Wieviel Zeit braucht (m)ein Mitgliederbereich?

Letzte Aktua­li­sie­rung 14. Juni 2023 

Clau­dia Kau­sche­der von Aben­teuer Home­of­fice hat zur Blog­pa­rade zum Thema Zeit­ma­nage­ment für Mem­ber­ships auf­ge­ru­fen – und da der Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel mit einer der ältes­ten Mit­glie­der­be­rei­che im deutsch­spra­chi­gen Raum ist, teile ich in die­sem Rah­men gerne meine Erfah­run­gen seit 2016.

Lie­ber Hören? Geht auch!

Wie 2016 alles begann

Als ich im ers­ten Halb­jahr 2016 alles für den Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel vor­be­rei­tet habe, habe ich mir ehr­lich gesagt keine Gedan­ken über das Thema "Zeit" gemacht. Ich hatte mich im letz­ten Quar­tal 2015 end­gül­tig ent­schie­den, mein Unter­neh­men von wei­test­ge­hend off­line zu online umzu­bauen – und bin da mit mei­nem übli­chen Elan und Schwung, wenn ich etwas Neues umsetze, heran gegangen.

Wie ich schon mal in einem älte­ren Blog­ar­ti­kel beschrie­ben habe, hatte ich bei der Umstel­lung zu "online" gegen­über vie­len ande­ren zwar jede Menge Start­vor­teile, aber eine steile Lern­kurve hatte ich trotz­dem. Wie so ein Mit­glie­der­be­reich tech­nisch rea­li­siert wer­den konnte, davon hatte ich zunächst ebenso wenig eine Idee, wie die Zah­lungs­ab­wick­lung auto­ma­ti­siert gesche­hen konnte.

In den ers­ten fünf Mona­ten ging meine Zeit neben dem Mar­ke­ting für den Mit­glie­der­be­reich daher für genau diese Dinge drauf. Das liegt jetzt über fünf Jahre zurück und vie­les war damals noch nicht so ein­fach wie es jetzt ist. Gefühlt war die ein­zige Mög­lich­keit, einen Mit­glie­der­be­reich ein­zu­rich­ten, mit der Kom­bi­na­tion Dig­i­mem­ber [Wer­be­link] und Digistore24 [Wer­be­link] mög­lich. Die Doku­men­ta­tion und der Sup­port waren damals noch nicht so aus­ge­reift wie heute.

Was habe ich angeboten und wie aufwendig war das?

Gestar­tet bin ich mit der Idee, ein­fach täg­lich über eine geschlos­sene Face­book-Gruppe als Ansprech­part­ne­rin bei Fra­gen in der mir kür­zest mög­li­chen Zeit zu ant­wor­ten. Außer­dem habe ich zwei soge­nannte Exper­ten-Chats, also Online-Semi­nare pro Monat angeboten.

Da ich mit nur weni­gen Mit­glie­dern gestar­tet bin – ich meine, bis zum Sep­tem­ber 2016 hatte ich acht oder zehn – war der Sup­port-Teil von eher gerin­gem Auf­wand. Aber die bei­den Online-Semi­nare woll­ten natür­lich vor­be­rei­tet sein.

Mit wie viel Aufwand habe ich gerechnet? Was hat mich überrascht?

Damals konnte ich den Wis­sens­stand mei­ner Mit­glie­der nicht so gut ein­schät­zen und natür­lich wollte ich den best­mög­li­chen Mehr­wert lie­fern. Daher war die Vor­be­rei­tung der Online-Semi­nare für mich auf­wen­di­ger als gedacht. Zumal es durch meine Urlaube und Fei­er­tage natür­lich immer wie­der ergab, dass die Online-Semi­nare recht dicht auf­ein­an­der folg­ten und mir damit wenig Zeit blieb, diese vorzubereiten.

Nach gut andert­halb Jah­ren fand ich dann aber bei einer Mit­glie­der­be­fra­gung etwas Über­ra­schen­des her­aus: Mit zwei Online-Semi­na­ren im Monat habe ich die Mit­glie­der ebenso über­for­dert wie mich – und damit dann kur­zer­hand von zwei auf ein Online-Semi­nar reduziert.

Was mir – eben­falls über­ra­schen­der­weise – gar nichts aus­machte (und es bis heute nicht tut): Mein Sup­port in der Face­book-Gruppe an sie­ben Tagen die Woche und rund ums Jahr.

Wie erwar­tet schät­zen die Mit­glie­der die Mög­lich­keit, mir auch an Wochen­en­den und Fei­er­ta­gen ihre Fra­gen stel­len zu kön­nen und auch dann zeit­nah Ant­wor­ten zu erhal­ten. Da die Ziel­gruppe für den Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel Solo­pre­neu­rin­nen (Ein­zel­un­ter­neh­me­rin­nen) sind, hatte ich mir schon im Vor­feld über­legt – und auch in vie­len Grup­pen auf Face­book beob­ach­tet – dass sie genau zu die­sen Zei­ten aktiv sind und an ihrem Busi­ness und damit auch an ihrem Online-Mar­ke­ting arbeiten.

Wie ich den Support an sieben Tagen die Woche, rund ums Jahr organisiere

Ich betreue die Mit­glie­der zu 100% selbst, habe keine vir­tu­elle Assis­ten­tin und auch keine Klone von mir im Schrank stehen. 😄

Natür­lich habe auch ich ein Leben, einen Part­ner und Fami­lie und Freunde und viele zeit­in­ten­sive Hob­bys. Trotz­dem fühle ich mich mit mei­nem Sup­port-Ange­bot nicht im Hamsterrad.

Wie ist das mög­lich? Wie lässt sich das vereinbaren?

Das Zau­ber­wort heißt "Rou­ti­nen" – genauer gesagt, mein Pflicht-Kür-Sys­tem – das sowohl bei mei­nem Mar­ke­ting als auch bei der Mit­glie­der­be­treu­ung sei­nen Ein­satz findet.

Das Pflicht-Kür-System

Wie funk­tio­niert das Pflicht-Kür-Sys­tem für meine Mitgliederbetreuung?

Die Pflicht

Begin­nen wir mit der Pflicht. Zum Pflicht­pro­gramm gehö­ren zwei Zeit­slots, die ich der Betreu­ung der Mit­glie­der widme – und zwar sind sie mor­gens das erste und abends das letzte, was ich tue.

Ich schaue zu die­sen Zei­ten in die Zir­kel-Face­book-Gruppe, ob es Fra­gen der Mit­glie­der gibt. Wenn ja, beant­worte ich sie in der Regel sofort.

Manch­mal sind es ver­gleichs­weise ein­fa­che Fra­gen, für die ich die Ant­wort direkt parat habe. Dann ist das Thema erledigt.

Oft fällt es aber gerade den neuen Mit­glie­dern schwer, über­haupt ihr Pro­blem zu beschrei­ben. Dann stelle ich viele, manch­mal sehr viele Fra­gen, um her­aus­zu­fin­den, wo der Schuh drückt. Das gilt sowohl für Fra­gen rund ums Online- und Social Media Mar­ke­ting als auch für "tech­ni­sche" Fra­gen, die mir die Mit­glie­der eben­falls stellen.

Ist das Mit­glied zur Zeit, wenn ich die Frage beant­worte, auch online, ent­wi­ckelt sich oft ein Dia­log an des­sen Ende in der Regel und über­ra­schend schnell die Lösung steht. Merke ich, dass das Mit­glied nicht (mehr) online ist, warte ich ab, bis ich eine Benach­rich­ti­gung erhalte.

In der Regel beant­worte ich die Fra­gen schrift­lich, manch­mal auch als Video – oder in einer Screen­shot-Reihe – was immer sinn­vol­ler und zuge­ge­ben: auch schnel­ler für mich ist.

Das Pflicht­pro­gramm morgens/​abends ziehe ich quasi immer durch – auch wenn ich im Urlaub oder sogar, wenn ich krank bin. In die­sen Fäl­len kann es aber schon mal sein, dass ich nur kurz schreibe, dass ich zu einem spä­te­ren Zeit­punkt (am Abend oder am nächs­ten Tag) ant­wor­ten werde. Für den Fall einer ernst­haf­ten Erkran­kung weiß ich, dass ich mich auf meine Tan­dem-Part­ner Jonas und Alex ver­las­sen kann, die dann für mich einspringen.

Wei­ter­hin sind natür­lich alle Zir­kel-Ter­mine Teil des Pflicht­pro­gramms. Dazu gehö­ren die monat­li­chen Online-Semi­nare, jeweils zwei Sprech­stun­den, ein Co-Working und die Zau­ber­abende zum Aus­tausch der Mit­glie­der unter­ein­an­der. Diese Ter­mine lege ich immer am Ende des Vor­jah­res fest, plane sie natür­lich um meine Urlaubs­pha­sen herum und halte sie um jeden Preis ein. Da fest ein­ge­plant, ist das völ­lig unproblematisch.

Die Kür

Wir alle wis­sen, nur mit der Pflicht lässt sich der Wett­be­werb nicht gewin­nen. Was gehört also alles zur Kür?

Bin ich nicht im Urlaub oder krank, kommt das Kür­pro­gramm täg­lich zum Einsatz.

So schaue ich täg­lich auch zwi­schen­durch immer mal wie­der in die Gruppe, ob es neue Fra­gen oder Ant­wor­ten auf meine Hil­fe­stel­lung gege­ben hat. Ich arbeite fast immer in Zeit­blö­cken und oft bin ich schnel­ler mit einer Arbeit fer­tig als geplant, oder ein Ter­min endet frü­her – oder ich hänge selbst mal fest und dann hat der Zir­kel oberste Priorität.

Stoße ich im Inter­net auf eine Infor­ma­tion, die ich als wert­voll für die Mit­glie­der erachte, so poste ich die als #kurz­tipp in der Gruppe. Auch wenn ich etwas getes­tet oder ander­wei­tig her­aus­ge­fun­den habe, teile ich diese Erkennt­nisse mit den Mit­glie­dern. Das geschieht eben spon­tan und neben­bei, der Auf­wand ist unter­schied­lich und liegt somit bei null bis etwa 60 Minu­ten täglich.

Übri­gens tra­cke ich die Zei­ten für die Zir­kel-Betreu­ung mit Clo­ckify, um selbst ein Gefühl für den Auf­wand zu bekommen.

Außer­dem lasse ich mir immer mal wie­der etwas ein­fal­len, wie ich die Mit­glie­der unter­stüt­zen kann. So habe ich im ers­ten Halb­jahr 2021 begon­nen, nach und nach jeden Frei­tag ein Mit­glied live auf mei­ner Face­book-Seite zu inter­viewen. Die Vor­be­rei­tung und Durch­füh­rung rechne ich als "Kür" und somit außer der Reihe. Der Umfang dafür liegt bei etwa 30 Minu­ten für die Vor­be­rei­tung der Vor­stel­lung des Mit­glieds und die Erstel­lung pas­sen­der Fra­gen, dann bei ca. 45 Minu­ten für das Inter­view mit Vor- und Nach­ge­spräch. Falls Dich die Lives inter­es­sie­ren – sie sind alle hier auf mei­ner Face­book-Seite zu finden. 

Das Drumherum

Nicht aus­spa­ren möchte ich auch die Arbei­ten für den Mit­glie­der­be­reich auf mei­ner Web­site, vor frem­den Zugrif­fen geschützt mit Digimember.

Auch wenn ich am Anfang natür­lich einen Plan hatte, was dort alles zu fin­den sein sollte: Ver­gleicht man ihn mit einem Gar­ten, so würde man sagen, über die Jahre ist der Mit­glie­der­be­reich etwas ver­wil­dert. An eini­gen Stel­len ist sehr viel Con­tent ent­stan­den (die Auf­zeich­nun­gen der Online-Semi­nare), an ande­ren habe ich wesent­lich weni­ger Inhalte hin­ter­legt, als zunächst gedacht. Und so began­nen bereits 2020 die Auf­räum- und Umbau-Arbei­ten im Hin­ter­grund. Diese sol­len im Herbst 2021 abge­schlos­sen sein.

Inzwi­schen sind alle Online-Semi­nare von Sei­ten in Bei­träge umge­wan­delt und haben ein eige­nes Bei­trags­bild erhal­ten. Diese Umwand­lung war erfor­der­lich, um die Semi­nare mit Schlag­wör­tern ver­se­hen zu kön­nen, so dass sich sie künf­tig nicht mehr per Hand in eine Rubrik ein­ord­nen muss, son­dern die­ses auto­ma­tisch geschieht. Das wird den Work­flow künf­tig beschleu­ni­gen und außer­dem kön­nen so bestimmte Semi­nare auch in ver­schie­de­nen Rubri­ken erschei­nen, wenn das Thema zu meh­re­ren passt.

Bis­her lade ich die Auf­zeich­nun­gen der aktu­ell zwei­mal im Monat statt­fin­den­den Sprech­stun­den in der Zir­kel-Face­book-Gruppe hoch. Das ist in Ord­nung aber nicht opti­mal. Auch die Sprech­stun­den ent­hal­ten viele wert­volle Infor­ma­tio­nen, die in einem Sys­tem wie Face­book mit der Zeit ein­fach unter­ge­hen. Über einen eige­nen Abschnitt im Mit­glie­der­be­reich möchte ich die Auf­zeich­nun­gen darum dau­er­haft ver­füg­bar machen.

Dazu kom­men Check­lis­ten, Blau­pau­sen und wei­tere Emp­feh­lun­gen, die in der Face­book-Gruppe dau­er­haft ein­fach nicht gut auf­ge­ho­ben sind. Diese sol­len zukünf­tig eben­falls deut­lich sys­te­ma­ti­scher über den Mit­glie­der­be­reich auf der Web­site zugäng­lich sein.

Für diese Arbei­ten habe ich seit dem Früh­jahr wöchent­lich drei bis vier Zeit­stun­den ein­ge­plant – und so komme ich lang­sam aber ste­tig vor­wärts. Wenn ich diese Arbei­ten nicht in meine To Dos auf­nehme und immer dann mache, wenn Zeit ist, dau­ert es sehr lange. Seit ich im Früh­jahr 2021 begon­nen habe, die Arbeit daran zu prio­ri­sie­ren und fest ein­zu­pla­nen, komme ich auch gut voran.

Die Tools

Für die Orga­ni­sa­tion mei­ner täg­li­chen Betreu­ung brau­che ich keine beson­de­ren Tools. Ebenso wie in mei­ner kos­ten­lo­sen gro­ßen Face­book-Gruppe gibt es jedoch regel­mä­ßig wie­der­keh­rende Posts in der Zir­kel-Gruppe. Diese bereite ich mit Recur­post vor und kann so sicher gehen, dass ich sie nicht vergesse.

Für die über einen län­ge­ren Zeit­raum regel­mä­ßi­gen Kür-Auf­ga­ben wie bei­spiels­weise die Mit­glie­der-Inter­views erstelle ich mir Check­lis­ten und halte die Arbeits­schritte in Doku­men­ta­tio­nen fest, die ich dann jedes Mal wie­der neu nut­zen kann.

Lange Jahre (von 2014 bis zum Früh­jahr 2021) habe ich meine To Dos mit Todoist [Wer­be­link] orga­ni­siert. Ich bin immer noch Fan – aber wie heißt es so schön? Das Bes­sere ist der Feind des Guten und so bin ich zu ClickUp [Wer­be­link] gewech­selt. Hier habe ich dann alles – inklu­sive län­ge­rer Noti­zen – an einem Ort. So auch für den Marketing-Zauber-Zirkel.

Erwarte das Unerwartete

In der Regel läuft im Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel also alles rund und nach mei­nem Plan. Ich habe aber gelernt, das Uner­war­tete zu erwarten …

Ähn­lich wie bei einem zuver­läs­si­gen Auto – ab und zu kommt dann doch mal Sand ins Getriebe. Bis jetzt hatte ich in den fünf Jah­ren zwei Fälle, die mich ordent­lich in mei­ner Zeit­pla­nung durch­ge­rüt­telt haben.

Meine Vor­ge­hen in die­sem Fall ist: Abge­se­hen von 1:1‑Beratungen wird die Pro­blem­lö­sung prio­ri­siert. Der Zir­kel hat immer Prio!

Hilfe, ich komme nicht mehr in den Mitgliederbereich

Die­ser Hil­fe­ruf kommt natür­lich immer mal wie­der vor und in der Regel liegt es an einem falsch ein­ge­ge­be­nen Pass­wort und lässt sich leicht wie­der regeln. Doch zwei Mal in der Ver­gan­gen­heit war der Fall etwas kniffliger.

Beim ers­ten Mal steckte der Ser­ver­um­zug von Pro­vi­der A zu Pro­vi­der B als Ursa­che dahin­ter – beson­ders tückisch war, dass einige Mit­glie­der wei­ter nor­mal Zugang hat­ten und andere (die älte­ren, die schon län­ger dabei waren) eben nicht. Damals habe ich dann sogar mit­ten im Schott­land-Urlaub die Kun­den hän­disch neu ange­legt – glück­li­cher­weise waren es nur knapp zwan­zig, die betrof­fen waren. Nie war ich so glück­lich über ein sta­bi­les WLAN wie in die­sem Urlaub!

Beim zwei­ten Mal war das Hack­ing mei­ner Web­site im Früh­jahr 2021 die Ursa­che. Der Dienst­leis­ter, der das Pro­blem für mich beho­ben hatte, hat die Sicher­heits­an­for­de­rung für die Nut­zer­pass­wör­ter her­auf­ge­setzt – so dass die von Digistore24 ver­ge­be­nen nicht mehr funk­tio­nier­ten und – auch wei­ter­hin – nicht mehr funk­tio­nie­ren. Das ließ sich über die Neu­ver­gabe des Pass­worts über WordPress lösen – aber da muss man erst ein­mal drauf kommen.

Fazit und 3 Tipps fürs Zeitmanagement

Ein eige­ner Mit­glie­der­be­reich, Mem­ber­ship, Club oder wie auch immer man es nen­nen mag, ist keine kurz­fris­tige Ange­le­gen­heit, son­dern Lang­stre­cke. Mit Lust und Lei­den­schaft und mit einem kla­ren Plan lässt die sich aber gut bewältigen.

Tipp 1 – Mitglieder haben Prio

Das ist in mei­nen Augen der wich­tigste Tipp über­haupt: Wenn Du einen Mit­glie­der­be­reich mit per­sön­li­cher Betreu­ung hast, dann nimm das Ernst! Die Mit­glie­der sind da, weil sie Dich und Deine Exper­tise wol­len. Wenn Deine Prio­ri­sie­rung klar ist und Du Dei­nen Mit­glie­der­be­reich nach ganz oben stellst, wirst Du Dich nicht mehr fra­gen, wann Du alles schaf­fen sollst.

Tipp 2 – Checklisten, klare Workflows und Dokumentation

Nutze Tools wie Todoist, Clickup, Trello oder Asana, um Dir ins­be­son­dere für wie­der­keh­rende Auf­ga­ben ent­spre­chende Check­lis­ten und Work­flows anzu­le­gen. Nicht immer wie­der neu über­le­gen zu müs­sen, was Du nun als nächs­tes tun musst und wie Du es tun kannst, ent­las­tet unge­mein. Das gilt vor allem auch für Auf­ga­ben, die Du nur sel­ten machst.

Wie Du die Doku­men­ta­tion Dei­ner Auf­ga­ben, Ein­stel­lun­gen in der Soft­ware und Dei­ner Pläne (übri­gens auch für Mar­ke­ting-Aktio­nen wie Laun­ches) erstellst, ist rela­tiv egal. Haupt­sa­che, Du bist kon­sis­tent und weißt, wo Du sie fin­dest. Emp­feh­len kann ich Ever­note oder Onen­ote, Notion oder die Notiz­funk­tion in ClickUp. Hier erfährst Du mehr über meine Erfah­run­gen mit ClickUp und der Notizfunktion.

Tipp 3 – Tracke Deinen Zeitaufwand

Wenn Du so bist wie ich, wirst Du den zeit­li­chen Auf­wand für viele Dinge regel­mä­ßig unter­schät­zen. Gerade auch für die Preis­ent­wick­lung Dei­nes Mit­glie­der­be­reichs kann es sehr auf­schluss­reich und hilf­reich sein, wenn Du zumin­dest pha­sen­weise die Stun­den doku­men­tierst, die in die Betreu­ung Dei­nes Mit­glie­der­be­reichs flie­ßen. Nur so kannst Du sicher sein, Dei­nen Mit­glie­der­be­reich auch wirt­schaft­lich erfolg­reich zu machen. Ich ver­rate mal, dass ich die ers­ten drei Jahre mit dem Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel mehr Auf­wand hatte, als ich rech­ne­risch damit ein­ge­nom­men habe. Seit­dem hat sich das Ver­hält­nis immer mehr ver­bes­sert und ich bin inzwi­schen sehr glück­lich mit dem Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel. Ver­liere also nicht zu schnell die Lust an Dei­nem Mit­glie­der­be­reich – wie immer im Busi­ness braucht es oft seine Zeit, bis sich etwas wirk­lich rentiert.

Wenn Du nun der Mei­nung bist, dass Du auch gerne Mit­glied im Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel wer­den möch­test und meine "Sie­ben Tage die Woche, rund ums Jahr Betreu­ung" genie­ßen willst, dann kli­cke am bes­ten hier und werde noch heute Mit­glied – der Zir­kel steht Dir jeder­zeit offen, Du musst nicht auf meine Laun­ches warten!

Über einen Kom­men­tar zu die­sem Bei­trag freue ich mich übri­gens auch!