Wissensmanagement mit Evernote

Von Birgit Schultz


Letzte Aktua­li­sie­rung 1. Dezem­ber 2024 

Wis­sens­ma­nage­ment mit Ever­note hat zunächst ein­mal vor­der­grün­dig nichts mit dem Mar­ke­ting für Dein loka­les Geschäft zu tun. Aber für jeden, der ernst­haft ein Unter­neh­men führt, emp­fehle ich die Nut­zung. Denn Du wirst viele Infor­ma­tio­nen orga­ni­sie­ren müs­sen, um aktu­ell und auf dem Lau­fen­den zu bleiben.

2005 trat Ever­note in mei­nen Fokus als Wis­sens­ma­nage­ment-Werk­zeug. Damals war es noch blau statt grün, es gab noch nicht den Ele­fan­ten­kopf als Logo und es hatte ein wirk­lich neu­ar­ti­ges Bedie­nungs­kon­zept. So neu­ar­tig, dass es nach kur­zem Test erst mal von der Fest­platte flog. Wäh­rend die­ser Zeit expe­ri­men­tierte ich mit OneN­ote von Micro­soft. Das war aber so wun­der­bar bunt und viel­fäl­tig, dass ich mich darin buch­stäb­lich ver­zet­telte. Ich fand die gesam­mel­ten Infos nicht wie­der! Auch Google Note­book (gibt es nicht mehr) gab ich eine Chance, doch so rich­tig warm wurde ich auch hier nicht.

Also wie­der zurück zu Ever­note. Ein Schritt, den ich bis heute nicht bereut habe und durch die Import­funk­tio­nen für Google Note­book und OneN­ote erheb­lich erleich­tert wurde.

Alter Screenshot von Evernote
So sah Ever­note ursprüng­lich ein­mal aus

Soviel also zur Vor­ge­schichte. Ich ver­walte inzwi­schen mit Ever­note über 27.800 Noti­zen – trotz­dem finde ich gesuchte Infor­ma­tio­nen inner­halb kür­zes­ter Zeit, meist in weni­ger als einer hal­ben Minute. Für meine täg­li­che Arbeit ist das Wis­sens­ma­nage­ment mit Ever­note ein uner­setz­li­ches Werk­zeug. Im Laufe der nun rund 18 Jahre hat sich das Pro­gramm seit­dem stän­dig wei­ter­ent­wi­ckelt. Es ist dabei immer bes­ser gewor­den. Und ich habe viele Erfah­run­gen damit gemacht, die ich heute mit Dir tei­len möchte. Die­ser Bei­trag ist übri­gens in Ever­note (vor-)geschrieben, doch dazu mehr in Tipp 10.

Tipp 1 – Viel hilft viel!

Nor­ma­ler­weise gilt ja das Gegen­teil von "viel hilft viel". Doch bei Ever­note sollte man sich für das Anle­gen von Noti­zen keine Beschrän­kun­gen auf­er­le­gen. Die Daten­bank schafft das schon. Das Pro­gramm wird nicht lang­sa­mer. Und wenn man viele ver­schie­dene Infor­ma­tio­nen sam­melt, erge­ben sich in den Such­ergeb­nis­sen immer wie­der span­nende Kom­bi­na­tio­nen von Ideen, Infor­ma­tio­nen und The­men, an die man so nicht gedacht hätte, die aber genau der Aus­lö­ser für den nächs­ten Blog­bei­trag oder die nächste Idee für einen Kun­den sein kön­nen. Im Eng­li­schen gibt es dafür den Begriff "Seren­di­pity" und Ever­note ist per­fekt dafür.

Um Seren­di­pity-Effekte zu pro­vo­zie­ren, mische ich auch mun­ter geschäft­li­che und pri­vate Inhalte und ver­zichte auch auf das Löschen von Noti­zen. Denn ich weiß: Ever­note schafft das. Und man weiß nie, wozu man eine bestimmte Infor­ma­tion noch mal gebrau­chen kann. Zudem kos­tet das Löschen Zeit, die auf­zu­brin­gen man sich spa­ren kann. Ein­zig, wenn ich fest­stelle, dass ich ein­mal etwas dop­pelt geclippt habe, wird nach Prü­fung auch mal eine Notiz gelöscht.

Tipp 2 – Notizen nur grob in Notizbücher sortieren

Anders als bei den Noti­zen selbst emp­fehle ich bei den Notiz­bü­chern eher Spar­sam­keit. So muss man sich nicht den Kopf zer­bre­chen, in wel­chem Notiz­buch eine Infor­ma­tion bes­ser auf­ge­ho­ben ist. Die Zuwei­sung zu bestimm­ten The­men kann man wesent­lich bes­ser mit Schlag­wör­tern vor­neh­men. Warum? Eine Notiz kann sich (ohne dass man sie kopiert) nicht in meh­re­ren Notiz­bü­chern befin­den. Kopiert man aber eine Notiz, so kann die­ses zu unglei­chen Inhal­ten füh­ren, wenn spä­ter diese Notiz bear­bei­tet wird. Schlag­wör­ter kann man aber belie­big viele ver­ge­ben – und da man durch Klick auf ein Schlag­wort eben­falls alle dar­un­ter befind­li­chen Noti­zen ange­zeigt bekommt, ist dies der effi­zi­en­tere Weg der Infor­ma­ti­ons­ver­wal­tung.

Ein Bei­spiel: Ich habe ein Notiz­buch "Social Media". Darin befin­den sich alle Clip­pings und alle eige­nen Noti­zen zum Thema. Die Noti­zen sind aber alle ver­schlag­wor­tet, bei­spiels­weise mit "face­book" oder mit "pin­te­rest". Hätte ich die Notiz­bü­cher "Face­book" und Pin­te­rest ange­legt, hätte ich ein Pro­blem zu ent­schei­den, wo ich einen Fach­bei­trag zum Ver­gleich der Mög­lich­kei­ten, Face­book und Pin­te­rest für das Mar­ke­ting klei­ner Unter­neh­men ein­zu­set­zen, able­gen möchte.

Jede Ever­note-Notiz hat einen ein­deu­ti­gen inter­nen Link. Wenn ich also eine The­men­samm­lung anle­gen möchte, erstelle ich eine Art "Meta-Notiz" in der ich die Links zu den Noti­zen hin­ein­ko­piere. Auf Klick kann ich dann alle gesam­mel­ten Noti­zen auf­ru­fen. Brau­che ich für ein Recher­che-Pro­jekt nur wenige Noti­zen, so ziehe ich diese in den Favo­ri­ten-Bereich. Ist dann bei­spiels­weise der Blog­bei­trag ver­fasst, wer­den sie dort wie­der gelöscht.

Tipp 3 – Den Webclipper verwenden

Screenshot vom Evernote Webclipper
Den Web­clip­per gibt es als Plugin für Chrome und Firefox

Für alle wich­ti­gen Brow­ser gibt es ein sehr emp­feh­lens­wer­tes Plugin: Den Web­clip­per. Ein­mal instal­liert, ist es mit dem Web­clip­per mög­lich, mar­kierte Teile oder ganze Web­sei­ten per Click in Ever­note abzu­spei­chern. Dabei ist das Plugin so "intel­li­gent", dass es meist das pas­sende Notiz­buch vor­schlägt. Und auch Schlag­wör­ter kann man direkt ver­ge­ben. Zudem wer­den – sofern vor­han­den – ähn­li­che Noti­zen angezeigt. 

Beson­ders inter­es­sant ist, dass geclippte Bei­träge grund­sätz­lich auto­ma­tisch mit der Ursprungs-URL ver­knüpft wer­den, der Inhalt der Web­seite aber quasi "ein­ge­fro­ren" wird. Für das ordent­li­che Zitie­ren einer Quelle ist diese auto­ma­ti­sche Funk­tion aus­ge­spro­chen hilf­reich, denn oft genug ver­gisst man beim Kopie­ren einer Infor­ma­tion, woher diese stammt.

Tipp 4 – Clever clippen!

Screenshot aus Zeit Online
Bei­trag auf einer Seite anzei­gen lassen

Viele Bei­träge von den gro­ßen Medi­en­häu­sern wie Spie­gel Online oder Die Zeit split­ten ihre län­ge­ren Bei­träge in meh­rere Sei­ten auf. Für das Clip­pen in Ever­note ist die­ses aber eher unprak­tisch. Zwar kann man meh­rere geclippte Sei­ten auch nach­träg­lich in Ever­note wie­der zusam­men­fü­gen, ich habe es aber lie­ber gleich aus einem Guss, um so wenig Zeit wie mög­lich in die Nach­be­rei­tung ste­cken zu müs­sen. Oft bie­ten Web­sites die Mög­lich­keit, den Bei­trag auf einer Seite anzei­gen zu las­sen. Die­sen Link wähle ich dann vor dem Clip­pen in der Regel aus. Wenn die­ses nicht ange­bo­ten wird, gibt es oft einen Link "Dru­cken". Zwar akti­viert ein Klick dar­auf das Druck­fens­ter, im Hin­ter­grund öff­net sich aber in der Regel der Bei­trag in einer lan­gen Seite. Dann im Druck­fens­ter ein­fach auf "Abbre­chen" kli­cken und anschlie­ßend auf das Sym­bol des Webclippers.

Tipp 5 – Schlagwörter rocken!

Zuge­ge­ben, bei der fan­tas­ti­schen Voll­text­su­che von Ever­note bin auch ich manch­mal etwas faul, einen Bei­trag mit pas­sen­den Schlag­wör­tern zu ver­se­hen. Dabei bie­ten sie die schnellste Mög­lich­keit, alle ver­füg­ba­ren Infos zu einem Thema (= Schlag­wort) auf einen Schlag anzei­gen zu las­sen. Außer­dem erhält man über die kleine Zahl hin­ter dem Schlag­wort sofort die Info, wie viele Noti­zen damit ver­se­hen wur­den. Wenn man vor dem Ankli­cken der Schlag­wör­ter die Steue­rungs­taste gedrückt hält, kann man auch meh­rere Schlag­wör­ter aus­wäh­len und erhält so nur die Bei­träge, die alle gewähl­ten Schlag­wör­ter ent­hal­ten. Somit kann man sich sicher sein, auch bei sehr vie­len Noti­zen schnell die gewünschte Infor­ma­tion zu erhalten. 

Wann das wich­tig sein kann? Bei­spiels­weise erin­nere ich mich viel­leicht nur noch dun­kel, dass ich vor Mona­ten ein­mal einen Bei­trag zum Thema Archäo­lo­gie und Social Media geclippt habe. Ich kann mich aber nicht mehr erin­nern, worum es genau ging (da würde die Voll­text­su­che hel­fen) und in wel­chem Notiz­buch das Clip­ping gelan­det ist. Habe ich aber brav Schlag­wör­ter ver­ge­ben, so finde ich genau die­sen Bei­trag mit nur zwei Klicks!

Tipp 6 – Einsatz temporärer Schlagwörter

evernote 002
Tem­po­räre Schlag­wör­ter mit Hash­tags versehen

Wenn ich gerade an einem Blog­bei­trag oder an einer Prä­sen­ta­tion arbeite, so greife ich natür­lich inten­siv auf meine Clip­pings und Noti­zen in Ever­note zurück. Um die aus der Voll­text- oder Schlag­wort­su­che gefun­de­nen Noti­zen für das aktu­elle Pro­jekt zu sam­meln, nutze ich spe­zi­elle Schlag­wör­ter. Ange­regt durch #Hash­tags stelle ich dem Schlag­wort für das aktu­elle Recher­che­pro­jekt immer ein # voran. Selbst wenn das Schlag­wort mit "Z" beginnt, wird es so immer zum Beginn der Schlag­wort­liste ange­zeigt. Habe ich die Notiz gele­sen oder ver­wer­tet und brau­che sie nicht mehr, so kann ich sie ein­fach durch Löschen des Schlag­worts aus der Samm­lung löschen.

Tipp 7 – Automatisch überwachte Ordner

Es gibt PDF-Dateien, die möchte ich gern auto­ma­tisch in Ever­note ver­füg­bar haben. Diese PDF-Dateien lade ich direkt in einen Ord­ner auf mei­nem Ser­ver, den ich Doku­mente genannt habe. Die­ser Ord­ner wird von Ever­note über­wacht und auto­ma­tisch wird das PDF-Doku­ment in das ent­spre­chende Notiz­buch in Ever­note gela­den und eine Notiz erstellt. 

Das hat den Vor­teil, dass nun die­ses Doku­ment für die Voll­text­su­che in Ever­note zur Ver­fü­gung steht. Natür­lich könnte ich auch erst das PDF-Doku­ment in den Down­load Ord­ner oder auf den Desk­top her­un­ter­la­den, dann per Hand eine Notiz im Notiz­buch "Doku­mente" erstel­len und das PDF auf die leere Notiz zie­hen. Aber auto­ma­tisch ist schnel­ler und kann ich auch nicht vergessen.

Wie das ein­zu­rich­ten geht, fin­dest Du auf der Hilf­e­seite von Ever­Note.

Tipp 8 – Premium-Nutzung

Anfangs habe auch ich die kos­ten­freie Ver­sion von Ever­note genutzt, doch seit eini­gen Jah­ren bin ich auf Pre­mium umge­stie­gen. Das lag vor allem daran, dass ich mit dem monat­li­chen Upload-Kon­tin­gent nicht aus­kam. Inzwi­schen schätze ich aber nicht nur die beschleu­nigte Indi­zie­rung der PDF-Doku­mente son­dern auch die auto­ma­ti­sche Ver­sio­nie­rung, das Suchen in ein­ge­bet­te­ten Office-Doku­men­ten, das Off­line-Arbei­ten auf mei­nem Tablet und den wirk­lich schnel­len Sup­port, den man erhält, wenn man Pre­mium-Nut­zer ist.

Tipp 9 – Infos auch handschriftlich, per Stimme oder als Foto!

Ein Fea­ture, das von Vie­len ver­ges­sen wird, ist das Anle­gen von hand­schrift­li­chen Noti­zen, Foto­no­ti­zen oder von Audio­no­ti­zen. Wäh­rend Audio­no­ti­zen (natür­lich?) (noch?) nicht per Voll­text­su­che gefun­den wer­den kön­nen und hier eine ordent­li­che Ver­schlag­wor­tung sehr wich­tig ist, ist die Hand­schrift­er­ken­nung von Ever­note wirk­lich gut und funk­tio­niert sogar in Fotos, die in Ever­note ein­ge­fügt werden.

Wie kom­men die hand­schrift­li­chen Noti­zen am ein­fachs­ten in Ever­note? Seit es ein Ever­note Mole­skine gibt, mache ich Mit­schrif­ten bei­spiels­weise auf Bar­camps am liebs­ten darin. Aus der Ever­note-App mit dem Smart­phone oder Tablet foto­gra­fiert, ist auch die­ser Weg sehr umstandsarm.

Tipp 10 – Evernote als Schreibblock

Evernote Premium bietet eine praktische Versionierung der Notizen
Ever­note Pre­mium bie­tet eine prak­ti­sche Ver­sio­nie­rung der Notizen

Gerade dann, wenn man viele ver­schie­dene Texte erstellt, kann es hilf­reich sein, diese direkt in Ever­note zu erstel­len und nicht erst den Umweg über Word zu gehen. So ist es vor­stell­bar, Notiz­bü­cher direkt für ver­schie­dene Auf­trag­ge­ber anzu­le­gen und die Texte dort zu ver­fas­sen. Oder man berei­tet seine Blog­bei­träge und Gast­bei­träge in Ever­note vor. Ich habe aber auch schon gele­sen, dass es Men­schen gibt, die in Ever­note ganze Bücher ver­fas­sen (obwohl ich dafür das Pro­gramm Scri­ve­ner bevor­zuge – doch das wäre jetzt wohl einen eige­nen Bei­trag wert). 

Aber nicht nur wegen der Ver­wal­tung der Texte (und dem Wie­der­auf­fin­den) lohnt sich das Schrei­ben in Ever­note, son­dern beson­ders auch des­halb, weil man sich um das Spei­chern nicht mehr küm­mern muss. Für Pre­mium-Nut­zer gibt es aber noch eine Beson­der­heit: Ever­note legt mehr­fach am Tag eine Kopie von allen Noti­zen an, die sich seit der letz­ten Über­prü­fung im Sys­tem geän­dert haben. Man kann sich die vor­an­ge­gan­ge­nen Ver­sio­nen anzei­gen las­sen und so zum Bei­spiel eine ver­se­hent­lich gelöschte Text­stelle wiederfinden.

Tipp 11 – Wissensmanagement mit Evernote lohnt sich!

Es lohnt sich, sich mit allen Fein­hei­ten der Pro­gramm­be­die­nung aus­ein­an­der zu set­zen. Für jeden Nut­zer machen andere Ein­stel­lun­gen Sinn. Diese fin­det man aber nur, wenn man sich ein­mal inten­siv mit den Ein­stel­lun­gen aus­ein­an­der setzt. So kann man sei­nen Work­flow opti­mie­ren und spart im Nach­gang viel Zeit. Ich war bei­spiels­weise lange blind für die bei­den Vor- und Zurück-Pfeile, die sich in der Icon-Leiste ver­ber­gen und die unge­mein prak­tisch sind, wenn man eine Notiz in Ever­note ver­fasst aber zwi­schen­durch etwas nach­schla­gen möchte und sich darum eine oder meh­rere andere Noti­zen anschaut. Mit nur weni­gen Klicks gelangt man zum eige­nen Doku­ment zurück.

Oder wenn man Ever­note zum Vor­schrei­ben von Blog­bei­trä­gen nutzt, kann man sich am unte­ren Fens­ter­rand über Menü -> Dar­stel­lung -> Sta­tus­leiste anzei­gen jeder­zeit einen Über­blick über die bereits geschrie­be­nen Wör­ter und Zei­chen verschaffen.

Fazit – Evernote ist ein Top-Wissensmanagement-Werkzeug

Über die Jahre hat sich Ever­note einen fes­ten Platz in mei­nem Work­flow ver­schafft. Neben den hier vor­ge­stell­ten Tipps gibt es noch viele wei­tere Mög­lich­kei­ten, Ever­note als Recher­che-Instru­ment ein­zu­set­zen. Wer Wert dar­auf legt, sein Ever­note auto­ma­ti­siert mit Inhal­ten zu bestimm­ten The­men zu bestü­cken, kann mal einen Blick auf die vie­len Evernote-"Rezepte" wer­fen, die es bei IFTTT gibt. Wenn Du also Ever­note noch nie ver­wen­det hast (oder – so wie ich – schnell wie­der gelöscht hast, weil sich die Benut­zung etwas unge­wohnt anfühlte), emp­fehle ich, dem Pro­gramm auf jeden Fall eine Chance zu geben. 

Mit der kos­ten­freien Ver­sion kommt man mög­li­cher­weise sogar aus und auch sonst ist der Preis für die jähr­li­che Lizenz über­schau­bar. Selbst noch nach der Preis­er­hö­hung nach dem Ver­kauf an den neuen Besit­zer Ben­ding Spoons.

Wie hat Dir die­ser Bei­trag gefal­len? Nutzt Du bereits Ever­note? Hat­test Du auch Schwie­rig­kei­ten, Dich darin ein­zu­ar­bei­ten und wohl­zu­füh­len, oder war es von Anfang an für Dich das rich­tige Pro­gramm? Schreib mir gerne einen Kommentar! 

Wer schreibt hier?

Birgit Schultz

Ich bin Birgit Schultz von Marketing-Zauber und ich unterstütze Solopreneurinnen (Einzelunternehmer) bei ihrem Online- und Social Media Marketing.

Dafür setze ich mein praktisches Know how aus 30 Jahren Marketing-Erfahrung, 20 Jahren Selbstständigkeit und sieben Jahren Online-Business ein. Seit 1996 nutze ich das Internet zu Marketing-Zwecken.

Ich habe unendlich viel Geduld und die Gabe, auch komplizierte Sachverhalte und Abläufe einfach erklären zu können. Lass uns gerne mal miteinander sprechen. Den Link findest Du im Menü unter "Für Dich".

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  1. Hallo Bir­git,

    ich nutze Ever­note eben­falls schon seit Jah­ren. Ich komme noch mit der kos­ten­lo­sen Vari­ante aus, spiele aber mit dem Gedan­ken, als Dan­ke­schön upzugraden.

    Ich bringe es auf knapp über 500 Noti­zen, wobei einige davon Samm­lun­gen mit wie­derum meh­re­ren 100 Ideen/​Zitaten etc. sind. Aller­dings spei­chere ich aus­schließ­lich Textnachrichten.

    Den Web­clip­per habe ich bis­her nicht genutzt. Danke für den guten Tipp!

    Ich kann mich dei­ner all­ge­mei­nen Emp­feh­lung nur anschlie­ßen. Ever­note ist ein Spitzen-Tool!

    Viele Grüße

    AXel

    1. Hallo Axel, vie­len Dank für Dei­nen Kom­men­tar. Die Pre­mi­um­nut­zung bie­tet tat­säch­lich einige Vor­teile. Ins­be­son­dere die schnelle Indi­zie­rung und der Sup­port bei Pro­ble­men ist her­vor­ra­gend. Ohne Ever­Note könnte ich viele mei­ner Semi­nare (online und off­line) gar nicht so gut vorbereiten.

  2. Hallo Bir­git,
    danke für den Tipp, wenig Notiz­bü­cher und dafür cle­vere Tags zu ver­wen­den! Jetzt geh ich gleich hin und reak­ti­viere mein Ever­note.. Ich hatte es vor Mona­ten in den Ruhe­stand ver­setzt, nach­dem es mir zu Müh­sam wurde mit 37 Notiz­bü­chern zu jonglieren…

    1. Hallo Rita,
      sehr gerne. Ever­note mag anfangs etwas unhand­lich erschei­nen, aber mit immer län­ge­rer Benut­zung wird es nicht nur zu einem prima Orga­ni­sa­ti­ons­werk­zeug, son­dern auch einem ech­ten Wis­sens­schatz. Ich freue mich, Dich über­zeu­gen zu kön­nen, Ever­note zu reak­ti­vie­ren. Ich schaffe es auch nicht immer, die Ver­schlag­wor­tung vor­zu­neh­men, aber die Voll­text­su­che ret­tet mich meist.

    1. Hallo Damian,
      herz­li­chen Dank für Dei­nen Kom­men­tar. Ich habe ihn zum Anlass genom­men, den Arti­kel (behut­sam) zu aktualisieren. 🙂
      Zau­ber­hafte Grüße
      Birgit

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