Trello Erfahrungen: einfach • praktisch • bunt!

Letzte Aktua­li­sie­rung 14. Juni 2023 

Trello ist für viele Nut­zer eine Art eier­le­gen­der Woll­milch­sau und wird nicht mehr nur fürs klas­si­sche Pro­jekt- und Auf­ga­ben­ma­nage­ment genutzt, son­dern auch für viele andere Auf­ga­ben. Für uns Solo­pre­neu­rin­nen hat sich Trello im Unter­neh­mens­ein­satz viel­fach bewährt: Von der Erstel­lung von Redak­ti­ons­plä­nen über Launch­pla­nung bis hin zur Urlaubs­pla­nung kannst Du alles damit machen. In die­sem Bei­trag teile ich meine Trello Erfah­run­gen und erkläre Dir das Wich­tigste, was Du zu Trello wis­sen musst. Wei­tere Ideen, wofür Du Trello sinn­voll ein­set­zen kannst, fin­dest Du wei­ter unten im Beitrag. 

Kurze Vorstellung von Trello

Was ist Trello und für wen ist es geeignet? 

Trello* [Links mit Stern­chen sind immer Wer­be­links] wirbt damit, die Zen­tral­stelle für alle Auf­ga­ben (Tasks), Team­mit­glie­der und Tools zu sein und für mehr Pro­duk­ti­vi­tät zu sor­gen. Trello ist ein Online-Tool, das aus­schließ­lich im Brow­ser oder in den ent­spre­chen­den Apps funk­tio­niert. Du kannst es also nicht lokal auf Dei­nem Com­pu­ter, egal ob Win­dows, Mac oder Linux, instal­lie­ren und brauchst zur Nut­zung immer eine Internet-Verbindung. 

Das Grund­prin­zip von Trello ist Kan­ban, ein Sys­tem zur Pro­duk­ti­ons­pro­zess­steue­rung, das 1947 von Tai­i­chi Ōno in der japa­ni­schen Toyota Motor Cor­po­ra­tion ent­wi­ckelt wurde. Pro­duk­ti­ons­pro­zess­steue­rung, das klingt jetzt mega nüch­tern – und ist es auch. Trel­los Ver­dienst ist es, die­ses Sys­tem von einer Wand­ta­fel mit Steck­kärt­chen oder Haft­no­tiz-Zet­teln wun­der­bar bunt, fle­xi­bel und um sehr nütz­li­che Funk­tio­nen erwei­tert online nutz­bar gemacht zu haben. 

Geeig­net ist Trello nach mei­ner Erfah­rung für alle Men­schen, die Auf­ga­ben oder Infor­ma­tio­nen struk­tu­riert able­gen und gege­be­nen­falls mit ande­ren Men­schen (Team­mit­glie­dern, Kun­den, Fami­lie und Freunde oder auch "wild­frem­den Men­schen") tei­len möch­ten oder müssen. 

Was kann Trello? Die wichtigsten Funktionen

Hier fin­dest Du die wich­tigs­ten Infor­ma­tio­nen, um eine Vor­stel­lung zu bekom­men, wie die Pro­jekt­ma­nage­ment Soft­ware Trello funktioniert. 

Arbeitsbereich – Board – Liste – Karte …

Trello ist sehr logisch struk­tu­riert und macht es Dir damit leicht, den Über­blick über alles, was Du damit ver­wal­ten möch­test, zu behalten. 

Mit den Arbeits­be­rei­chen glie­derst Du Deine Boards thematisch. 

In den Arbeits­be­rei­chen kannst Du dann die eigent­li­chen Boards anle­gen. Diese sind das Herz­stück von Trello. In der kos­ten­lo­sen Ver­sion bist Du auf 10 Boards pro Arbeits­be­reich beschränkt, aber das ist viel­fach mehr als genug. Ver­falle nicht der Ver­su­chung, hier zu viele Arbeits­be­rei­che anzu­le­gen. Sonst wird es näm­lich schnell unüber­sicht­lich. Ich habe aktu­ell 10 Arbeits­be­rei­che ange­legt. Dabei sind einige extra für Tests oder Video-Erstel­lung für You­Tube. Wahr­schein­lich kommst Du mit etwa fünf Berei­chen schon locker aus. 

Die Boards ent­spre­chen den Wand­ta­feln oder White­boards in der ana­lo­gen Kan­ban-Welt. Jedes Board besteht aus min­des­tens einer Liste. Der Klas­si­ker im Kan­ban sind drei Lis­ten: To Do, Doing und Done – oder eben auf Deutsch: Zu erle­di­gen, In Bear­bei­tung und Erle­digt. Damit hast Du über jede Auf­gabe (Trello Kar­ten, dazu gleich mehr) die volle Trans­pa­renz, in wel­chem Sta­dium sie sich befindet.

Den Lis­ten kannst Du Kar­ten hin­zu­fü­gen. Eine Trello Karte besteht aus einem Titel (der Auf­gabe). Soweit funk­tio­niert Trello wie ein ech­tes Kan­ban Board an der Wand Dei­nes Büros. Aber das Geniale an Trello ist, dass Du nun quasi wei­ter hin­ein­zoo­men kannst. Klickst Du die Karte mit der Auf­gabe an, kannst Du die­ser Karte wei­tere Infor­ma­tio­nen hinzufügen:

Du kannst die Auf­gabe detail­lier­ter beschrei­ben, ihr Label (Eti­ket­ten, Tags) hin­zu­fü­gen, Check­lis­ten, Fäl­lig­keits­da­ten, Anhänge, ein Titel­bild und benut­zer­de­fi­nierte Fel­der. Wenn Du nicht alleine mit dem Trello-Board arbei­test, kannst Du auch "Mit­glie­der" hin­zu­fü­gen, also etwa Deine vir­tu­elle Assis­tenz oder einen Kunden. 

Das Grundprinzip von Trello

Das Grund­prin­zip von Trello ist mit dem Wis­sen aus dem vor­he­ri­gen Abschnitt also schnell erklärt und ein­fach zu ver­ste­hen. Du packst bestimmte Infor­ma­tio­nen (oder Auf­ga­ben) auf eine vir­tu­elle Trello Karte, die Du inner­halb von Lis­ten (Spal­ten) durch ver­schie­ben per Drag and Drop inner­halb der Liste oder zwi­schen den Lis­ten (und sogar über Lis­ten in ver­schie­de­nen Boards) orga­ni­sierst. Jedes Kärt­chen kannst Du mit wei­te­ren Infor­ma­tio­nen anrei­chern, wozu neben Tex­ten, Kom­men­ta­ren, Check­lis­ten, Labeln und Grafiken/​Bildern auch Dateien gehö­ren kön­nen, die man eben­falls in Trello hoch­la­den kann.. 

Power-Ups (Integration mit anderen Tools)

Rei­chen Dir die Stan­dard-Funk­tio­nen in Trello nicht aus, so kannst Du über Power-Ups wei­tere hin­zu­fü­gen. Sogar für kos­ten­lose Accounts kannst Du "unbe­grenzt" diese Zusatz­funk­tio­nen hin­zu­fü­gen. Ein sehr sinn­vol­les Power-Up ist zum Bei­spiel das Kalen­der-Power-Up, mit dem Du Deine Auf­ga­ben nicht nur in der klas­si­schen Board-Ansicht bear­bei­ten kannst, son­dern auch auf eine kalen­da­ri­sche Ansicht umschal­ten kannst. 

Wenn Du noch neu bei Trello bist, dann stö­bere am bes­ten mal in einer ruhi­gen Stunde, was es alles gibt. Manch­mal weiß man erst, dass man eine Funk­tion braucht, wenn man sie sieht. 

Ich finde die Inte­gra­tion mei­nes Time-Track­ing-Tools Clo­ckify bei­spiels­weise sehr prak­tisch. Arbei­test Du viel mit Dateien, die Du in Trello hoch­lädst, kann das Datei­ma­na­ger-Power-Up sehr sinn­voll sein. Es hängt wirk­lich davon ab, was Du mit Trello machen möch­test und wel­che Tools Du sonst in Dei­nem Arbeits­all­tag einsetzt. 

Zusammenarbeit mit anderen Nutzern

Ich nutze Trello meis­tens alleine. Aber andere Nut­zer zu Dei­nen Boards ein­zu­la­den und gemein­sam daran zu arbei­ten ist sehr ein­fach und intui­tiv. Wenn Du eine Soft­ware für die visu­elle Zusam­men­ar­beit mit ande­ren suchst, dann hast Du mit Trello ein super Werk­zeug zur Hand. 

Dafür klickst Du ledig­lich oben rechts in einem Board auf den Tei­len-But­ton und kannst dann fest­le­gen, wer Zugang zu Dei­nem Board bekommt und – mit wel­chen Rech­ten. Lei­der ist die Mög­lich­keit, jeman­dem nur als Beob­ach­ter Zugang zum Board zu gewäh­ren, nicht im kos­ten­freien Ver­trag enthalten. 

Trello Datenschutz: Datensicherheit und DSGVO

Trello gehört Atlas­sian, einem US-ame­ri­ka­ni­schen Unter­neh­men, das ver­schie­dene Online-Tools anbie­tet. Für Trello/​Atlassian ist die Sicher­heit der Daten sei­ner Kun­den natür­lich essen­zi­ell – denn käme es hier zu Daten­ver­lus­ten oder gehack­ten Kon­ten, so wäre das gesamte Busi­ness in Gefahr und nie­mand wäre mehr bereit, das Tool zu nut­zen. Auf einer eige­nen Seite erklärt Trello (sogar auf Deutsch), was sie alles zum Schutz der Daten unter­neh­men. Aus tech­ni­scher Sicht musst Du Dir nach mei­nem Ver­ständ­nis keine Sor­gen machen: Die Ser­ver sind gut gesi­chert (256 Bit AES Ver­schlüs­se­lung) und auch tech­ni­sche Aus­fälle sind mit einer Ver­füg­bar­keits­zeit von 99,99 % extrem sel­ten. Für Infor­ma­tio­nen zur Daten­schutz­grund­ver­ord­nung (DSGVO) gibt es auf der Seite der Mut­ter­ge­sell­schaft Atlas­sian eine eigene Seite.

Den AV-Ver­trag (DPA) schließt Du also nicht mit Trello, son­dern mit Atlas­sian. Wenn Dich inter­es­siert, was nach der Schrems II-Ent­schei­dung für Trello (bzw. auch die ande­ren Atlas­sian-Tools wie Jira) gilt, dann kannst Du das auf die­ser Seite nach­le­sen. 

Wich­tig: Das alles ist nur wich­tig, wenn Du beab­sich­tigst, per­so­nen­be­zo­gene Daten in Trello zu spei­chern. Nutzt Du Trello bei­spiels­weise nur als Redak­ti­ons­plan-Tool, als Pla­nungs­tool für Deine Laun­ches oder zur Urlaubs­pla­nung bei­spiels­weise, so ist das Thema DSGVO über­haupt nicht relevant. 

Was kostet Trello?

Trello ist erstaun­lich kos­ten­güns­tig, ich nutze es sogar inzwi­schen wie­der kos­ten­los (nach­dem ich frü­her jah­re­lang die nicht mehr erhält­li­che Gold-Vari­ante ver­wen­det habe). Für meine Zwe­cke reicht die "FREE"-Version aktu­ell aus. Ich würde Dir also raten, zunächst mit der kos­ten­lo­sen Ver­sion zu star­ten und dann zu schauen, ob Du damit irgendwo an Deine Gren­zen stößt. Dann geht's bei 5 US-Dol­lar pro Benut­zer und Monat bei jähr­li­cher Abrech­nung los (Stand Juni 2023). Über die jeweils aktu­el­len Preise kannst Du Dich auf die­ser Seite infor­mie­ren. Wenn Du noch kei­nen Account hast, magst Du viel­leicht auch mei­nen Emp­feh­lungs­link nutzen. 

Wich­tig zu wis­sen ist, dass Du bei der Stan­dard-Ver­sion für einen Arbeits­be­reich bezahlst, der dann eine unbe­grenzte Anzahl von Boards ent­hal­ten kann. Du kannst natür­lich auch meh­rere Arbeits­be­rei­che kos­ten­pflich­tig "upgraden", zahlst dann aber eben auch mehr­fach. Du hast die Vor­teile eines bezahl­ten Accounts also nicht auto­ma­tisch für Dein "gesam­tes" Trello. Es ist eben­falls wich­tig zu wis­sen, dass Du dann auch pro Benut­zer zahlst. Plane also weise, für wel­chen Arbeits­be­reich und wie Du die bezahlte Ver­sion nut­zen möch­test. Die nach­fol­gen­den Infor­ma­tio­nen dürf­ten Dir dabei hilf­reich sein.

Trello Support

Einen "Sup­port" im klas­si­schen Sinne, dass Du bei Pro­ble­men irgendwo anru­fen oder eine E‑Mail schrei­ben kannst, gibt es für Trello nicht – habe ich aber in den gan­zen Jah­ren mei­ner Nut­zung auch nicht gebraucht! Auf die­ser Seite fin­dest Du eine Info, ob es bei Trello gerade eine Stö­rung gibt und Links zu den Hilf­e­sei­ten und zur Trello Com­mu­nity. Tat­säch­lich gibt es auch ein Kon­takt­for­mu­lar auf die­ser Seite, mit dem Du Konto- oder Abrech­nungs­fra­gen, Sicher­heits­be­den­ken oder Fra­gen, die auf der Trello Hilf­e­seite nicht beant­wor­tet wer­den, stel­len kannst. 

Trello Erfahrungen: Besonderheiten

Die opti­schen Gestal­tungs­mög­lich­kei­ten gehen weit über das hin­aus, was andere Tools ähn­li­cher Natur bie­ten. So schätze ich die Mög­lich­keit, bestimmte Ele­mente wie Kar­ten oder auch Check­lis­ten ein­fach dupli­zie­ren und so Tem­pla­tes anle­gen zu kön­nen. Damit erspare ich mir, immer wie­der die­sel­ben Dinge neu ein­tip­pen oder anle­gen zu müssen. 

Außer­dem ver­fügt Trello über cle­vere Mög­lich­kei­ten der Auto­ma­ti­sie­rung. Diese ein­zu­rich­ten ist ver­gleichs­weise ein­fach zu erler­nen. Immer, wenn Du merkst, dass Du bestimmte Dinge in Trello in immer glei­cher Form wie­der­holst, ist es Zeit für eine Automatisierung.

Über 8 Jahre Erfahrung – Trello Review

Ich habe Trello seit 2016 im Ein­satz – und das, obwohl ich es nie zur Auf­ga­ben­ver­wal­tung genutzt habe. Was gefällt mir also so sehr an der Arbeit mit Trello und wofür nutze ich es?

Ich mag an Trello, dass es sehr ein­fach zu ver­ste­hen ist und es – wenn man es möchte – sehr mit indi­vi­du­ell mit Hin­ter­grund­bil­dern und Far­ben an seine Bedürf­nisse anpas­sen kann. 

In der Kom­bi­na­tion mit der mobi­len App ist es fle­xi­bel und schnell immer zur Hand, wenn ich bei­spiels­weise ein Brain­stor­ming fest­hal­ten möchte.

In mei­nen Augen ist die Stärke von Trello die visu­elle Abbil­dung sequen­ti­el­ler Work­flows. Was meine ich damit?

Immer, wenn Du bestimmte Auf­ga­ben in immer wie­der­keh­ren­der Rei­hen­folge erle­di­gen musst und den Über­blick behal­ten willst, in wel­chem Sta­dium sich diese Auf­ga­ben befin­den, ent­wi­ckelt Trello seine große Stärke. Klar geht das auch mit ande­ren Sys­te­men mit Kan­ban Boards. 

Diese sind aber eben nicht unbe­dingt kos­ten­frei zugäng­lich und so ein­fach zu bedienen. 

Wofür ich Trello verwende

Obwohl ich vie­les von dem, was ich gleich beschreibe, inzwi­schen in ClickUp* mache – für eini­ges nutze ich Trello eben immer noch. Ein­fach, weil es so schön bunt ist 😉 und weil ich bestimmte Pro­jekte mobil mit Trello ein­fach zugäng­li­cher finde als mit ClickUp. Und weil ich Pri­va­tes und Geschäft­li­ches so schön von­ein­an­der tren­nen kann. 

Launchplanung

Durch die klare Struk­tur und das Kalen­der-Power-Up ist Trello ein wirk­lich prak­ti­sches Tool, um Deine Laun­ches im Detail vor­zu­pla­nen – egal, ob Du das alleine oder im Team machst. Das Schöne ist, dass Du ein sol­ches Board nach Ende des Laun­ches ein­fach kopie­ren und für einen neuen Launch anpas­sen kannst und so trotz­dem noch den Über­blick über frü­here Laun­ches behältst. 

Workflow Buchführung

Je nach­dem, wie Du Deine Buch­füh­rung machst und vor­be­rei­test, gibt es immer wie­der Tätig­kei­ten, die Du jedes Mal aufs neue und in einer bestimm­ten Rei­hen­folge machen musst. Bevor ich zu mei­ner jet­zi­gen Steu­er­be­ra­te­rin und Lexof­fice gewech­selt bin, war das ziem­lich kom­plex und ich habe auch nie alles in einem Rutsch geschafft. Da war mir Trello eine große Hilfe, immer zu wis­sen, wo ich gerade im Ablauf bin. 

Marketing-Dashboard

Auch für Deine Mar­ke­ting­pla­nung und ‑Umset­zung kannst Du Trello wun­der­bar nut­zen. Hier kann der Ort sein, an dem Du Deine Promo-Texte für Deine Pro­dukte und Dienst­leis­tun­gen auf­be­wahrst und für Promo-Tage in Social Media Grup­pen schnell fin­den und kopie­ren kannst.

Hier kannst Du Ideen für Social Media Posts sam­meln oder auch Ideen für Gast­bei­träge, die Du schrei­ben willst. Im Mar­ke­ting-Dash­board fin­den auch Ideen für Dei­nen News­let­ter, Work­shops, Web­i­nare und vie­les mehr ihre Hei­mat – Zet­tel­wirt­schaft und große Suche­rei adé! Zumal Trello auch eine gute Such­funk­tion hat. 

Redaktionsplan mit Trello

Mein ers­tes Anwen­dungs­sze­na­rio für die Nut­zung von Trello war 2016 mein Redak­ti­ons­plan, ange­regt durch einen Blog­bei­trag von Clau­dia Kau­sche­der. Danach war ich so begeis­tert, dass ich gleich Clau­dias Kurs zu Trello* gekauft habe. Die­sen gibt es übri­gens immer noch und ich bin wei­ter­hin begeis­tert davon. Clau­dia hat ihn über die Jahre erwei­tert und aktu­ell gehal­ten. Meine wärmste Emp­feh­lung also!

Inzwi­schen habe ich meine eigene Art für einen Redak­ti­ons­plan mit Trello ent­wi­ckelt. Ich werde in Kürze dazu ein neues Video auf mei­nem You­Tube-Kanal ver­öf­fent­li­chen, bei dem ich zeige, wie genial das funk­tio­niert, auch, wenn Du viele ver­schie­dene Medien bedienst. Viel­leicht magst Du schon mal mei­nen Kanal abon­nie­ren, damit Du die­ses Video kei­nes­falls verpasst. 

Zusammenarbeit mit Kunden bei Mentorings

Wenn ich eine Kun­din oder einen Kun­den über meh­rere Wochen in einem Men­to­ring betreue, ist oft Trello unser Tool der Wahl. So hal­ten wir die nächs­ten Schritte fest und für alle Betei­lig­ten ist immer klar, an wel­chem Punkt wir uns befin­den. Die Accoun­ta­bi­lity-Tref­fen redu­zie­ren sich so auf ein Minimum. 

Bibliothek für Online-Kurse

Ich geb's ja zu, ich bin ein Wis­sens­jun­kie und Wei­ter­bil­dungs-Nerd. Und so kaufe ich nicht nur mehr Bücher, als ich lesen kann, son­dern lei­der auch mehr Kurse … 

Irgend­wann habe ich dann fest­ge­stellt, dass ich die Kurse lei­der genauso schnell wie­der ver­ges­sen habe, wie ich sie gekauft habe – ohne mich jemals ein­ge­loggt zu haben! 🙈 Jetzt gibt es ein Trello-Board, in dem ich schön the­ma­tisch sor­tiert einen Über­blick über meine gekauf­ten Kurse habe und auch fest­halte, ob ich diese schon durch­ge­ar­bei­tet habe – oder eben nicht. Das funk­tio­niert glei­cher­ma­ßen übri­gens auch für Freebies!

Workflow Podcast-Erstellung und Video-Erstellung

Gerade, wenn Du Dei­nen Con­tent im Block erstellst (neu­deutsch: Bat­ching), kann es sein, dass Du viele ver­schie­dene Pod­cast-Fol­gen oder You­Tube-Videos, even­tu­ell sogar Blog­bei­träge in unter­schied­li­chen Sta­dien der Fer­tig­stel­lung ´vor Dir hast. Je nach­dem, mit wel­chem Tool Du Deine Redak­ti­ons­pla­nung machst, kannst Du alles in Trello fest­hal­ten und so immer dort wei­ter­ar­bei­ten, wo Du gerade musst – oder wor­auf Du gerade Bock hast. 

Forum-Planung

Als ich die Ein­füh­rung eines eige­nen Forums statt einer Face­book-Gruppe für den Sup­port in mei­nem Mit­glie­der­be­reich vor­be­rei­tet habe, habe ich Trello genutzt, um die Struk­tur des Forums zu pla­nen. Das war so eine schnelle und intui­tive Angelegenheit. 

Mitgliederbereich Strukturierung

Auch für die Neu­struk­tu­rie­rung der Inhalte in mei­nem Mit­glie­der­be­reich Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel ist mir Trello eine große Hilfe. Hier kann ich so lange alle Inhalte hin und her schie­ben, bis sich eine sinn­volle Struk­tur ergibt – und erst dann in die Umset­zung gehen. So erspare ich mir, Arbeit dop­pelt machen zu müs­sen und den Mit­glie­dern in einer Umbau­phase stän­dig sich ver­än­dernde Bedingungen. 

Produktentwicklung

In der Pro­dukt­ent­wick­lung kann Trello Dir gute Dienste leis­ten. Hier kannst Du Fea­tures und Kom­po­nen­ten Dei­nes Pro­duk­tes fest­le­gen, Deine geplante Preis­struk­tur fest­hal­ten, die Ziel­gruppe defi­nie­ren (es gibt sogar ein Per­sona-Power-Up!), wann Du das Pro­dukt in den Markt brin­gen willst und wie. Natür­lich könn­test Du das auch alles in einem Word-Doku­ment oder einer Excel-Tabelle fest­hal­ten – aber in Trello ist alles wun­der­bar struk­tu­rier­bar und sehr, sehr übersichtlich. 

Ideensammler für geschäftliche oder private Projekte

Ich weiß nicht, wie es Dir geht, aber ich habe immer mehr Ideen, als ich umset­zen kann. Trotz­dem möchte ich nicht, dass sie ver­lo­ren gehen, denn oft sind wahre Gold­nug­gets dar­un­ter. Der Vor­teil eines Ideen­boards (vor allem auch eines "gemisch­ten" Ideen­boards) in Trello ist, dass diese Ideen nicht ver­lo­ren gehen kön­nen und sich manch­mal eben auch gegen­sei­tig befruchten. 

Vision Board für Unternehmens- und Lebensziele

Weil Du in Trello so ein­fach den Kärt­chen auch Bil­der hin­zu­fü­gen kannst, eig­net sich Trello tat­säch­lich auch als Vision Board für Unter­neh­mens­ziele – und Lebens­ziele glei­cher­ma­ßen (oft lässt sich das bei uns Solo­pre­neu­rin­nen ja gar nicht wirk­lich tren­nen). Diese Boards kön­nen wun­der­bar bunt, inspi­rie­rend und krea­tiv sein ohne, dass Du dafür beson­dere gestal­te­ri­sche Fähig­kei­ten besit­zen musst. 

Reiseplanung

Egal ob geschäft­lich oder pri­vat – auch für die Rei­se­pla­nung eig­net sich Trello. Pack­lis­ten, Infor­ma­tio­nen und Links zu Sehens­wür­dig­kei­ten vor Ort, ein­fa­che Voka­bel­lis­ten, Anschrif­ten von Zwi­schen­stopps … ich habe mit mei­nem Mann gemein­sam schon oft unsere Urlaube mit Trello vorbereitet. 

Strukturierung eines Buchs

Ein Buch zu schrei­ben – das ist für viele Solo­pre­neu­rin­nen nicht nur eine gute Mar­ke­ting-Maß­nahme und even­tu­ell eine Ein­nah­me­quelle, son­dern oft auch ein lang­jäh­ri­ger Her­zens­wunsch. Mit Trello kannst Du Dein Buch kom­plett vor­struk­tu­rie­ren (Kapi­tel­pla­nung), aber auch gleich schon die Auf­ga­ben zur Pro­duk­tion und zur anschlie­ßen­den Ver­mark­tung sam­meln und terminieren. 

Sprachenlernen

Egal, ob Du fürs Busi­ness oder für Dich pri­vat lernst – auch beim Spra­chen­ler­nen kann Dir Trello hilf­reich sein. Mir fal­len dazu Samm­lun­gen von You­Tube-Kanä­len, Bücher­lis­ten, Link­samm­lun­gen ebenso ein wie die wich­tigs­ten Phra­sen oder Voka­beln zu sam­meln, die zu mer­ken Dir immer schwer fällt.

Denke nur ein wenig außer­halb der Box (aber inner­halb des Lis­ten- und Kar­ten­sche­mas) und Dir fal­len mit Sicher­heit viele ver­schie­dene Anwen­dungs­sze­na­rien auch jen­seits mei­ner hier vor­ge­stell­ten ein. Ich habe auch schon von Rezept­samm­lun­gen in Trello gehört … 

Vor- und Nachteile von Trello aus meiner Sicht

Du siehst, Trello ist ein unglaub­lich viel­sei­ti­ges, fle­xi­bles Tool, mit dem Du alles Mög­li­che und Unmög­li­che anfan­gen kannst. Hier habe ich für Dich die mei­ner Mei­nung nach wich­tigs­ten Vor- und die Nach­teile auf einen Blick in über­sicht­li­cher Form aufgelistet:

Vorteile von Trello

• ein­fa­che Bedie­nung und intui­tive Benut­zer­ober­flä­che: Trello ist leicht zu erler­nen und kann schnell von Benut­zern aller Kom­pe­tenz­stu­fen ein­ge­setzt werden
• visu­elle Orga­ni­sa­tion: Die Kan­ban-ähn­li­che Dar­stel­lung ermög­licht es, den Fort­schritt von Auf­ga­ben und Pro­jek­ten auf einen Blick zu verfolgen
• Anpas­sungs­fä­hig­keit: Trello kann für ver­schie­dene Pro­jekte und Arbeits­si­tua­tio­nen ein­ge­setzt wer­den, von per­sön­li­chen Auf­ga­ben­lis­ten bis hin zu umfang­rei­chen, team­ba­sier­ten Projekten
• Zusam­men­ar­beit in Echt­zeit: Trello ermög­licht es Teams, an gemein­sa­men Auf­ga­ben und Pro­jek­ten in Echt­zeit zu arbei­ten und Ände­run­gen sofort zu ver­fol­gen, was die Effi­zi­enz erhöht und die Kom­mu­ni­ka­tion vereinfacht
• Auto­ma­ti­sie­rung und Inte­gra­tion: Du kannst auto­ma­ti­sierte Aktio­nen erstel­len und Trello mit ande­ren Anwen­dun­gen wie Slack oder Google Drive ver­bin­den, um Deine Arbeits­ab­läufe zu optimieren.
• Mobi­ler Zugriff: Die Trello-App ist sowohl für Android als auch für iOS ver­füg­bar, sodass Benut­zer von über­all aus ihre Pro­jekte und Auf­ga­ben ver­wal­ten können
• Kos­ten­lose Basis­ver­sion: Trello bie­tet eine kos­ten­lose Ein­stiegs­ver­sion, die für kleine Teams und per­sön­li­che Pro­jekte aus­rei­chend ist. Erwei­terte Funk­tio­nen kön­nen über kos­ten­pflich­tige Pläne hin­zu­ge­fügt werden.
• Benach­rich­ti­gun­gen und Dead­lines: Trello bie­tet E‑Mail- und In-App-Benach­rich­ti­gun­gen, um Benut­zer über bevor­ste­hende Fris­ten, Auf­ga­ben­än­de­run­gen und andere wich­tige Infor­ma­tio­nen auf dem Lau­fen­den zu halten.
• Datei-Anhänge und Check­lis­ten: Trello ermög­licht das Hin­zu­fü­gen von Dateien, Bil­dern und Check­lis­ten direkt zu Kar­ten, um alle wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen an einem Ort zu organisieren.
• Kom­men­tare und Team­kom­mu­ni­ka­tion: Benut­zer kön­nen auf Kar­ten Kom­men­tare hin­ter­las­sen und Dis­kus­sio­nen füh­ren, um die Zusam­men­ar­beit zu för­dern und Infor­ma­tio­nen auszutauschen. 

Nachteile von Trello 

Bei so vie­len Vor­tei­len und mei­ner Begeis­te­rung für die­ses Tool: Gibt es eigent­lich auch Nach­teile? Ja, einige gibt es, ob sie für Dich rele­vant sind … ent­scheide selbst:

• Begrenzte Pro­jekt­ma­nage­ment­funk­tio­nen: Falls Du fort­ge­schrit­tene Pro­jekt­ma­nage­ment­funk­tio­nen wie Gantt-Dia­gramme, Res­sour­cen­ma­nage­ment, Pro­jekt­bud­ge­tie­rung und Risi­ko­ma­nage­ment benö­tigst, ist Trello wahr­schein­lich nicht die rich­tige App für Dich.
• Die lineare und visu­elle Art der Dar­stel­lung von Pro­jek­ten in Trello eig­net sich nicht so gut für kom­plexe Pro­jekte, bei denen es viele Abhän­gig­kei­ten und Ver­bin­dun­gen zwi­schen Auf­ga­ben gibt. Dafür eig­net sich bei­spiels­weise ClickUp* besser.
• Keine Off­line-Nut­zung: Trello funk­tio­niert nur online und es besteht keine Mög­lich­keit, auf Boards zuzu­grei­fen oder Ände­run­gen vor­zu­neh­men, wenn keine Inter­net­ver­bin­dung besteht.

Trello Alternativen

Als ich 2016 zuerst auf Trello stieß, war es noch neu und ein­zig­ar­tig. Inzwi­schen gibt es sol­che Kan­ban-Tools zuhauf und Tools wie ClickUp, mit dem ich inzwi­schen meine Auf­ga­ben und mehr ver­walte, haben viele Ele­mente von Trello integriert. 

Je nach­dem, wor­auf es Dir für Dein Kan­ban-Tool beson­ders ankommt, bist Du mög­li­cher­weise mit einem ande­ren Tool als Trello bes­ser bedient.

➡️ Ein frü­her Rivale von Trello ist Asana. Asana hat eben­falls eine sehr große Fan­ge­meinde, glänzt aber durch fort­ge­schrit­te­nere Work­flow-Auto­ma­ti­sie­rungs­funk­tio­nen. Auch mit Wrike hast Du sehr aus­ge­feilte Mög­lich­kei­ten, Dei­nen Work­flow zu organisieren. 

➡️ Wenn Dir die DSGVO extrem wich­tig ist (weil Du eben auch per­so­nen­be­zo­gene Daten ver­ar­bei­ten möch­test oder musst), schau Dir Zen­kit oder Stack­field an.

➡️ Bist Du auch sonst in der Micro­soft-Welt unter­wegs, so bie­tet Dir even­tu­ell Micro­soft Pro­ject oder auch der Micro­soft Plan­ner viel­leicht, was Du benötigst.

➡️ Wenn Du viel­leicht sowieso schon mit dem Mind­map-Tool Mind­meis­ter arbei­test – dann ist viel­leicht Meis­ter­task eher was für Dich als Trello. 

➡️ Bist Du eigent­lich ein Excel-Fan, dann soll­test Du Dir mal Air­ta­ble anschauen. 

➡️ Brauchst Du Funk­tio­nen wie einen Echt­zeit-Grup­pen­chat und andere Funk­tio­nen, die über nor­ma­les Pro­jekt­ma­nage­ment hin­aus­ge­hen, dann könn­ten ent­we­der ClickUp oder Base­camp, Jira oder Mon­day was für Dich sein. 

Ich zähle hier bewusst nicht alle Alter­na­ti­ven auf, die es gibt. Wenn Du hier tie­fer ein­stei­gen möch­test, brauchst Du ein­fach nur nach "trello alter­na­ti­ven" zu goog­len – da fin­dest Du reich­lich Infor­ma­tio­nen, um Dich mona­te­lang beschäf­tigt zu halten. 

Fazit

Trello* ist ein ein­fa­ches, kos­ten­güns­ti­ges, leicht zugäng­li­ches und leicht zu erler­nen­des Tool das sehr fle­xi­ble und viel­sei­tige Mög­lich­kei­ten der Pro­jekt­pla­nung und Auf­ga­ben­ver­wal­tung bie­tet und das Du gut für Mar­ke­ting-Zwe­cke wie etwa Redak­ti­ons­pla­nung für Dein Con­tent Mar­ke­ting oder für die Pro­dukt­ent­wick­lung und für die Launch­pla­nung ein­set­zen kannst. 

Ver­rate mir doch mal in einem Kom­men­tar: Nutzt Du Trello schon? Wenn ja, wie lange und natür­lich inter­es­siert mich auch, für wel­che Mar­ke­ting-Auf­ga­ben Du es einsetzt.