Letzte Aktualisierung 1. Dezember 2024
Wissensmanagement mit Evernote hat zunächst einmal vordergründig nichts mit dem Marketing für Dein lokales Geschäft zu tun. Aber für jeden, der ernsthaft ein Unternehmen führt, empfehle ich die Nutzung. Denn Du wirst viele Informationen organisieren müssen, um aktuell und auf dem Laufenden zu bleiben.
2005 trat Evernote in meinen Fokus als Wissensmanagement-Werkzeug. Damals war es noch blau statt grün, es gab noch nicht den Elefantenkopf als Logo und es hatte ein wirklich neuartiges Bedienungskonzept. So neuartig, dass es nach kurzem Test erst mal von der Festplatte flog. Während dieser Zeit experimentierte ich mit OneNote von Microsoft. Das war aber so wunderbar bunt und vielfältig, dass ich mich darin buchstäblich verzettelte. Ich fand die gesammelten Infos nicht wieder! Auch Google Notebook (gibt es nicht mehr) gab ich eine Chance, doch so richtig warm wurde ich auch hier nicht.
Also wieder zurück zu Evernote. Ein Schritt, den ich bis heute nicht bereut habe und durch die Importfunktionen für Google Notebook und OneNote erheblich erleichtert wurde.
Soviel also zur Vorgeschichte. Ich verwalte inzwischen mit Evernote über 27.800 Notizen – trotzdem finde ich gesuchte Informationen innerhalb kürzester Zeit, meist in weniger als einer halben Minute. Für meine tägliche Arbeit ist das Wissensmanagement mit Evernote ein unersetzliches Werkzeug. Im Laufe der nun rund 18 Jahre hat sich das Programm seitdem ständig weiterentwickelt. Es ist dabei immer besser geworden. Und ich habe viele Erfahrungen damit gemacht, die ich heute mit Dir teilen möchte. Dieser Beitrag ist übrigens in Evernote (vor-)geschrieben, doch dazu mehr in Tipp 10.
Tipp 1 – Viel hilft viel!
Normalerweise gilt ja das Gegenteil von "viel hilft viel". Doch bei Evernote sollte man sich für das Anlegen von Notizen keine Beschränkungen auferlegen. Die Datenbank schafft das schon. Das Programm wird nicht langsamer. Und wenn man viele verschiedene Informationen sammelt, ergeben sich in den Suchergebnissen immer wieder spannende Kombinationen von Ideen, Informationen und Themen, an die man so nicht gedacht hätte, die aber genau der Auslöser für den nächsten Blogbeitrag oder die nächste Idee für einen Kunden sein können. Im Englischen gibt es dafür den Begriff "Serendipity" und Evernote ist perfekt dafür.
Um Serendipity-Effekte zu provozieren, mische ich auch munter geschäftliche und private Inhalte und verzichte auch auf das Löschen von Notizen. Denn ich weiß: Evernote schafft das. Und man weiß nie, wozu man eine bestimmte Information noch mal gebrauchen kann. Zudem kostet das Löschen Zeit, die aufzubringen man sich sparen kann. Einzig, wenn ich feststelle, dass ich einmal etwas doppelt geclippt habe, wird nach Prüfung auch mal eine Notiz gelöscht.
Tipp 2 – Notizen nur grob in Notizbücher sortieren
Anders als bei den Notizen selbst empfehle ich bei den Notizbüchern eher Sparsamkeit. So muss man sich nicht den Kopf zerbrechen, in welchem Notizbuch eine Information besser aufgehoben ist. Die Zuweisung zu bestimmten Themen kann man wesentlich besser mit Schlagwörtern vornehmen. Warum? Eine Notiz kann sich (ohne dass man sie kopiert) nicht in mehreren Notizbüchern befinden. Kopiert man aber eine Notiz, so kann dieses zu ungleichen Inhalten führen, wenn später diese Notiz bearbeitet wird. Schlagwörter kann man aber beliebig viele vergeben – und da man durch Klick auf ein Schlagwort ebenfalls alle darunter befindlichen Notizen angezeigt bekommt, ist dies der effizientere Weg der Informationsverwaltung.
Ein Beispiel: Ich habe ein Notizbuch "Social Media". Darin befinden sich alle Clippings und alle eigenen Notizen zum Thema. Die Notizen sind aber alle verschlagwortet, beispielsweise mit "facebook" oder mit "pinterest". Hätte ich die Notizbücher "Facebook" und Pinterest angelegt, hätte ich ein Problem zu entscheiden, wo ich einen Fachbeitrag zum Vergleich der Möglichkeiten, Facebook und Pinterest für das Marketing kleiner Unternehmen einzusetzen, ablegen möchte.
Jede Evernote-Notiz hat einen eindeutigen internen Link. Wenn ich also eine Themensammlung anlegen möchte, erstelle ich eine Art "Meta-Notiz" in der ich die Links zu den Notizen hineinkopiere. Auf Klick kann ich dann alle gesammelten Notizen aufrufen. Brauche ich für ein Recherche-Projekt nur wenige Notizen, so ziehe ich diese in den Favoriten-Bereich. Ist dann beispielsweise der Blogbeitrag verfasst, werden sie dort wieder gelöscht.
Tipp 3 – Den Webclipper verwenden
Für alle wichtigen Browser gibt es ein sehr empfehlenswertes Plugin: Den Webclipper. Einmal installiert, ist es mit dem Webclipper möglich, markierte Teile oder ganze Webseiten per Click in Evernote abzuspeichern. Dabei ist das Plugin so "intelligent", dass es meist das passende Notizbuch vorschlägt. Und auch Schlagwörter kann man direkt vergeben. Zudem werden – sofern vorhanden – ähnliche Notizen angezeigt.
Besonders interessant ist, dass geclippte Beiträge grundsätzlich automatisch mit der Ursprungs-URL verknüpft werden, der Inhalt der Webseite aber quasi "eingefroren" wird. Für das ordentliche Zitieren einer Quelle ist diese automatische Funktion ausgesprochen hilfreich, denn oft genug vergisst man beim Kopieren einer Information, woher diese stammt.
Tipp 4 – Clever clippen!
Viele Beiträge von den großen Medienhäusern wie Spiegel Online oder Die Zeit splitten ihre längeren Beiträge in mehrere Seiten auf. Für das Clippen in Evernote ist dieses aber eher unpraktisch. Zwar kann man mehrere geclippte Seiten auch nachträglich in Evernote wieder zusammenfügen, ich habe es aber lieber gleich aus einem Guss, um so wenig Zeit wie möglich in die Nachbereitung stecken zu müssen. Oft bieten Websites die Möglichkeit, den Beitrag auf einer Seite anzeigen zu lassen. Diesen Link wähle ich dann vor dem Clippen in der Regel aus. Wenn dieses nicht angeboten wird, gibt es oft einen Link "Drucken". Zwar aktiviert ein Klick darauf das Druckfenster, im Hintergrund öffnet sich aber in der Regel der Beitrag in einer langen Seite. Dann im Druckfenster einfach auf "Abbrechen" klicken und anschließend auf das Symbol des Webclippers.
Tipp 5 – Schlagwörter rocken!
Zugegeben, bei der fantastischen Volltextsuche von Evernote bin auch ich manchmal etwas faul, einen Beitrag mit passenden Schlagwörtern zu versehen. Dabei bieten sie die schnellste Möglichkeit, alle verfügbaren Infos zu einem Thema (= Schlagwort) auf einen Schlag anzeigen zu lassen. Außerdem erhält man über die kleine Zahl hinter dem Schlagwort sofort die Info, wie viele Notizen damit versehen wurden. Wenn man vor dem Anklicken der Schlagwörter die Steuerungstaste gedrückt hält, kann man auch mehrere Schlagwörter auswählen und erhält so nur die Beiträge, die alle gewählten Schlagwörter enthalten. Somit kann man sich sicher sein, auch bei sehr vielen Notizen schnell die gewünschte Information zu erhalten.
Wann das wichtig sein kann? Beispielsweise erinnere ich mich vielleicht nur noch dunkel, dass ich vor Monaten einmal einen Beitrag zum Thema Archäologie und Social Media geclippt habe. Ich kann mich aber nicht mehr erinnern, worum es genau ging (da würde die Volltextsuche helfen) und in welchem Notizbuch das Clipping gelandet ist. Habe ich aber brav Schlagwörter vergeben, so finde ich genau diesen Beitrag mit nur zwei Klicks!
Tipp 6 – Einsatz temporärer Schlagwörter
Wenn ich gerade an einem Blogbeitrag oder an einer Präsentation arbeite, so greife ich natürlich intensiv auf meine Clippings und Notizen in Evernote zurück. Um die aus der Volltext- oder Schlagwortsuche gefundenen Notizen für das aktuelle Projekt zu sammeln, nutze ich spezielle Schlagwörter. Angeregt durch #Hashtags stelle ich dem Schlagwort für das aktuelle Rechercheprojekt immer ein # voran. Selbst wenn das Schlagwort mit "Z" beginnt, wird es so immer zum Beginn der Schlagwortliste angezeigt. Habe ich die Notiz gelesen oder verwertet und brauche sie nicht mehr, so kann ich sie einfach durch Löschen des Schlagworts aus der Sammlung löschen.
Tipp 7 – Automatisch überwachte Ordner
Es gibt PDF-Dateien, die möchte ich gern automatisch in Evernote verfügbar haben. Diese PDF-Dateien lade ich direkt in einen Ordner auf meinem Server, den ich Dokumente genannt habe. Dieser Ordner wird von Evernote überwacht und automatisch wird das PDF-Dokument in das entsprechende Notizbuch in Evernote geladen und eine Notiz erstellt.
Das hat den Vorteil, dass nun dieses Dokument für die Volltextsuche in Evernote zur Verfügung steht. Natürlich könnte ich auch erst das PDF-Dokument in den Download Ordner oder auf den Desktop herunterladen, dann per Hand eine Notiz im Notizbuch "Dokumente" erstellen und das PDF auf die leere Notiz ziehen. Aber automatisch ist schneller und kann ich auch nicht vergessen.
Wie das einzurichten geht, findest Du auf der Hilfeseite von EverNote.
Tipp 8 – Premium-Nutzung
Anfangs habe auch ich die kostenfreie Version von Evernote genutzt, doch seit einigen Jahren bin ich auf Premium umgestiegen. Das lag vor allem daran, dass ich mit dem monatlichen Upload-Kontingent nicht auskam. Inzwischen schätze ich aber nicht nur die beschleunigte Indizierung der PDF-Dokumente sondern auch die automatische Versionierung, das Suchen in eingebetteten Office-Dokumenten, das Offline-Arbeiten auf meinem Tablet und den wirklich schnellen Support, den man erhält, wenn man Premium-Nutzer ist.
Tipp 9 – Infos auch handschriftlich, per Stimme oder als Foto!
Ein Feature, das von Vielen vergessen wird, ist das Anlegen von handschriftlichen Notizen, Fotonotizen oder von Audionotizen. Während Audionotizen (natürlich?) (noch?) nicht per Volltextsuche gefunden werden können und hier eine ordentliche Verschlagwortung sehr wichtig ist, ist die Handschrifterkennung von Evernote wirklich gut und funktioniert sogar in Fotos, die in Evernote eingefügt werden.
Wie kommen die handschriftlichen Notizen am einfachsten in Evernote? Seit es ein Evernote Moleskine gibt, mache ich Mitschriften beispielsweise auf Barcamps am liebsten darin. Aus der Evernote-App mit dem Smartphone oder Tablet fotografiert, ist auch dieser Weg sehr umstandsarm.
Tipp 10 – Evernote als Schreibblock
Gerade dann, wenn man viele verschiedene Texte erstellt, kann es hilfreich sein, diese direkt in Evernote zu erstellen und nicht erst den Umweg über Word zu gehen. So ist es vorstellbar, Notizbücher direkt für verschiedene Auftraggeber anzulegen und die Texte dort zu verfassen. Oder man bereitet seine Blogbeiträge und Gastbeiträge in Evernote vor. Ich habe aber auch schon gelesen, dass es Menschen gibt, die in Evernote ganze Bücher verfassen (obwohl ich dafür das Programm Scrivener bevorzuge – doch das wäre jetzt wohl einen eigenen Beitrag wert).
Aber nicht nur wegen der Verwaltung der Texte (und dem Wiederauffinden) lohnt sich das Schreiben in Evernote, sondern besonders auch deshalb, weil man sich um das Speichern nicht mehr kümmern muss. Für Premium-Nutzer gibt es aber noch eine Besonderheit: Evernote legt mehrfach am Tag eine Kopie von allen Notizen an, die sich seit der letzten Überprüfung im System geändert haben. Man kann sich die vorangegangenen Versionen anzeigen lassen und so zum Beispiel eine versehentlich gelöschte Textstelle wiederfinden.
Tipp 11 – Wissensmanagement mit Evernote lohnt sich!
Es lohnt sich, sich mit allen Feinheiten der Programmbedienung auseinander zu setzen. Für jeden Nutzer machen andere Einstellungen Sinn. Diese findet man aber nur, wenn man sich einmal intensiv mit den Einstellungen auseinander setzt. So kann man seinen Workflow optimieren und spart im Nachgang viel Zeit. Ich war beispielsweise lange blind für die beiden Vor- und Zurück-Pfeile, die sich in der Icon-Leiste verbergen und die ungemein praktisch sind, wenn man eine Notiz in Evernote verfasst aber zwischendurch etwas nachschlagen möchte und sich darum eine oder mehrere andere Notizen anschaut. Mit nur wenigen Klicks gelangt man zum eigenen Dokument zurück.
Oder wenn man Evernote zum Vorschreiben von Blogbeiträgen nutzt, kann man sich am unteren Fensterrand über Menü -> Darstellung -> Statusleiste anzeigen jederzeit einen Überblick über die bereits geschriebenen Wörter und Zeichen verschaffen.
Fazit – Evernote ist ein Top-Wissensmanagement-Werkzeug
Über die Jahre hat sich Evernote einen festen Platz in meinem Workflow verschafft. Neben den hier vorgestellten Tipps gibt es noch viele weitere Möglichkeiten, Evernote als Recherche-Instrument einzusetzen. Wer Wert darauf legt, sein Evernote automatisiert mit Inhalten zu bestimmten Themen zu bestücken, kann mal einen Blick auf die vielen Evernote-"Rezepte" werfen, die es bei IFTTT gibt. Wenn Du also Evernote noch nie verwendet hast (oder – so wie ich – schnell wieder gelöscht hast, weil sich die Benutzung etwas ungewohnt anfühlte), empfehle ich, dem Programm auf jeden Fall eine Chance zu geben.
Mit der kostenfreien Version kommt man möglicherweise sogar aus und auch sonst ist der Preis für die jährliche Lizenz überschaubar. Selbst noch nach der Preiserhöhung nach dem Verkauf an den neuen Besitzer Bending Spoons.
Wie hat Dir dieser Beitrag gefallen? Nutzt Du bereits Evernote? Hattest Du auch Schwierigkeiten, Dich darin einzuarbeiten und wohlzufühlen, oder war es von Anfang an für Dich das richtige Programm? Schreib mir gerne einen Kommentar!
Hallo Birgit,
ich nutze Evernote ebenfalls schon seit Jahren. Ich komme noch mit der kostenlosen Variante aus, spiele aber mit dem Gedanken, als Dankeschön upzugraden.
Ich bringe es auf knapp über 500 Notizen, wobei einige davon Sammlungen mit wiederum mehreren 100 Ideen/Zitaten etc. sind. Allerdings speichere ich ausschließlich Textnachrichten.
Den Webclipper habe ich bisher nicht genutzt. Danke für den guten Tipp!
Ich kann mich deiner allgemeinen Empfehlung nur anschließen. Evernote ist ein Spitzen-Tool!
Viele Grüße
AXel
Hallo Axel, vielen Dank für Deinen Kommentar. Die Premiumnutzung bietet tatsächlich einige Vorteile. Insbesondere die schnelle Indizierung und der Support bei Problemen ist hervorragend. Ohne EverNote könnte ich viele meiner Seminare (online und offline) gar nicht so gut vorbereiten.
Hallo Birgit,
danke für den Tipp, wenig Notizbücher und dafür clevere Tags zu verwenden! Jetzt geh ich gleich hin und reaktiviere mein Evernote.. Ich hatte es vor Monaten in den Ruhestand versetzt, nachdem es mir zu Mühsam wurde mit 37 Notizbüchern zu jonglieren…
Hallo Rita,
sehr gerne. Evernote mag anfangs etwas unhandlich erscheinen, aber mit immer längerer Benutzung wird es nicht nur zu einem prima Organisationswerkzeug, sondern auch einem echten Wissensschatz. Ich freue mich, Dich überzeugen zu können, Evernote zu reaktivieren. Ich schaffe es auch nicht immer, die Verschlagwortung vorzunehmen, aber die Volltextsuche rettet mich meist.
Auch wenn dieser Beitrag nicht mehr ganz taufrisch ist, werde ich mich mal durch deine Anregung in dem Bereich umschauen. Danke dafür.
Hallo Damian,
herzlichen Dank für Deinen Kommentar. Ich habe ihn zum Anlass genommen, den Artikel (behutsam) zu aktualisieren. 🙂
Zauberhafte Grüße
Birgit