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Tools und Ressourcen – meine Zauber-Utensilien

Letzte Aktualisierung 18. August 2020

„Birgit hat immer ein Tool!“

Was meine Freundin und damalige Studienkollegin Janine schon in den späten 1980ern sagte, gilt immer noch. Weil mich so viele immer wieder nach Programmen, Tools, Werkzeugen, Hilfsmitteln, im Kern also meinen „Zauber-Utensilien“ fragen, habe ich Dir hier eine Übersicht zusammengestellt.

Ein Teil der Links sind Werbelinks. Bei denen bekomme ich eine Provision oder einen anderen Vorteil, wenn Du Dich darüber anmeldest oder darüber kaufst. Ich habe diese Links mit einem Sternchen* gekennzeichnet.

Du bezahlst aber in keinem Fall mehr und hast eher Vor- als Nachteile (beispielsweise ein Startguthaben oder einen längeren Testzeitraum). Wenn Du das nicht möchtest, kannst Du selbstverständlich Google oder eine andere Suchmaschine Deiner Wahl einsetzen, um zu dem Tool zu gelangen.

Organisieren und Planen

Ohne Organisation und Planung geht bei mir gar nichts. Ganz egal, ob es sich um die Organisation meines Arbeitsalltags, die Organisation von Wissen oder die Planung meines eigenen Marketings handelt. Diese Tools setze ich regelmäßig, viele davon täglich ein.

primaERP

Wenn ein Kunde bei mir ein Stundenpaket bucht, setze ich das TimeTracking von primaERP ein. Meine eigene Zeit tracke ich mit dem zugehörigen Attendance Tool. Ich habe beides schon seit 2015 im Einsatz und bin sehr zufrieden damit. Verwendbar im Browser und mit Apps für Android und iOS. Für ein kleines Team mit bis zu drei Personen ist primaERP kostenlos. Es spricht Deutsch und der Sitz des Unternehmens ist in der EU (Tschechien).

LastPass

Wer viele Tools einsetzt, hat auch viele Passwörter. Ich verwalte meine mit dem Tool LastPass*. Damit kann ich die Passwörter sowohl im Browser am PC als auch über eine App auf meinem Smartphone verwalten und direkt einsetzen. Das funktioniert reibungslos und ist einfach verständlich.

Was ich an LastPass besonders schätze, ist die Funktion, dass ich einer Vertrauensperson nach einem gewissen Zeitraum Zugriff auf die Passwörter geben kann. Wenn mir mal was passiert, kommt mein Mann so nach 24 Stunden an alle meine Passwörter. Ich finde das sehr beruhigend.

Todoist

Ohne Todoist würde ich wohl mindestens die Hälfte dessen, was ich tun will und muss vergessen und aus den Augen verlieren. Nachdem ich gut 15 Jahre begeistert mit dem papierbasierten Time/System und dann noch mehrere Jahre mit einem Bullet-Journal-ähnlichem Notizbuch-System gearbeitet hatte, ging das so nicht mehr weiter und ich verwende nun seit 2014 Todoist* in der Premium-Version.

Wenn Du nur wenige Projekte hast und vor allem auf Kommentare zu den Aufgaben, Etiketten (Tags) und natürlich Erinnerungen verzichten kannst, reicht die kostenlose Version locker aus. Ich schätze die Premium-Funktionen und das zum Jahrespreis der sogar günstiger ist als der Jahresinhalt für mein gutes altes Time/System.

Evernote

Evernote* ist sozusagen mein ausgelagertes Gedächtnis und die „Kramschublade“ wo alles reinkommt, was ich irgendwie für aufbewahrenswert betrachte. Das ist erstaunlich viel. 😂 Über Evernote habe ich einen eigenen Blogartikel geschrieben, der Dir viel über meine Arbeit mit dieser tollen Software erzählt.

Pocket

Während ich in Evernote Inhalte sammle, dient mir Pocket als Tool, mit dem ich Lesezeichen anlege. Und zwar solche Lesezeichen, die ich nicht in meiner Lesezeichensammlung im Browser verwalten möchte, sondern Lesezeichen von Inhalten, die ich später mal lesen und eventuell noch mal brauchen werde. Über das Tagging und die Suchfunktion kann ich die Inhalte schnell wiederfinden. Ich nutze die kostenfreie Version von Pocket.

PhraseExpress

Bestimmte Dinge tippt man im Online-Business immer und immer wieder. PhraseExpress ist da einfach ein geniales Tool zur Textbaustein-Verwaltung. Es spart mir unheimlich viel Zeit und Sucherei. PhraseExpress ist nicht ganz billig und ich habe viele andere Programme ausprobiert – keines kommt an die Einfachheit der Bedienung im täglichen Einsatz heran.

Ditto

Ditto ist ein Windows-Progrämmchen mit dem ich die Windows-Zwischenablage erweitere. Ich kopiere oft Links oder andere Textschnipsel, die ich später noch mal verwenden will – ohne Ditto müsste ich immer den Umweg über ein Textdokument gehen. So kann ich direkt über den Tray unten rechts auch ältere kopierte Inhalte schnell wiederfinden und in Texte einfügen. Ditto ist ein kostenloses OpenSource Programm.

Pipedrive

Pipedrive* ist das jüngste meiner langen Tool-Liste hier. Lange habe ich nach einem guten, einfachen und bezahlbaren CRM-System gesucht, mit dem ich nicht nur Kundendaten verwalten kann, sondern auch die Kunden-Mails im direkt Zugriff habe, ohne nur noch über das CRM-System mailen zu müssen. Denn ich arbeite seit 15 Jahren mit Thunderbird und möchte das auch nicht ändern.

Pipedrive ermöglicht mir das und noch dazu die Möglichkeit, mir Notizen beispielsweise über die Inhalte einer Beratung direkt beim Kontakt zu machen. Bisher hatte ich das über Evernote gelöst, aber so richtig glücklich war ich damit nicht. Und über die Pipes (eine Art Kanban-System wie in Trello) habe ich immer einen Überblick, in welcher Phase des Geschäfts mein Kunde sich gerade befindet.

FastBill

Meine Rechnungen schreibe ich schon seit 2016 mit Fastbill*, seit gut anderthalb Jahren nutze ich es auch, um alle meine Belege an meinen Steuerberater zu übergeben. Einfach zu bedienen, freies Rechnungslayout, netter Support, das sind die Gründe, warum ich Fastbill mag.

Social Media Planung

Ohne eine ordentliche Planung kannst Du Social Media als Marketing-Instrument nicht effizient einsetzen. Ich habe vieles getestet, nutze manches parallel und habe ja eine ganze Blogartikel-Reihe zu dem Thema geschrieben. Auf dieser Seite empfehle ich Dir die Tools, die ich aktuell verwende.

Recurpost

Recurpost* ist ein Planungstool, das ich nicht mehr missen möchte. Zuverlässig zeigt es meinen Fans und Followern im von mir vorgegebenen Rhythmus meine Blogartikel. Außerdem verwende ich es zur „immerwährenden“ Planung der regelmäßigen Posts in meiner Facebook-Gruppe. Übrigens habe ich auch einen Online-Selbstlern-Kurs für die Nutzung von Recurpost erstellt.

Social Pilot

Social Pilot* setze ich in erster Linie dazu ein, Beiträge von Dritten zu kuratieren. So kann ich sicherstellen, dass ich meine Fans und Follower mit spannenden Informationen jenseits meiner eigenen Beiträge versorge, ohne sie zu nerven, weil ich gerade fünf Artikel „am Stück“ poste. Aber Social Pilot kann noch mehr – wenn Du nur ein Tool verwenden willst, ist es auf jeden Fall einen Blick wert.

Facebook Creator Studio

Immer häufiger verwende ich in der letzten Zeit auch das Facebook Creator Studio. Die Reichweitenbegrenzung ist nicht so krass wie bei Tools von Drittanbietern und besonders smart ist natürlich die Option, direkt ohne Umweg über die originale App auf dem Smartphone nach Instagram posten zu können. Noch dazu kostenlos und sehr übersichtlich im Aufbau.

Scompler

Scompler ist mehr als ein Planungstool. Scompler ist eigentlich ein Strategie-Tool für Content-Marketing. Wenn Du Du nur die Grundfunktionen nutzen willst und keinen zweiten Zugang benötigst, ist Scompler sogar kostenlos. Was wirklich genial ist. Aber auch die ONE+ Version ist mit monatlich 19 Euro noch erschwinglich. Teste erst die kostenlose ONE-Version und gib Dir etwas Zeit, Dich damit vertraut zu machen. Die Einarbeitung lohnt sich!

Trello

Mit Trello erstelle ich immer meinen Redaktionsplan „on the go“ – perfekt, um schnell mal Ideen zu sammeln und dann auf die einzelnen Monate zu verteilen. Außerdem kannst Du viele Deiner Geschäftsprozesse in Trello wunderbar übersichtlich gestalten – zum Beispiel die Abläufe für die Erstellung einzelner Podcast-Folgen über die Idee bis zum Upload und der Veröffentlichung überwachen. Ich nutze Trello Gold, das es so nicht mehr gibt. Du hast die Wahl zwischen kostenlos und Business.

Newsletter

Bevor ich zu meinem jetzigen System kam, habe ich eine kleine Newsletter-Odyssee hinter mich gebracht. Ich habe – wie fast jeder – mit Mailchimp begonnen, dann bin ich über GetResponse und CleverReach zu SendinBlue gelangt, um dann letztendlich diesen Anbieter zu verwenden:

ActiveCampaign

ActiveCampaign* ist in der Lite-Version bereits mit sehr umfangreichen Funktionen ausgestattet. Problemlos kannst Du über Tagging Deine Kontakte segmentieren und so die Zahl der Listen und damit doppelten Kontakte sehr begrenzen. Ich habe einen sehr ausführlichen Blogartikel zu ActiveCampaign geschrieben, der Dir bei der Entscheidung helfen kann, ob es das richtige System für Dich ist.

Website

Ohne Website geht gar nichts im Online-Business – und selbst im Offline-Business wird ein Unternehmen ohne eigene Internet-Seite heute nicht mehr ernst genommen. Hier die Software und der Hoster, für die ich mich entschieden habe:

Webhosting

Meine Websites habe ich bei all inkl* gehostet. Hier besteht ein super Verhältnis zwischen einem günstigen Preis, kurzen Ladezeiten und einem kompetenten Service.

WordPress

Meine Website läuft mit WordPress – und zwar der kostenlosen Software von wordpress.org. Wenn Du den Unterschied zu wordpress.com nicht kennst, in diesem Blogartikel habe ich ihn mal ausführlich erklärt.

Thrive

Mein Template Rise, mein Pagebuilder ThriveArchitect und verschiedene andere Plugins stammen aus der Schmiede von ThriveThemes. Anders als der Name vermuten lässt, bieten sie eben nicht nur Themes an, sondern eine ganze Reihe von hilfreichen Plugins. Ich empfehle Dir gleich die Mitgliedschaft, die kommt günstiger, als alle Tools nach und nach günstiger zu kaufen.

Digimember

Meinen Mitgliedsbereich für meinen Marketing-Zauber-Zirkel habe ich mit Digimember* erstellt. Digimember verwaltet die Inhalte und die Mitglieder.

Pixelmate

Bevor Du auf diese Seite gekommen bist, musstest Du irgendwann einen Cookie-Hinweis bestätigen und damit Dein Einverständnis dafür geben. Dieses sogenannte Opt In steuere ich über das Plugin Pixelmate*.

Zahlungsanbieter

Wenn Du eines meiner Angebote wahrnimmst, wird die Bezahlung über einen dieser beiden Zahlungsanbieter abgewickelt. Beide haben unterschiedliche Vorteile und ich kann beide gleichermaßen empfehlen.

Wenn Du keine Lust hast, Rechnungen zu schreiben und Dich dabei mit den unterschiedlichen Mehrwertsteuer-Regelungen weltweit auseinander zu setzen, leisten beide super Dienste. So kannst Du Deinen Kunden auch Zahlungsmethoden wie Kreditkarte oder Lastschrift anbieten, was sonst nicht so einfach wäre.

Die beiden Anbieter sind im deutschsprachigen Raum inzwischen sehr bekannt. Für meinen Marketing-Zauber-Zirkel und meine stundenweise 1:1 -Beratung verwende ich Digistore24*, für alles andere, insbesondere auch meine Selbstlernkurse und Tagesworkshops (1:1 und Gruppenworkshops) sowie mein Evocati-Gruppencoaching verwende ich Elopage*.

Grafik und Video

Canva

Canva zeigt seine wahren Stärken in der schnellen Bildmontage für Social Media Grafiken. Alle wichtigen Größen sind bereits hinterlegt und Canva bietet viele Layouts, Formen, Rahmen und Grafiken an, die man schnell und einfach einsetzen kann.

Canva ist einfach zu erlernen und sogar kostenlos nutzbar. Einige sehr hilfreiche Funktionen, wie das Anlegen von eigenen Farbpaletten oder das Hochladen eigener Fonts sind aber nur in der Premium-Version nutzbar. Ich kann diese wärmstens empfehlen.

Affinity Software

Lange Jahre habe ich die Creative Suite vom Platzhirschen Adobe genutzt. Für mein Nutzungsverhalten passten die monatlichen Kosten aber nicht mehr, so dass ich mich nach einer Alternative umgeschaut habe. Die Programme von Affinity sind denen von Adobe durchaus ebenbürtig, aber sie kosten nur eine einmalige Zahlung und kein monatliches Abo.

Darum empfehle ich Dir gern statt Adobe Photoshop Affinity Photo, statt Adobe Illustrator den Affinity Designer und statt Adobe InDesign den Affinity Publisher.

Camtasia

Für die Bearbeitung von Videos und auch zur Aufnahme ist mir Camtasia* seit vielen Jahren ein liebgewonnenes Programm. Camtasia ist relativ leicht zu erlernen und rendert Videos auch auf meinem etwas älteren Windows PC angenehm schnell. Noch dazu sind die erzeugten Dateien deutlich kleiner als die, die aus dem Programm, das ich vorher genutzt habe.

Camtasia kostet einmalig, rechne aber mit ungefähr jährlichen Update-Kosten für etwa die Hälfte des Neupreises. Manchmal kannst Du auf Appsumo* ein günstiges Angebot dazu erwischen.

Loom

Um für meine Marketing-Zauber-Zirkel-Mitglieder schnell Feedback beispielsweise zu einer Landingpage oder einer Website zu geben, nutze ich gern Loom.

Der Vorteil von Loom* ist, dass es als Erweiterung im Browser immer zur Hand ist und die Videos nach der Aufnahme nahezu sofort zur Verfügung stehen und nicht extra zu einem Videohoster hochgeladen werden müssen. Loom ist kostenlos nutzbar, hat dann aber einige Einschränkungen.

Logitech Webcam

Seit vielen Jahren schwöre ich auf die Produkte von Logitech – Tastaturen, Mäuse und eben auch die Webcams sind immer zuverlässig, der Support immer kompetent und kulant. Die C920 Webcam* ist ein wahres Wunderwerk und kommt auch mit wenig Licht gut klar. Ich verlinke Dir hier das aktuelle Modell, ich habe seit September 2016 das Vorläufer-Modell im täglichen Einsatz.

Zoom

Als ich im Frühjahr 2016 anfing Zoom* für meine Webinare zu nutzen, kannte es kaum jemand – inzwischen ist es mega populär geworden. Zoom ist ein Videokonferenz-System (ähnlich wie Skype), das sehr stabil läuft, einfach bedienbar ist und eine hohe Qualität der Aufnahmen bietet.

Mit der kostenlosen Version kannst Du beliebig lange 1:1-Gespräche führen, falls Du mehr als einen Gesprächspartner hast (bis zu 100 sind möglich), wird die Verbindung nach 40 Minuten beendet.

Für beliebig lange Gespräche mit bis zu 100 Teilnehmern ist die Pro Version erforderlich. Mit dieser kannst Du übrigens auch nach Facebook und YouTube streamen – eine sehr coole Sache. Die Webinar-Version brauchst Du vor allem dann, wenn Du sehr viele Teilnehmer hast und nicht möchtest, dass sie sich in Deinen Vortrag einklinken können. Ich möchte auf Zoom nicht mehr verzichten.

… und das ist noch nicht alles!

Im Vertrauen – ich habe noch etliche Tools mehr im Einsatz – schreibe mir gerne in einen Kommentar, wenn Du mehr über ein Tool wissen möchtest – wenn ich es tatsächlich verwende, ergänze ich diesen Beitrag.

Wenn Dir meine Übersicht gefallen hat, freue ich mich übrigens über schnelle 5 Sterne hier unter diesem Beitrag.

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Über den Autor Birgit Schultz

Ich bin Birgit Schultz von Marketing-Zauber und ich unterstütze Solopreneurinnen (Einzelunternehmer) bei ihrem Online- und Social Media Marketing. Mein Fokus liegt auf dem strategischen und effizienten Einsatz von Social Media und Content Marketing für die Erhöhung von Bekanntheit, Reichweite und Reputation. Denn nur wer Dich kennt, kann bei Dir kaufen!

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