funk­tio­nen aus­ge­stat­tet. Pro­blem­los kannst Du über Tag­ging Deine Kon­takte seg­men­tie­ren und so die Zahl der Lis­ten und damit dop­pel­ten Kon­takte sehr begren­zen. Ich habe einen sehr aus­führ­li­chen Blog­ar­ti­kel zu Active­Cam­paign geschrie­ben, der Dir bei der Ent­schei­dung hel­fen kann, ob es das rich­tige Sys­tem für Dich ist.

Website

Ohne Web­site geht gar nichts im Online-Busi­ness — und selbst im Off­line-Busi­ness wird ein Unter­neh­men ohne eigene Inter­net-Seite heute nicht mehr ernst genom­men. Hier die Soft­ware und der Hos­ter, für die ich mich ent­schie­den habe:

Webhosting

Meine Web­sites habe ich bei all inkl* gehos­tet. Hier besteht ein super Ver­hält­nis zwi­schen einem güns­ti­gen Preis, kur­zen Lade­zei­ten und einem kom­pe­ten­ten Ser­vice.

WordPress

Meine Web­site läuft mit Word­Press — und zwar der kos­ten­lo­sen Soft­ware von wordpress.org. Wenn Du den Unter­schied zu wordpress.com nicht kennst, in die­sem Blog­ar­ti­kel habe ich ihn mal aus­führ­lich erklärt.

Thrive

Mein Tem­plate Rise, mein Page­buil­der Thri­ve­Ar­chi­tect und ver­schie­dene andere Plugins stam­men aus der Schmiede von Thri­ve­The­mes. Anders als der Name ver­mu­ten lässt, bie­ten sie eben nicht nur The­mes an, son­dern eine ganze Reihe von hilf­rei­chen Plugins. Ich emp­fehle Dir gleich die Mit­glied­schaft, die kommt güns­ti­ger, als alle Tools nach und nach güns­ti­ger zu kau­fen.

Digimember

Mei­nen Mit­glieds­be­reich für mei­nen Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel habe ich mit Digi­mem­ber* erstellt. Digi­mem­ber ver­wal­tet die Inhalte und die Mit­glie­der.

Pixelmate

Bevor Du auf diese Seite gekom­men bist, muss­test Du irgend­wann einen Coo­kie-Hin­weis bestä­ti­gen und damit Dein Ein­ver­ständ­nis dafür geben. Die­ses soge­nannte Opt In steuere ich über das Plugin Pixel­mate*.

Zahlungsanbieter

Wenn Du eines mei­ner Ange­bote wahr­nimmst, wird die Bezah­lung über einen die­ser bei­den Zah­lungs­an­bie­ter abge­wi­ckelt. Beide haben unter­schied­li­che Vor­teile und ich kann beide glei­cher­ma­ßen emp­feh­len.

Wenn Du keine Lust hast, Rech­nun­gen zu schrei­ben und Dich dabei mit den unter­schied­li­chen Mehr­wert­steuer-Rege­lun­gen welt­weit aus­ein­an­der zu set­zen, leis­ten beide super Dienste. So kannst Du Dei­nen Kun­den auch Zah­lungs­me­tho­den wie Kre­dit­karte oder Last­schrift anbie­ten, was sonst nicht so ein­fach wäre.

Die bei­den Anbie­ter sind im deutsch­spra­chi­gen Raum inzwi­schen sehr bekannt. Für mei­nen Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel und meine stun­den­weise 1:1 ‑Bera­tung ver­wende ich Digistore24*, für alles andere, ins­be­son­dere auch meine Selbst­lern­kurse und Tages­work­shops (1:1 und Grup­pen­work­shops) sowie mein Evo­cati-Grup­pen­coa­ching ver­wende ich Elo­page*.

Grafik und Video

Canva

Canva zeigt seine wah­ren Stär­ken in der schnel­len Bild­mon­tage für Social Media Gra­fi­ken. Alle wich­ti­gen Grö­ßen sind bereits hin­ter­legt und Canva bie­tet viele Lay­outs, For­men, Rah­men und Gra­fi­ken an, die man schnell und ein­fach ein­set­zen kann.

Canva ist ein­fach zu erler­nen und sogar kos­ten­los nutz­bar. Einige sehr hilf­rei­che Funk­tio­nen, wie das Anle­gen von eige­nen Farb­pa­let­ten oder das Hoch­la­den eige­ner Fonts sind aber nur in der Pre­mium-Ver­sion nutz­bar. Ich kann diese wärms­tens emp­feh­len.

Affinity Software

Lange Jahre habe ich die Crea­tive Suite vom Platz­hir­schen Adobe genutzt. Für mein Nut­zungs­ver­hal­ten pass­ten die monat­li­chen Kos­ten aber nicht mehr, so dass ich mich nach einer Alter­na­tive umge­schaut habe. Die Pro­gramme von Affi­nity sind denen von Adobe durch­aus eben­bür­tig, aber sie kos­ten nur eine ein­ma­lige Zah­lung und kein monat­li­ches Abo.

Darum emp­fehle ich Dir gern statt Adobe Pho­to­shop Affi­nity Photo, statt Adobe Illus­tra­tor den Affi­nity Desi­gner und statt Adobe InDe­sign den Affi­nity Publisher.

Camtasia

Für die Bear­bei­tung von Videos und auch zur Auf­nahme ist mir Camt­asia* seit vie­len Jah­ren ein lieb­ge­won­ne­nes Pro­gramm. Camt­asia ist rela­tiv leicht zu erler­nen und ren­dert Videos auch auf mei­nem etwas älte­ren Win­dows PC ange­nehm schnell. Noch dazu sind die erzeug­ten Dateien deut­lich klei­ner als die, die aus dem Pro­gramm, das ich vor­her genutzt habe.

Camt­asia kos­tet ein­ma­lig, rechne aber mit unge­fähr jähr­li­chen Update-Kos­ten für etwa die Hälfte des Neu­prei­ses. Manch­mal kannst Du auf App­sumo* ein güns­ti­ges Ange­bot dazu erwi­schen.

Loom

Um für meine Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel-Mit­glie­der schnell Feed­back bei­spiels­weise zu einer Lan­ding­page oder einer Web­site zu geben, nutze ich gern Loom.

Der Vor­teil von Loom* ist, dass es als Erwei­te­rung im Brow­ser immer zur Hand ist und die Videos nach der Auf­nahme nahezu sofort zur Ver­fü­gung ste­hen und nicht extra zu einem Video­hos­ter hoch­ge­la­den wer­den müs­sen. Loom ist kos­ten­los nutz­bar, hat dann aber einige Ein­schrän­kun­gen.

Logitech Webcam

Seit vie­len Jah­ren schwöre ich auf die Pro­dukte von Logi­tech — Tas­ta­tu­ren, Mäuse und eben auch die Web­cams sind immer zuver­läs­sig, der Sup­port immer kom­pe­tent und kulant. Die C920 Web­cam* ist ein wah­res Wun­der­werk und kommt auch mit wenig Licht gut klar. Ich ver­linke Dir hier das aktu­elle Modell, ich habe seit Sep­tem­ber 2016 das Vor­läu­fer-Modell im täg­li­chen Ein­satz.

Zoom

Als ich im Früh­jahr 2016 anfing Zoom* für meine Webi­nare zu nut­zen, kannte es kaum jemand — inzwi­schen ist es mega popu­lär gewor­den. Zoom ist ein Video­kon­fe­renz-Sys­tem (ähn­lich wie Skype), das sehr sta­bil läuft, ein­fach bedien­bar ist und eine hohe Qua­li­tät der Auf­nah­men bie­tet.

Mit der kos­ten­lo­sen Ver­sion kannst Du belie­big lange 1:1‑Gespräche füh­ren, falls Du mehr als einen Gesprächs­part­ner hast (bis zu 100 sind mög­lich), wird die Ver­bin­dung nach 40 Minu­ten been­det.

Für belie­big lange Gesprä­che mit bis zu 100 Teil­neh­mern ist die Pro Ver­sion erfor­der­lich. Mit die­ser kannst Du übri­gens auch nach Face­book und You­Tube strea­men — eine sehr coole Sache. Die Webi­nar-Ver­sion brauchst Du vor allem dann, wenn Du sehr viele Teil­neh­mer hast und nicht möch­test, dass sie sich in Dei­nen Vor­trag ein­klin­ken kön­nen. Ich möchte auf Zoom nicht mehr ver­zich­ten.

… und das ist noch nicht alles!

Im Ver­trauen — ich habe noch etli­che Tools mehr im Ein­satz — schreibe mir gerne in einen Kom­men­tar, wenn Du mehr über ein Tool wis­sen möch­test — wenn ich es tat­säch­lich ver­wende, ergänze ich die­sen Bei­trag.

Wenn Dir meine Über­sicht gefal­len hat, freue ich mich übri­gens über schnelle 5 Sterne hier unter die­sem Bei­trag.

4.9/5 (16 Reviews)

Über den Autor Birgit Schultz

Ich bin Birgit Schultz von Marketing-Zauber und ich unterstütze Solopreneurinnen (Einzelunternehmer) bei ihrem Online- und Social Media Marketing. Mein Fokus liegt auf dem strategischen und effizienten Einsatz von Social Media und Content Marketing für die Erhöhung von Bekanntheit, Reichweite und Reputation. Denn nur wer Dich kennt, kann bei Dir kaufen!

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