Tools und Ressourcen – meine Zauber-Utensilien

Letzte Aktua­li­sie­rung 12. Mai 2025 

Tools die mir gehol­fen haben, ein erfolg­rei­ches Online-Busi­ness aufzubauen.

"Bir­git hat immer ein Tool!"

Was meine Freun­din und dama­lige Stu­di­en­kol­le­gin Janine schon in den spä­ten 1980ern sagte, gilt immer noch. Weil mich so viele immer wie­der nach Pro­gram­men, Tools, Werk­zeu­gen, Hilfs­mit­teln, im Kern also mei­nen "Zau­ber-Uten­si­lien" fra­gen, habe ich Dir hier eine Über­sicht zusammengestellt.

Ein Teil der Links sind Wer­be­links. Bei denen bekomme ich eine Pro­vi­sion oder einen ande­ren Vor­teil, wenn Du Dich dar­über anmel­dest oder dar­über kaufst. Ich habe diese Links mit einem Stern­chen* gekenn­zeich­net.

Du bezahlst aber in kei­nem Fall mehr und hast eher Vor- als Nach­teile (bei­spiels­weise ein Start­gut­ha­ben oder einen län­ge­ren Test­zeit­raum). Wenn Du das nicht möch­test, kannst Du selbst­ver­ständ­lich Google oder eine andere Such­ma­schine Dei­ner Wahl ein­set­zen, um zu dem Tool zu gelangen. 

Organisieren und Planen

Ohne Orga­ni­sa­tion und Pla­nung geht bei mir gar nichts. Ganz egal, ob es sich um die Orga­ni­sa­tion mei­nes Arbeits­all­tags, die Orga­ni­sa­tion von Wis­sen oder die Pla­nung mei­nes eige­nen Mar­ke­tings han­delt. Diese Tools setze ich regel­mä­ßig, viele davon täg­lich ein. 

1Password

Wer viele Tools ein­setzt, hat auch viele Pass­wör­ter. Ich ver­walte meine mit dem Tool 1Password. Damit kann ich die Pass­wör­ter sowohl im Brow­ser am PC/​Mac als auch über eine App auf mei­nem Smart­phone ver­wal­ten und direkt ein­set­zen. Das funk­tio­niert rei­bungs­los und ist ein­fach verständlich.

Was ich an 1Password beson­ders schätze, ist die Mög­lich­keit, zum Login einen Yubi­key ein­set­zen zu kön­nen und die schöne Dar­stel­lung der Sicher­heit mei­ner Passwörter

TickTick

Ohne Tick­Tick hätte ich wohl min­des­tens die Hälfte des­sen, was ich tun wollte und musste ver­ges­sen und aus den Augen ver­lo­ren. Nach­dem ich seit 1993 gut 15 Jahre begeis­tert mit dem papier­ba­sier­ten Time/​System und dann noch meh­rere Jahre mit einem Bul­let-Jour­nal-ähn­li­chem Notiz­buch-Sys­tem gear­bei­tet hatte, habe ich zunächst mit Todoist gear­bei­tet, dann mit ClickUp und nun mit TickTick. 

Tick­Tick ist mit knapp 36 Dol­lar im Jahr (!) wirk­lich sehr güns­tig. Du kannst es auch kos­ten­los ver­wen­den, aber ich mag die Pre­mium-Funk­tio­nen sehr: Ein­ge­baute Pomo­doro, Eisen­hower-Matrix und vor allem die volle Kalen­der-Syn­chro­ni­sa­tion mit dem Google-Kalen­der erleich­tert das Pla­nen und Umsetzen. 

Pocket

Wäh­rend ich in Ever­note Inhalte sammle, dient mir Pocket als Tool, mit dem ich Lese­zei­chen anlege. Und zwar sol­che Lese­zei­chen, die ich nicht in mei­ner Lese­zei­chen­samm­lung im Brow­ser ver­wal­ten möchte, son­dern Lese­zei­chen von Inhal­ten, die ich spä­ter mal lesen und even­tu­ell noch mal brau­chen werde. Über das Tag­ging und die Such­funk­tion kann ich die Inhalte schnell wie­der­fin­den. Ich nutze die kos­ten­freie Ver­sion von Pocket. 

TextExpander

Bestimmte Dinge tippt man im Online-Busi­ness immer und immer wie­der. Text­Ex­pan­der* ist da ein­fach ein genia­les Tool zur Text­bau­stein-Ver­wal­tung. Es spart mir unheim­lich viel Zeit und Suche­rei. Als Jah­res­abo ist die Soft­ware sehr güns­tig (weni­ger als 50 Euro im Jahr). Was mir beson­ders gut gefällt: Ohne Umweg über Drop­box oder eine andere Cloud sind die Text­bau­steine auf mei­nen Rech­nern ver­füg­bar und ich muss keine Extra-Lizenz je Betriebs­sys­tem erwer­ben (Win­dows und Mac Misch­nut­zung) – anders als bei dem Mit­be­wer­ber Phra­se­Ex­press. Die Web­site von Text­Ex­pan­der* ist nur auf Eng­lisch, das Tool instal­liert sich aber auf Deutsch.

Clipboard Master

Clip­board Mas­ter ist ein Win­dows-Pro­gramm mit dem ich die Win­dows-Zwi­schen­ab­lage erwei­tere. Ich kopiere oft Links oder andere Text­schnip­sel, die ich spä­ter noch mal ver­wen­den will – ohne Clip­board Mas­ter müsste ich immer den Umweg über ein Text­do­ku­ment gehen. So kann ich direkt über den Tray unten rechts auch ältere kopierte Inhalte schnell wie­der­fin­den und in Texte ein­fü­gen. Clip­board Mas­ter kann unheim­lich viel, ist aber trotz­dem kos­ten­los. Es gibt eine Spen­den-Mög­lich­keit – die ich gern genutzt habe. 

Wenn ich an mei­nem Mac­book arbeite, nutze ich für die­sen Zweck die App Paste.

Bigin

Lange habe ich nach einem guten, ein­fa­chen und bezahl­ba­ren CRM-Sys­tem gesucht, mit dem ich nicht nur Kun­den­da­ten ver­wal­ten kann, son­dern auch die Kun­den-Mails im direkt Zugriff habe, ohne nur noch über das CRM-Sys­tem mai­len zu müs­sen. Zunächst habe ich für die­sen Zweck Pipedrive ein­ge­setzt, aber das wurde gefühlt jähr­lich immer teurer.

Dann habe ich mal Bigin (von Zoho) aus­pro­biert und bin gewech­selt. Bigin kann (fast) alles, was ich bei Pipedrive auch genutzt habe – für einen Bruch­teil des Preises. 

Bigin ermög­licht mir, Noti­zen bei­spiels­weise über die Inhalte einer Bera­tung direkt beim Kon­takt zu machen. Und über die Pipe­lines (eine Art Kan­ban-Sys­tem wie in Trello) habe ich immer einen Über­blick, in wel­cher Phase des Geschäfts mein Kunde sich gerade befindet.

Lexoffice

Meine Rech­nun­gen habe ich schon von 2016 mit Fast­bill geschrie­ben, dann ab 2019 auch genutzt, um alle meine Belege an mei­nen Steu­er­be­ra­ter zu über­ge­ben. Lei­der funk­tio­nierte das nicht sau­ber und ich bin daher zu Lexof­fice* gewech­selt. Für die digi­tale Zusam­men­ar­beit mit Dei­nem Steu­er­be­ra­ter ist Lexof­fice eine tolle Software.

Social Media Planung

Ohne eine ordent­li­che Pla­nung kannst Du Social Media als Mar­ke­ting-Instru­ment nicht effi­zi­ent ein­set­zen. In der Ver­gan­gen­heit habe ich viele Tools getes­tet, ein­ge­setzt und auch immer mal wie­der gewechselt.

Publer

Ein Tool, das sowohl Recur­post als auch Social Pilot für mich voll­wer­tig ersetzt hat, ist Publer*. Es ist unglaub­lich viel­sei­tig, wird stän­dig wei­ter ent­wi­ckelt und ist auch noch sehr güns­tig. Der Sup­port ist sehr freund­lich und offen für Anre­gun­gen. Schau Dir Publer auf jeden Fall mal an!

Scompler

Scom­pler ist mehr als ein Pla­nungs­tool. Scom­pler ist eigent­lich ein Stra­te­gie-Tool für Con­tent-Mar­ke­ting. Wenn Du Du nur die Grund­funk­tio­nen nut­zen willst und kei­nen zwei­ten Zugang benö­tigst, ist Scom­pler sogar kos­ten­los. Was wirk­lich genial ist. Aber auch die ONE+ Ver­sion ist mit monat­lich 19 Euro noch erschwing­lich. Teste erst die kos­ten­lose ONE-Ver­sion und gib Dir etwas Zeit, Dich damit ver­traut zu machen. Die Ein­ar­bei­tung lohnt sich!

Trello

In Trello habe ich viele mei­ner Geschäfts­pro­zesse abge­bil­det: zum Bei­spiel die Abläufe für die Erstel­lung ein­zel­ner Pod­cast-Fol­gen über die Idee bis zum Upload und der Ver­öf­fent­li­chung. Mit 100 Boards in der kos­ten­lo­sen Ver­sion ist es für viele Zwe­cke ein­setz­bar und mit der mobi­len App hast Du auch unter­wegs den Über­blick. In mei­nen Augen ist es weni­ger ein ToDo­Tool als mehr ein super prak­ti­scher All­roun­der für alles, das Du in Spal­ten und Kärt­chen able­gen möchtest. 

Newsletter

Bevor ich zu mei­nem jet­zi­gen Sys­tem kam, habe ich eine kleine News­let­ter-Odys­see hin­ter mich gebracht. Ich habe – wie fast jeder damals – mit Mailchimp begon­nen, dann bin ich über Get­Re­sponse und Cle­ver­Reach zu Sen­din­Blue gelangt, um dann letzt­end­lich die­sen Anbie­ter zu verwenden:

ActiveCampaign

Active­Cam­paign* ist in der Lite-Ver­sion bereits mit sehr umfang­rei­chen Funk­tio­nen aus­ge­stat­tet. Pro­blem­los kannst Du über Tag­ging Deine Kon­takte seg­men­tie­ren und so die Zahl der Lis­ten und damit dop­pel­ten Kon­takte sehr begren­zen. Ich habe einen sehr aus­führ­li­chen Blog­ar­ti­kel zu Active­Cam­paign geschrie­ben, der Dir bei der Ent­schei­dung hel­fen kann, ob es das rich­tige Sys­tem für Dich ist. 

Active­Cam­paign zieht lei­der in der letz­ten Zeit die Preise ordent­lich in die Höhe. Mail­er­Lite und Kit (frü­her Con­vert­Kit) sind span­nende Alter­na­ti­ven, die ich auch ich erwäge, wenn sich die Preis­po­li­tik wei­ter so entwickelt. 

Website

Ohne Web­site geht gar nichts im Online-Busi­ness – und selbst im Off­line-Busi­ness wird ein Unter­neh­men ohne eigene Inter­net-Seite heute nicht mehr ernst genom­men. Hier die Soft­ware und der Hos­ter, für die ich mich ent­schie­den habe:

Webhosting

Meine Web­sites habe ich bei all inkl* gehos­tet. Hier besteht ein super Ver­hält­nis zwi­schen einem güns­ti­gen Preis, kur­zen Lade­zei­ten und einem kom­pe­ten­ten Ser­vice. Meine Web­site läuft übri­gens mit WordPress in der selbst instal­lier­ten Ver­sion von wordpress.org.

Thrive

Mein Tem­pla­te­Buil­der, der Page­buil­der Thri­ve­Ar­chi­tect und ver­schie­dene andere Plug­ins stam­men aus der Schmiede von Thri­ve­The­mes. Inzwi­schen ist Thrive wie­der zur Mög­lich­keit, alle Ele­mente ein­zeln erwer­ben zu kön­nen, zurück gekehrt. Die Mit­glied­schaft rech­net sich aber über die Zeit. Denn Du bleibst bei Dei­nem "Ein­stiegs­preis", auch wenn neue Plug­ins oder andere Ele­mente neu ent­wi­ckelt werden. 

Ubersuggest

Gerade für Anfän­ger ist Page­r­an­gers doch etwas kom­plex – und um mei­nen Mit­glie­dern bei einer ein­fa­chen und kos­ten­güns­ti­gen Lösung schnell hel­fen zu kön­nen, habe ich mir nun auch die Life­time-Ver­sion von Uber­sug­gest gegönnt. Das Tool bie­tet ein super Preis-Leis­tungs­ver­hält­nis und hat eine gute Daten­ba­sis, so dass Du sehr zuver­läs­sige Ergeb­nisse für Deine Such­ma­schi­nen­op­ti­mie­rung erhältst.

Digimember

Mei­nen Mit­glieds­be­reich für mei­nen Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel habe ich mit Dig­i­mem­ber* erstellt. Dig­i­mem­ber ver­wal­tet die Inhalte und die Mitglieder. 

Real Cookie Banner

Bevor Du auf diese Seite gekom­men bist, muss­test Du irgend­wann einen Coo­kie-Hin­weis bestä­ti­gen und damit Dein Ein­ver­ständ­nis dafür geben. Die­ses soge­nannte Opt In steuere ich über das Plugin Real Coo­kie Ban­ner*.

Zahlungsanbieter

Wenn Du eines mei­ner Ange­bote wahr­nimmst, wird die Bezah­lung über einen die­ser bei­den Zah­lungs­an­bie­ter abge­wi­ckelt. Beide haben unter­schied­li­che Vor­teile und ich kann beide glei­cher­ma­ßen empfehlen. 

Wenn Du keine Lust hast, Rech­nun­gen zu schrei­ben und Dich dabei mit den unter­schied­li­chen Mehr­wert­steuer-Rege­lun­gen welt­weit aus­ein­an­der zu set­zen, leis­ten beide super Dienste. So kannst Du Dei­nen Kun­den auch Zah­lungs­me­tho­den wie Kre­dit­karte oder Last­schrift anbie­ten, was sonst nicht so ein­fach wäre. 

Die bei­den Anbie­ter sind im deutsch­spra­chi­gen Raum inzwi­schen sehr bekannt. Für mei­nen Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel und meine stun­den­weise 1:1 ‑Bera­tung ver­wende ich Digistore24*, für alles andere, ins­be­son­dere auch meine Selbst­lern­kurse und Tages­work­shops (1:1 und Grup­pen­work­shops) sowie meine Mas­ter­clas­ses ver­wende ich Ablefy.

Audio, Grafik und Video

Riverside.fm

Meine "Fach­sim­pe­leien" im Pod­cast nehme ich mit Riverside.fm* auf. Was mir an Riverside.fm so gut gefällt, sind das über­sicht­li­che Backend, die Tat­sa­che, ein­zelne "Stu­dios" mit immer­wäh­ren­dem Link ein­rich­ten zu kön­nen und die Ein­fach­heit der Bedie­nung auch für die Gäste – nichts muss her­un­ter­ge­la­den oder instal­liert wer­den. Dazu kom­men die auto­ma­ti­schen Screen­shots, die man wun­der­bar fürs Mar­ke­ting nut­zen kann, ohne selbst daran den­ken zu müs­sen. Riverside.fm* hat damit bei fast iden­ti­schen Kos­ten eini­ges vor Zen­castr in mei­nen Augen voraus. 

Canva

Canva* zeigt seine wah­ren Stär­ken in der schnel­len Bild­mon­tage für Social Media Gra­fi­ken. Alle wich­ti­gen Grö­ßen sind bereits hin­ter­legt und Canva bie­tet viele Lay­outs, For­men, Rah­men und Gra­fi­ken an, die man schnell und ein­fach ein­set­zen kann. 

Canva ist ein­fach zu erler­nen und sogar kos­ten­los nutz­bar. Einige sehr hilf­rei­che Funk­tio­nen, wie das Anle­gen von eige­nen Farb­pa­let­ten oder das Hoch­la­den eige­ner Fonts sind aber nur in der Pre­mium-Ver­sion nutz­bar. Ich kann diese wärms­tens empfehlen. 

Eine immer bes­ser wer­dende Alter­na­tive zu Canva ist übri­gens Vist­aCreate*. Vist­aCreate ist etwas preis­wer­ter als Canva.

Affinity Software

Lange Jahre habe ich die Crea­tive Suite vom Platz­hir­schen Adobe genutzt. Für mein Nut­zungs­ver­hal­ten pass­ten die monat­li­chen Kos­ten aber nicht mehr, so dass ich mich nach einer Alter­na­tive umge­schaut habe. Die Pro­gramme von Affi­nity sind denen von Adobe durch­aus eben­bür­tig, aber sie kos­ten nur eine ein­ma­lige Zah­lung und kein monat­li­ches Abo. 

Darum emp­fehle ich Dir gern statt Adobe Pho­to­shop Affi­nity Photo, statt Adobe Illus­tra­tor den Affi­nity Desi­gner und statt Adobe InDe­sign den Affi­nity Publisher.

Camtasia

Für die Bear­bei­tung von Videos und auch zur Auf­nahme ist mir Cam­ta­sia* seit vie­len Jah­ren ein lieb­ge­won­ne­nes Pro­gramm. Cam­ta­sia ist rela­tiv leicht zu erler­nen und ren­dert Videos auch auf mei­nem etwas älte­ren Win­dows PC ange­nehm schnell. Noch dazu sind die erzeug­ten Dateien deut­lich klei­ner als die, die aus dem Pro­gramm, das ich vor­her genutzt habe. 

Vimeo

Die Videos für meine Kurse, die Auf­zeich­nun­gen im Mar­ke­ting-Zau­ber-Zir­kel und vie­les mehr lade ich bei Vimeo hoch. Hier kann ich die Videos bes­ser schüt­zen als bei You­Tube und am Ende erschei­nen keine Video­vor­schläge. Wei­ter­hin bie­tet Vimeo inzwi­schen auch eine Brow­ser-Erwei­te­rung ähn­lich wie Loom, mit der man fix schnell ein Video auf­zeich­nen kann, das sofort über einen pri­va­ten Link ver­füg­bar ist. Prak­tisch! Was Du wis­sen soll­test: Für die geschäft­li­che Nut­zung brauchst Du min­des­tens den Vimeo Pro Account!

Logitech Webcam

Seit vie­len Jah­ren schwöre ich auf die Pro­dukte von Logi­tech – Tas­ta­tu­ren, Mäuse und eben auch die Web­cams sind immer zuver­läs­sig, der Sup­port immer kom­pe­tent und kulant. Die C920 Web­cam* ist ein wah­res Wun­der­werk und kommt auch mit wenig Licht gut klar. 

Zoom

Als ich im Früh­jahr 2016 anfing Zoom* für meine Web­i­nare zu nut­zen, kannte es kaum jemand – inzwi­schen ist es mega popu­lär gewor­den. Zoom ist ein Video­kon­fe­renz-Sys­tem (ähn­lich wie Skype), das sehr sta­bil läuft, ein­fach bedien­bar ist und eine hohe Qua­li­tät der Auf­nah­men bietet. 

Mit der kos­ten­lo­sen Ver­sion kannst Du belie­big lange 1:1‑Gespräche füh­ren, falls Du mehr als einen Gesprächs­part­ner hast (bis zu 100 sind mög­lich), wird die Ver­bin­dung nach 40 Minu­ten beendet. 

Für belie­big lange Gesprä­che mit bis zu 100 Teil­neh­mern ist die Pro Ver­sion erfor­der­lich. Mit die­ser kannst Du übri­gens auch nach Face­book und You­Tube strea­men – eine sehr coole Sache. Die Web­i­nar-Ver­sion brauchst Du vor allem dann, wenn Du sehr viele Teil­neh­mer hast und nicht möch­test, dass sie sich in Dei­nen Vor­trag ein­klin­ken kön­nen. Ich möchte auf Zoom nicht mehr verzichten.

… und das ist noch nicht alles!

Im Ver­trauen – ich habe noch etli­che Tools mehr im Ein­satz – schreibe mir gerne in einen Kom­men­tar, wenn Du mehr über ein Tool wis­sen möch­test – wenn ich es tat­säch­lich ver­wende, ergänze ich die­sen Beitrag.