Evernote Wissensmanagement - wie ein goldenes Buch

Wissensmanagement mit Evernote: Wie Du Dein Social Media Wissen verwalten kannst.

Wis­sens­ma­nage­ment mit Ever­note hat zunächst ein­mal vor­der­grün­dig nichts mit dem Mar­ke­ting für Dein loka­les Geschäft zu tun. Aber für jeden, der ernst­haft ein Unter­neh­men führt, emp­fehle ich die Nut­zung. Denn Du wirst viele Infor­ma­tio­nen orga­ni­sie­ren müs­sen, um aktu­ell und auf dem Lau­fen­den zu blei­ben.

2005 trat Ever­note in mei­nen Fokus als Wis­sens­ma­nage­ment-Werk­zeug. Damals war es noch blau statt grün, es gab noch nicht den Ele­fan­ten­kopf als Logo und es hatte ein wirk­lich neu­ar­ti­ges Bedie­nungs­kon­zept. So neu­ar­tig, dass es nach kur­zem Test erst mal von der Fest­platte flog. Wäh­rend die­ser Zeit expe­ri­men­tierte ich mit One­Note von Micro­soft. Das war aber so wun­der­bar bunt und viel­fäl­tig, dass ich mich darin buch­stäb­lich ver­zet­telte. Ich fand die gesam­mel­ten Infos nicht wie­der! Auch Google Note­book (gibt es nicht mehr) gab ich eine Chance, doch so rich­tig warm wurde ich auch hier nicht.

Also wie­der zurück zu Ever­note. Ein Schritt, den ich bis heute nicht bereut habe und durch die Import­funk­tio­nen für Google Note­book und One­Note erheb­lich erleich­tert wurde.

So sah Ever­note ursprüng­lich ein­mal aus

Soviel also zur Vor­ge­schichte. Mitt­ler­weile ver­walte ich mit Ever­note (Stand 28. Dezem­ber 2015) 16223 Noti­zen.  Mitt­ler­weile ver­walte ich mit Ever­note (Stand 18. Novem­ber 2017) 19086 Noti­zen. Die Daten­bank ist 10,8 GB 14 GB groß und trotz­dem finde ich gesuchte Infor­ma­tio­nen inner­halb kür­zes­ter Zeit, meist in weni­ger als einer hal­ben Minute. Für meine täg­li­che Arbeit ist das Wis­sens­ma­nage­ment mit Ever­note ein uner­setz­li­ches Werk­zeug. Im Laufe der nun rund zehn Jahre hat sich das Pro­gramm seit­dem stän­dig wei­ter­ent­wi­ckelt. Es ist dabei immer bes­ser gewor­den. Und ich habe viele Erfah­run­gen damit gemacht, die ich heute mit Dir tei­len möchte. Die­ser Bei­trag ist übri­gens auch in Ever­note (vor-)geschrieben, doch dazu mehr in Tipp 10.

Tipp 1 — Viel hilft viel!

Nor­ma­ler­weise gilt ja das Gegen­teil von “viel hilft viel”. Doch bei Ever­note sollte man sich für das Anle­gen von Noti­zen keine Beschrän­kun­gen auf­er­le­gen. Die Daten­bank schafft das schon. Das Pro­gramm wird nicht lang­sa­mer. Und wenn man viele ver­schie­dene Infor­ma­tio­nen sam­melt, erge­ben sich in den Such­ergeb­nis­sen immer wie­der span­nende Kom­bi­na­tio­nen von Ideen, Infor­ma­tio­nen und The­men, an die man so nicht gedacht hätte, die aber genau der Aus­lö­ser für den nächs­ten Blog­bei­trag oder die nächste Idee für einen Kun­den sein kön­nen. Im Eng­li­schen gibt es dafür den Begriff “Seren­di­pity” und Ever­note ist per­fekt dafür.

Um Seren­di­pity-Effekte zu pro­vo­zie­ren, mische ich auch mun­ter geschäft­li­che und pri­vate Inhalte und ver­zichte auch auf das Löschen von Noti­zen. Denn ich weiß: Ever­note schafft das. Und man weiß nie, wozu man eine bestimmte Infor­ma­tion noch mal gebrau­chen kann. Zudem kos­tet das Löschen Zeit, die auf­zu­brin­gen man sich spa­ren kann. Ein­zig, wenn ich fest­stelle, dass ich ein­mal etwas dop­pelt geclippt habe, wird nach Prü­fung auch mal eine Notiz gelöscht.

Tipp 2 — Notizen nur grob in Notizbücher sortieren

Anders als bei den Noti­zen selbst emp­fehle ich bei den Notiz­bü­chern eher Spar­sam­keit. So muss man sich nicht den Kopf zer­bre­chen, in wel­chem Notiz­buch eine Infor­ma­tion bes­ser auf­ge­ho­ben ist. Die Zuwei­sung zu bestimm­ten The­men kann man wesent­lich bes­ser mit Schlag­wör­tern vor­neh­men. Warum? Eine Notiz kann sich (ohne dass man sie kopiert) nicht in meh­re­ren Notiz­bü­chern befin­den. Kopiert man aber eine Notiz, so kann die­ses zu unglei­chen Inhal­ten füh­ren, wenn spä­ter diese Notiz bear­bei­tet wird. Schlag­wör­ter kann man aber belie­big viele ver­ge­ben — und da man durch Klick auf ein Schlag­wort eben­falls alle dar­un­ter befind­li­chen Noti­zen ange­zeigt bekommt, ist dies der effi­zi­en­tere Weg der Infor­ma­ti­ons­ver­wal­tung.

Ein Bei­spiel: Ich habe ein Notiz­buch “Social Media”. Darin befin­den sich alle Clip­pings und alle eige­nen Noti­zen zum Thema. Die Noti­zen sind aber alle ver­schlag­wor­tet, bei­spiels­weise mit “face­book” oder mit “pin­te­rest”. Hätte ich die Notiz­bü­cher “Face­book” und Pin­te­rest ange­legt, hätte ich ein Pro­blem zu ent­schei­den, wo ich einen Fach­bei­trag zum Ver­gleich der Mög­lich­kei­ten, Face­book und Pin­te­rest für das Mar­ke­ting klei­ner Unter­neh­men ein­zu­set­zen, able­gen möchte.

Jede Ever­note-Notiz hat einen ein­deu­ti­gen inter­nen Link. Wenn ich also eine The­men­samm­lung anle­gen möchte, erstelle ich eine Art “Meta-Notiz” in der ich die Links zu den Noti­zen hin­ein­ko­piere. Auf Klick kann ich dann alle gesam­mel­ten Noti­zen auf­ru­fen. Brau­che ich für ein Recher­che-Pro­jekt nur wenige Noti­zen, so ziehe ich diese in den Favo­ri­ten-Bereich. Ist dann bei­spiels­weise der Blog­bei­trag ver­fasst, wer­den sie dort wie­der gelöscht.

Tipp 3 — Den Webclipper verwenden

Den Web­clip­per gibt es als Plugin für Chrome und Fire­fox

Für alle wich­ti­gen Brow­ser gibt es ein sehr emp­feh­lens­wer­tes Plugin: Den Web­clip­per. Ein­mal instal­liert, ist es mit dem Web­clip­per mög­lich, mar­kierte Teile oder ganze Web­sei­ten per Click in Ever­note abzu­spei­chern. Dabei ist das Plugin so “intel­li­gent”, dass es meist das pas­sende Notiz­buch vor­schlägt. Und auch Schlag­wör­ter kann man direkt ver­ge­ben. Zudem wer­den — sofern vor­han­den — ähn­li­che Noti­zen ange­zeigt. Außer­dem ver­wende ich auch noch “Clearly”, eigent­lich ein Plugin, um Web­sites ohne stö­ren­des Drum­herum in kla­rer Schrift lesen zu kön­nen. Aber mit einer Schnitt­stelle zu Ever­note. Clearly bie­tet die Mög­lich­keit, Text­stel­len wie mit einem Text­mar­ker her­vor­zu­he­ben und die­ses auch an Ever­note zu über­ge­ben. Diese Funk­tion bie­tet Ever­note inzwi­schen end­lich auch aber ich finde es ganz prak­tisch, das direkt beim ers­ten Lesen machen zu kön­nen.

Beson­ders inter­es­sant ist, dass geclippte Bei­träge grund­sätz­lich auto­ma­tisch mit der Ursprungs-URL ver­knüpft wer­den, der Inhalt der Web­seite aber quasi “ein­ge­fro­ren” wird. Für das ordent­li­che Zitie­ren einer Quelle ist diese auto­ma­ti­sche Funk­tion aus­ge­spro­chen hilf­reich, denn oft genug ver­gisst man beim Kopie­ren einer Infor­ma­tion, woher diese stammt.

Tipp 4 — Clever clippen!

Bei­trag auf einer Seite anzei­gen las­sen

Viele Bei­träge von den gro­ßen Medi­en­häu­sern wie Spie­gel Online oder Die Zeit split­ten ihre län­ge­ren Bei­träge in meh­rere Sei­ten auf. Für das Clip­pen in Ever­note ist die­ses aber eher unprak­tisch. Zwar kann man meh­rere geclippte Sei­ten auch nach­träg­lich in Ever­note wie­der zusam­men­fü­gen, ich habe es aber lie­ber gleich aus einem Guss, um so wenig Zeit wie mög­lich in die Nach­be­rei­tung ste­cken zu müs­sen. Oft bie­ten Web­sites die Mög­lich­keit, den Bei­trag auf einer Seite anzei­gen zu las­sen. Die­sen Link wähle ich dann vor dem Clip­pen in der Regel aus. Wenn die­ses nicht ange­bo­ten wird, gibt es oft einen Link “Dru­cken”. Zwar akti­viert ein Klick dar­auf das Druck­fens­ter, im Hin­ter­grund öff­net sich aber in der Regel der Bei­trag in einer lan­gen Seite. Dann im Druck­fens­ter ein­fach auf “Abbre­chen” kli­cken und anschlie­ßend auf das Sym­bol des Web­clip­pers.

Tipp 5 — Schlagwörter rocken!

Zuge­ge­ben, bei der fan­tas­ti­schen Voll­text­su­che von Ever­note bin auch ich manch­mal etwas faul, einen Bei­trag mit pas­sen­den Schlag­wör­tern zu ver­se­hen. Dabei bie­ten sie die schnellste Mög­lich­keit, alle ver­füg­ba­ren Infos zu einem Thema (= Schlag­wort) auf einen Schlag anzei­gen zu las­sen. Außer­dem erhält man über die kleine Zahl hin­ter dem Schlag­wort sofort die Info, wie viele Noti­zen damit ver­se­hen wur­den. Wenn man vor dem Ankli­cken der Schlag­wör­ter die Steue­rungs­taste gedrückt hält, kann man auch meh­rere Schlag­wör­ter aus­wäh­len und erhält so nur die Bei­träge, die alle gewähl­ten Schlag­wör­ter ent­hal­ten. Somit kann man sich sicher sein, auch bei sehr vie­len Noti­zen schnell die gewünschte Infor­ma­tion zu erhal­ten. Wann das wich­tig sein kann? Bei­spiels­weise erin­nere ich mich viel­leicht nur noch dun­kel, dass ich vor Mona­ten ein­mal einen Bei­trag zum Thema Archäo­lo­gie und Social Media geclippt habe. Ich kann mich aber nicht mehr erin­nern, worum es genau ging (da würde die Voll­text­su­che hel­fen) und in wel­chem Notiz­buch das Clip­ping gelan­det ist. Habe ich aber brav Schlag­wör­ter ver­ge­ben, so finde ich genau die­sen Bei­trag mit nur zwei Klicks!

Tipp 6 — Einsatz temporärer Schlagwörter

Tem­po­räre Schlag­wör­ter mit Hash­tags ver­se­hen

Wenn ich gerade an einem Blog­bei­trag oder an einer Prä­sen­ta­tion arbeite, so greife ich natür­lich inten­siv auf meine Clip­pings und Noti­zen in Ever­note zurück. Um die aus der Voll­text- oder Schlag­wort­su­che gefun­de­nen Noti­zen für das aktu­elle Pro­jekt zu sam­meln, nutze ich spe­zi­elle Schlag­wör­ter. Ange­regt durch #Hash­tags stelle ich dem Schlag­wort für das aktu­elle Recher­che­pro­jekt immer ein # voran. Selbst wenn das Schlag­wort mit “Z” beginnt, wird es so immer zum Beginn der Schlag­wort­liste ange­zeigt. Habe ich die Notiz gele­sen oder ver­wer­tet und brau­che sie nicht mehr, so kann ich sie ein­fach durch Löschen des Schlag­worts aus der Samm­lung löschen.

Tipp 7 — Automatisch überwachte Ordner

Es gibt Infor­ma­tio­nen, die möchte ich gern auto­ma­tisch in Ever­note ver­füg­bar haben. Bei­spiels­weise lade ich mir regel­mä­ßig die neu­este Aus­gabe des Such­ra­dar her­un­ter. Das ist ein online Maga­zin zum Thema Such­ma­schi­nen­op­ti­mie­rung. Diese PDF-Dateien lade ich direkt in einen Ord­ner auf mei­nem Ser­ver, den ich SEO genannt habe. Die­ser Ord­ner wird von Ever­note über­wacht und auto­ma­tisch wird das PDF-Doku­ment in das ent­spre­chende Notiz­buch in Ever­note gela­den und eine Notiz erstellt. Das hat den Vor­teil, dass nun die­ses Doku­ment für die Voll­text­su­che in Ever­note zur Ver­fü­gung steht. Natür­lich könnte ich auch erst das PDF-Doku­ment in den Down­load Ord­ner oder auf den Desk­top her­un­ter­la­den, dann per Hand eine Notiz im Notiz­buch “SEO und Adwords” erstel­len und das PDF auf die leere Notiz zie­hen. Aber auto­ma­tisch ist schnel­ler und kann ich auch nicht ver­ges­sen.

Tipp 8 — Premium-Nutzung

Anfangs habe auch ich die kos­ten­freie Ver­sion von Ever­note genutzt, doch seit eini­gen Jah­ren bin ich auf Pre­mium umge­stie­gen. Das lag vor allem daran, dass ich mit dem monat­li­chen Upload-Kon­tin­gent nicht aus­kam. Inzwi­schen schätze ich aber nicht nur die beschleu­nigte Indi­zie­rung der PDF-Doku­mente son­dern auch die auto­ma­ti­sche Ver­sio­nie­rung, das Suchen in ein­ge­bet­te­ten Office-Doku­men­ten, das Off­line-Arbei­ten auf mei­nem Tablet und den wirk­lich schnel­len Sup­port, den man erhält, wenn man Pre­mium-Nut­zer ist.

Tipp 9 — Infos auch handschriftlich, per Stimme oder als Foto!

Ein Fea­ture, das von Vie­len ver­ges­sen wird, ist das Anle­gen von hand­schrift­li­chen Noti­zen, Foto­no­ti­zen oder von Audi­o­no­ti­zen. Wäh­rend Audi­o­no­ti­zen (natür­lich?) (noch?) nicht per Voll­text­su­che gefun­den wer­den kön­nen und hier eine ordent­li­che Ver­schlag­wor­tung sehr wich­tig ist, ist die Hand­schrift­er­ken­nung von Ever­note wirk­lich gut und funk­tio­niert sogar in Fotos, die in Ever­note ein­ge­fügt wer­den.

Wie kom­men die hand­schrift­li­chen Noti­zen am ein­fachs­ten in Ever­note? Ich nutze vor­nehm­lich zwei Ver­fah­ren: Einer­seits besitze ich einen soge­nann­ten Live­scribe Pen, der eine direkte Schnitt­stelle zu Ever­note besitzt. Wenn ich meine Mit­schrif­ten (bei­spiels­weise von Bera­tungs­ge­sprä­chen) mit dem Pen an mei­nen Rech­ner über­trage, schi­cke ich die Sei­ten direkt an Ever­note wei­ter. Ich habe ein Notiz­buch “Kun­den”, die Fein­sor­tie­rung geschieht über den Kun­den­na­men als Schlag­wort. Außer­dem bin ich sowieso begeis­ter­ter Mole­skine-Notiz­buch-Fan. Seit es ein Ever­note Mole­skine gibt, mache ich Mit­schrif­ten bei­spiels­weise auf Bar­camps am liebs­ten darin. Aus der Ever­note-App mit dem Smart­phone oder Tablet foto­gra­fiert, ist auch die­ser Weg sehr umstands­arm.

Tipp 10 — Evernote als Schreibblock

Ever­note Pre­mium bie­tet eine prak­ti­sche Ver­sio­nie­rung der Noti­zen

Gerade dann, wenn man viele ver­schie­dene Texte erstellt, kann es hilf­reich sein, diese direkt in Ever­note zu erstel­len und nicht erst den Umweg über Word zu gehen. So ist es vor­stell­bar, Notiz­bü­cher direkt für ver­schie­dene Auf­trag­ge­ber anzu­le­gen und die Texte dort zu ver­fas­sen. Oder man berei­tet seine Blog­bei­träge und Gast­bei­träge in Ever­note vor. Ich habe aber auch schon gele­sen, dass es Men­schen gibt, die in Ever­note ganze Bücher ver­fas­sen (obwohl ich dafür das Pro­gramm Scri­vener bevor­zuge — doch das wäre jetzt wohl einen eige­nen Bei­trag wert). Aber nicht nur wegen der Ver­wal­tung der Texte (und dem Wie­der­auf­fin­den) lohnt sich das Schrei­ben in Ever­note, son­dern beson­ders auch des­halb, weil man sich um das Spei­chern nicht mehr küm­mern muss. Für Pre­mium-Nut­zer gibt es aber noch eine Beson­der­heit: Ever­note legt mehr­fach am Tag eine Kopie von allen Noti­zen an, die sich seit der letz­ten Über­prü­fung im Sys­tem geän­dert haben. Man kann sich die vor­an­ge­gan­ge­nen Ver­sio­nen anzei­gen las­sen und so zum Bei­spiel eine ver­se­hent­lich gelöschte Text­stelle wie­der­fin­den.

Tipp 11 — Wissensmanagement mit Evernote lohnt sich!

Es lohnt sich, sich mit allen Fein­hei­ten der Pro­gramm­be­die­nung aus­ein­an­der zu set­zen. Für jeden Nut­zer machen andere Ein­stel­lun­gen Sinn. Diese fin­det man aber nur, wenn man sich ein­mal inten­siv mit den Ein­stel­lun­gen aus­ein­an­der setzt. So kann man sei­nen Work­flow opti­mie­ren und spart im Nach­gang viel Zeit. Ich war bei­spiels­weise lange blind für die bei­den Vor- und Zurück-Pfeile, die sich in der Icon-Leiste ver­ber­gen und die unge­mein prak­tisch sind, wenn man eine Notiz in Ever­note ver­fasst aber zwi­schen­durch etwas nach­schla­gen möchte und sich darum eine oder meh­rere andere Noti­zen anschaut. Mit nur weni­gen Klicks gelangt man zum eige­nen Doku­ment zurück.

Oder wenn man Ever­note zum Vor­schrei­ben von Blog­bei­trä­gen nutzt, kann man sich am unte­ren Fens­ter­rand über Menü -> Dar­stel­lung -> Sta­tus­leiste anzei­gen jeder­zeit einen Über­blick über die bereits geschrie­be­nen Wör­ter und Zei­chen ver­schaf­fen.

Fazit — Evernote ist ein Top-Wissensmanagement-Werkzeug

Über die Jahre hat sich Ever­note einen fes­ten Platz in mei­nem Work­flow ver­schafft. Neben den hier vor­ge­stell­ten Tipps gibt es noch viele wei­tere Mög­lich­kei­ten, Ever­note als Recher­che-Instru­ment ein­zu­set­zen. Wer Wert dar­auf legt, sein Ever­note auto­ma­ti­siert mit Inhal­ten zu bestimm­ten The­men zu bestü­cken, kann mal einen Blick auf die vie­len Evernote-“Rezepte” wer­fen, die es bei IFTTT gibt. Wenn Du also Ever­note noch nie ver­wen­det hast (oder — so wie ich — schnell wie­der gelöscht hast, weil sich die Benut­zung etwas unge­wohnt anfühlte), emp­fehle ich, dem Pro­gramm auf jeden Fall eine Chance zu geben. Mit der kos­ten­freien Ver­sion kommt man mög­li­cher­weise sogar aus und auch sonst ist der Preis für die jähr­li­che Lizenz über­schau­bar. Wer von Anfang an die Pre­mium-Funk­tio­nen tes­ten möchte, folgt mei­nem Ever­note-Link.

Nachtrag vom 2. Mai 2016

Seit letz­ter Woche gibt es die neue Ver­sion 6.0 von Ever­note. Wenn Du die Über­sicht aller Noti­zen ver­misst (so wie ich), dann kli­cke ein­fach auf “Notiz­bü­cher” links in der Sei­ten­leiste, dann erhältst Du die gewohnte chro­no­lo­gi­sche Abfolge Dei­ner Noti­zen. Ist nicht unbe­dingt intui­tiv, aber ent­schlackt die Ober­flä­che.

Über den Autor Birgit Schultz

Mein Name ist Birgit Schultz und ich bin Marketing-Beraterin und Social Media Expertin. Seit 1993 bin ich im Marketing tätig und seit 2003 selbstständige Marketing-Beraterin. Mein persönliches Motto lautet, "Wissen wird mehr, wenn man es teilt". Auf Marketing-Zauber zeige ich Dir, wie Du Dein Unternehmen sowohl im Internet als auch im "echten Leben" bekannter machen kannst, um mehr Kunden zu gewinnen.

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